TTLV: Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ tại một số Công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội

THÔNG TIN VỀ LUẬN VĂN THẠC SĨ

1. Họ và tên học viên: Nguyễn Đăng Việt

2. Giới tính: Nam

3. Ngày sinh: 12/9/1984

4. Nơi sinh: Thái Bình

5. Quyết định công nhận học viên số: 1528/QĐ-XHNV-KH&SĐH, ngày 14/10/2009  của Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

6. Các thay đổi trong quá trình đào tạo: Không

7. Tên đề tài luận văn: Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ tại một số Công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội

8. Chuyên ngành: Lưu trữ; Mã số: 60 32 24.

9. Cán bộ hướng dẫn khoa học:TS. Nguyễn Cảnh Đương

10. Tóm tắt các kết quả của luận văn:

Ở nước ta hiện nay Công ty cổ phần (CTCP) là một trong những loại hình doanh nghiệp (DN) chiếm số lượng lớn và hoạt động ở tất cả các ngành nghề, lĩnh vực của đời sống xã hội. Loại hình DN này cũng giữ vai trò vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Thông qua hình thức cổ phần hóa, phát hành chứng khoán, CTCP có thể thu hút đông đảo sự tham gia của các nhà đầu tư, góp phần sử dụng hiệu quả các nguồn vốn.

Công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) có vai trò rất quan trọng và luôn luôn gắn liền với hoạt động sản xuất, kinh doanh của các CTCP. Hệ thống các văn bản là căn cứ pháp lý, cơ sở đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, kinh doanh của các CTCP. Công tác này còn tác động trực tiếp tới hiệu quả và chất lượng quản lý, kinh doanh, góp phần vào việc giảm bớt các chi phí và chống tệ quan liêu giấy tờ của CTCP. Đặc biệt, công tác VTLT còn góp phần đăng ký, bảo hộ và nâng cao giá rị thương hiệu của các CTCP. Ngoài ra, cùng với quá trình hoạt động, các CTCP đã sản sinh ra nhiều văn bản, tài liệu, trong đó có nhiều tài liệu có giá trị không chỉ đối với hoạt động của DN mà còn có giá trị đối với quốc gia về nhiều mặt. Chính vì vậy, nếu công tác tổ chức, quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT tại các CTCP không được quan tâm sẽ gây hiệu quả không tốt cho cho hoạt động của các CTCP.

Tuy nhiên, trên thực tế, công tác tổ chức, quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT tại các CTCP còn rất nhiều bất cập. Điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của các CTCP. Việc tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách chưa phù hợp với hoạt động của DN, cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ chuyên môn; Văn bản quy định về VTLT chưa được ban hành đầy đủ; Công tác hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra đánh giá về VTLT chưa được thực hiện thường xuyên. Hệ quả là các văn bản của một số CTCP được ban hành còn nhiều sai sót về mặt thể thức và nội dung; Công tác quản lý văn bản, quản lý con dấu chưa thống nhất và còn tình trạng thất lạc văn bản, tài liệu; Công tác lập hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ cũng chưa được thực hiện một cách khoa học; Các nghiệp vụ lưu trữ khác cũng còn rất nhiều bất cập. Nếu không có biện pháp giải quyết những hạn chế nêu trên, thì công tác VTLT tại các CTCP không những ảnh hưởng nghiêm trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN mà còn ảnh hưởng xấu tới công tác tổ chức, quản lý VTLT, tài liệu lưu trữ của ngành VTLT Việt Nam.

Thực hiện đề tài "Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ tại một số Công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội" chúng tôi tập trung khảo sát và nghiên cứu các vấn đề sau:

Một là, nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của các CTCP có quy mô lớn trên địa bàn Thành phố Hà Nội.

Hai là, tập trung khảo sát về thực trạng về tổ chức, quản lý và tình hình tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT tại một số CTCP trên địa bàn thành phố Hà Nội.

Ba là, nghiên cứu đánh giá và chỉ ra những mặt tích cực, hạn chế trong tổ chức, quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT tại một số CTCP đã khảo sát.

Bốn là, nghiên cứu và phân tích những nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trong công tác VTLT tại các CTCP.

Năm là, nghiên cứu một số giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT tại các CTCP.

Có thể nói rằng, việc nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác tổ chức, quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT tại các CTCP là cơ sở để đánh giá và làm rõ những kết quả đạt được, đánh giá những mặt tồn tại, hạn chế, tìm nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Kết quả nghiên cứu của đề tài chỉ ra rằng, muốn hoàn thiện công tác VTLT nhằm phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các CTCP. Qua đó góp phần bảo vệ an toàn và khai thác sử dụng hiệu quả phông lưu trữ quốc gia thì Nhà nước và bản thân các CTCP phải thực hiện đồng bộ các giải pháp như: Trước hết cần phải nâng cao nhận thức về vai trò của công tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP. Sau đó hoàn thiện cơ sở pháp lý về VTLT đối với DN nói chung, CTCP nói riêng. Trên cơ sở đó, cần phải tổ chức lại bộ phận VTLT chuyên trách phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng CTCP, cán bộ văn thư chuyên trách phải đảm bảo các yêu cần về trình độ chuyên môn, năng lực thực hiện các nghiệp vụ VTLT. Bản thân mỗi CTCP cũng cần phải nghiên cứu ban hành các văn bản quy định về VTLT của DN mình trên cơ sở hướng dẫn và quy định của Nhà nước. Thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ về VTLT ch các bộ phận trong DN; Kiểm tra và đánh giá định kỳ về việc thực hiện các nghiệp vụ VTLT tại các bộ phận chuyên môn trong DN.

11. Khả năng ứng dụng trong thực tiễn:

Báo cáo nghiên cứu khoa học của đề tài là sản phẩm có thể được áp dụng để tổ chức, quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ tại các công ty cổ phần hoặc các loại hình doanh nghiệp khác có quy mô lớn. Báo cáo còn có thể được sử dụng làm tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo, nghiên cứu của giảng viên, sinh viên trong các trường đại học, cao đẳng, trung cấp có đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ hoặc liên quan đến công tác Văn thư Lưu trữ. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo cho các cán bộ Văn thư Lưu trữ trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ tại các CTCP nói riêng, các DN nói chung.

12. Những hướng nghiên cứu tiếp theo:

"Tổ chức, quản lý công tác Văn thư Lưu trữ trong hệ thống các doanh nghiệp ở Việt Nam"

13. Các công trình đã công bố có liên quan đến luận văn:

- Nguyễn Thị Kim Bình “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91” Luận văn thạc sỹ;

- Vũ Bá Dụ “ Tìm hiểu công tác xây dựng và quản lý văn bản ở một số Tổng công ty 91” ;

- Nguyễn Trọng Biên “ Suy nghĩ về công tác lưu trữ của DN trong thời kỳ đổi mới”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2000;

- Nguyễn Thị Huệ “Vài nét về việc áp dụng chế độ lưu trữ tài liệu kế toán mới vào các DN nhà nước hiện nay”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5/2001;

- PGS.TS Vũ Thị Phụng "Quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tái cấu trúc", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014;

- PGS. Vương Đình Quyền " Nhìn lại quy định và hướng dẫn của Nhà nước đối với lưu trữ doanh nghiệp và những vấn đề đặt ra", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014;

- GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm " Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường: Yêu cầu và những vấn đề đặt ra hiện nay", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014;

- PGS. Nguyễn Văn Hàm "Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp - giá trị và vấn đề quản lý", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014.                                                                                                 

INFORMATION OF MASTER THESIS

1.Name of student: Nguyen Dang Viet

2.Gender: Male

3.Date of birth: 12/9/1984

4.Place of birth: Thai Binh

5.Student Admission Decision number: 1528/QD-XHNV-KH&SDH dated October 14, 2009 of Rector of VNU University of Social Sciences and Humanities

6.Changes during Master program: None

7.Title of thesis:Surveying and assessing current status of Records and Archives management in a number of joint stock companies in Hanoi city.

8.Major: Archives; Code: 60 32 24

9.Scientific advisor: Dr., Nguyen Canh Duong

10.Summary of thesis results:

In our country nowadays, joint stock companies (JSC) is a type of enterprise that takes a large proportion of the economy and operates in almost all economic sectors and fields of the society. This enterprise type also holds crucial roles in boosting the development of the national economy. By means of equitization and securities issuance, JSCs can attract large number of investors, contributing to effectively using sources of funds.

Records and Archives Management plays important roles and is always connected to business activities of JSCs. Systems of documents are the legal bases and information sources supporting business management and business activities of JSCs. Records and Archives Management also directly impacts on effectiveness and quality of business management and business activities, contributing to reducing costs and bureaucratic procedures of JSCs. Especially, Records and Archives Management contributes to registering, protecting and increasing values of brand names of JSCs. In addition, during their operation, JSCs generate lots of documents, and a number of which are of important values not only to activities of the JSCs themselves but also to the State in various aspects. Therefore, ineffective organization, management and implementation of Records and Archives activities at JSCs shall cast negative impacts on operations of JSCs.

However, the fact shows that the organization, management and implementation of Records and Archives activities are still ineffective. This casts remarkably negative impacts on effectiveness of business activities of JSCs. Organization of bodies dedicated to Records and Archives activities is not suitable with business activities of JSCs, and personnel assigned to Records and Archives activitiesdo not meet professional requirements; regulations related to Records and Archives activities are inadequate and insufficient; professional training and effectiveness evaluation of Records and Archives activities are not conducted regularly. The consequences are: documents of a number of JSCs do not meet form and content requirements; management of documents and seals is not systemized and there are still incidents of document loss; preparation of registry books and archiving of documents are not scientific; and other archiving activities do not meet expected level of quality. If these shortcomings are not effectively dealt with, Records and Archives activities in JSCs shall not only severely hinder business operation of JSCs but also adversely affect Records and Archives activities of Records and Archives Management sector of Viet Nam.

Within the scope of the thesis titled “Surveying and assessing current status of Records and Archives management in a number of joint stock companies in Hanoi city”, I focus on surveying and researching on following issues:

- Firstly, researching on organization and operation of large-scale JSCs in Hanoi City;

- Secondly, surveying on current status of organization, management and implementation of Records and Archives activities in a number of JSCs in Hanoi city;

- Thirdly, assessing and finding our strengths and weakness of organization, management and implementation of Records and Archives activities in the surveyed JSCs;

- Fourthly, researching on a number of feasible solutions to improve effectiveness of organization, management and implementation of Records and Archives activities in the surveyed JSCs.

It can be said that surveying and researching on current status of organization, management and implementation of Records and Archives activities in the surveyed JSCs shall serve as bases for analyzing and clarifying achievements and assessing drawbacks, as well as finding underlying causes and solutions to deal with such causes. Results of the thesis show that if JSCs desire to improve Records and Archives activities in order to improve business effectiveness of their own and contribute to protecting and making effective use of national Records and Archives facilities, the JSCs themselves and the State must systematically implement a number of solutions, as follows: Firstly, it is necessary to improve awareness of roles of Records and Archives activities in operations of JSCs. After that, legal bases related to Records and Archives activities for enterprises in general and JSCs in particular must be enhanced and consolidated. It is then necessary to re-organize bodies dedicated to Records and Archives activities to match with peculiarities of each JSC, and to guarantee that Records and Archives management personnel meet requirements related to professional capabilities and qualifications of their duties. Each JSC also needs to issue their own regulations related to their Records and Archives activities on the bases of relevant regulations of the State. The bodies dedicated to Records and Archives activities of the JSCs also need to provide professional instructions related to Records and Archives activities to all other bodies of the JSCs, as well as conduct regular inspections and valuation of implementation of Records and Archives activities of such other bodies.

11.Practical application:

Scientific report of the thesis can be applied on organizing, managing and implementing Records and Archives activities in JSCs or other large-scale enterprises. The report can also be used as reference material for teaching, learning or researching of lecturers and students of educational institutions having Records and Archives training programs or having training programs related to Records and Archives Management. In addition, the report can be used as reference for Records and Archives personnel while they implement Records and Archives activities in enterprises in general and in JSCs in particular.

12.Further research approach

“Organizing and managing Records and Archives activities in the system of enterprises in Viet Nam”

13.Publications related to the thesis

- Nguyen Thi Kim Binh, “Organizing and managing Archives activities of No. 91 Corporations”, Master thesis;

- Vu Ba Du, “Studying the preparation and management of documents in a number of No. 91 Corporations”;

- Nguyen Trong Bien, “Thinking of Archives activities of enterprises in the reform period”, Vietnam Records and Archives Management journal, Vol. 3/2000;

- Nguyen Thi Hue, “A brief introduction of the application of accounting document archiving policy in State-owned enterprises nowadays”, Vietnam Records and Archives Management journal, Vol. 5/2001;

- Assoc., Prof., Dr., Vu ThiPhung, “Management of enterprises’ archives activities in the time of restructuring”, Dau an thoigian journal, Vol. 1/2014;

- Assoc., Prof., VuongDinhQuyen, “Revisiting regulations and instructions of the State related to enterprises’ archives activities and issues to be dealt with”, Dau an thoigian journal, Vol. 1/2014;

- Prof., Dr.Sc., Nguyen Van Tham, “Management of archived documents of enterprises in market economy: requirements and issues nowadays”, Dau an thoigian journal, Vol. 1/2014;

- Assoc., Prof., Nguyen Van Ham “Archived documents of enterprises - values and management issues”Dauanthoigian journal, Vol. 1/2014.

SCIENTIFIC ADVISOR       Dr. Nguyen Canh Duong

STUDENT       Nguyen Dang Viet