TTLA: Xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trong các trường đại học Việt Nam

Tên tác giả: Trần Thị Loan

Tên luận án: Xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trong các trường đại học Việt Nam

Ngành khoa học của luận án: Lưu trữ học

Chuyên ngành:   Lưu trữ học                            Mã số: 62.32.03.01

Tên đơn vị đào tạo Sau đại học: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.

1. Mục đích và đối tượng nghiên cứu của luận án

1.1. Mục đích nghiên cứu

- Nghiên cứu để làm rõ những khái niệm cơ bản về xác định giá trị tài liệu, hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu và hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trong các trường đại học

- Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu của các trường đại học

- Hướng dẫn xây dựng và sử dụng một số công cụ xác định giá trị tài liệu cho trường đại học

1.2. Đối tượng nghiên cứu

 Luận án hướng đến đối tượng là các trường đại học công lập tại Việt Nam.

2. Các phương pháp nghiên cứu đã sử dụng

Thứ nhất, phương pháp phân tích tổng hợp. Đây là phương pháp quan trọng nhất đối với các công trình nghiên cứu khoa học nói chung và xác định giá trị tài liệu nói riêng.

Thứ hai, phương pháp sử liệu học. Tài liệu lưu trữ là một trong các nguồn sử liệu chính xác nhất để nghiên cứu lịch sử. Mỗi tài liệu đều phản ánh sự kiện lịch sử đã qua. Vì vậy, khi xây dựng công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường đại học cần phải vận dụng phương pháp sử liệu học để thấy được giá trị của tài liệu gắn với từng giai đoạn lịch sử của nhà trường

Thứ ba, phương pháp hệ thống. Phương pháp này được sử dụng trong các chương nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quá trình nghiên cứu. Việc vận dụng các nguyên tắc tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu trong các trường đại học nằm trong cùng một hệ thống giáo dục Quốc dân cần phải được áp dụng hệ thống công cụ thống nhất để xác định giá trị tài liệu.

Thứ tư, phương pháp phân loại. Là phương pháp giúp cho tác giả xác định được các đặc trưng cơ bản để phân loại tài liệu, xây dựng danh mục hồ sơ, phân loại hồ sơ và xác định các tiêu chí để hướng dẫn xác định nguồn và thành phần tài liệu.

Thứ năm, phương pháp phỏng vấn trực tiếp và khảo sát qua phiếu hỏi. Đây là phương pháp thực tiễn mà tác giả rất chú trọng trong quá trình thực hiện luận án. Cụ thể là, tác giả đã lập phiếu khảo sát và trực tiếp đến một số trường đại học để phỏng vấn lãnh đạo và viên chức lưu trữ về tổ chức công tác lưu trữ đặc biệt là việc xây dựng công cụ xác định giá trị tài liệu nhằm thu thập thông tin, số liệu liên quan đến luận án.

3. Các kết quả chính và kết luận

3.1. Các kết quả chính

Về lý luận: Luận án hệ thống và làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về xác định giá trị tài liệu và hệ thống công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, đặc biệt là việc vận dụng những vấn đề lý luận này vào thực tiễn công tác xây dựng hệ thống công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của các trường đại học Việt Nam.

Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của luận án là cơ sở cho các trường đại học xây dựng ban hành các văn bản hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu lưu trữ trong các trường đại học như danh mục hồ sơ, danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu; bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục tài liệu có giá trị vĩnh viễn, danh mục tài liệu hủy giản đơn của  trường đại học.

3.2. Kết luận

- Luận án đã phân tích, làm rõ các giá trị về thực tiễn, lịch sử, khoa học của tài liệu lưu trữ hình thành trong các trường đại học.

- Luận án làm rõ thực trạng tài liệu của các trường đại học trong tình trạng chưa được lập hồ sơ, tản mạn ở các đơn vị chức năng, chưa được thu vào lưu trữ của trường quản lý tập trung để phát huy giá trị, gây nên sự lãng phí rất lớn về những tri thức, kinh nghiệm kết tinh trong tài liệu lưu trữ phản ánh sự nghiệp giáo dục và đào tạo đại học của đất nước.

- Luận án khẳng định tính cấp thiết tổ chức lưu trữ của các trường đại học là phải tối ưu hoá về thành phần, nội dung của tài liệu. Việc thống nhất trong lựa chọn tài liệu là vấn đề mang tính khoa học, đòi hỏi phải được trang bị kiến thức về lý luận xác định giá trị tài liệu, đồng thời phải có một hệ thống công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

- Luận án đề xuất xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu trong các trường đại học, bao gồm danh mục hồ sơ tài liệu, danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục tài liệu có giá trị vĩnh viễn, danh mục tài liệu hủy giản đơn….

- Luận án hướng dẫn quy trình xây dựng một số công cụ xác định giá trị tài liệu tiêu biểu và cách sử dụng các công cụ này để lựa chọn tài liệu của trường đại học.

 Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện và hoàn thành luận án, nhưng chắc chắn còn có vấn đề luận án chưa giải quyết thỏa đáng và còn nhiều vấn đề khác gợi mở để tác giả tiếp tục nghiên cứu trong thời gian tới.

THE ABSTRACT OF THE DISSERTATION

Name of PhD student: Tran Thi Loan

Dissertation title: "Developing a system of tools for document valuation in universities in Vietnam”

Major: Archives studies                    Major code: 62.32.03.01

Educational institution: University of Social Sciences and Humanities – Vietnam National University, Hanoi.

1. Research purposes and subjects of the dissertation

1.1. Research purposes

- The dissertation clarifies the basic concepts of document valuation and a system of tools for document valuation

- The dissertation analyzes and evaluates the situation of document valuation and the system of tools for document valuation in universities

- The dissertation researches and develops the system of tools for document valuation in universities

- The dissertation guides the development and use of some tools for document valuation in universities

1.2. Research subjects

 The subjects of the dissertation are public universities in Vietnam.

2. Research methods

The first method is analytic and synthetic, which is the most important one for scientific research in general and document valuation in particular.

The second method is the study of historical documents. Archives are one of the most accurate historical sources for historical research. Each document reflects historical events. Therefore, when developing a tool for determining the value of documents formed in the operations of universities, it is necessary to use the method of studying historical documents to see the value of documents associated with each historical stage of the university

The third is the systematic method, which is used in the chapters of the dissertation to ensure consistency in the research process. The application of the standard principles of document valuation in universities within the same national education system should apply a uniform system of tools for document valuation.

The fourth is a classification method that assists the author to identify basic characteristics for classifying materials, developing catalogs, classifying records and identifying criteria to guide the identification of sources and document‘s components.

The fifth is direct interview and questionnaire which are practical methods the author attaches great importance to in the process of doing the dissertation. Specifically, the author has set up a survey questionnaire and personally come to a number of universities to interview leaders and archivists about the organization of archives and the development of tools for document valuation with an aim to collect information and data related to the dissertation.

3. Main results and conclusions

3.1. Main results

In terms of theory: The dissertation systematizes and clarifies the basic theoretical issues of document valuation and the system of tools for guiding through document valuation, especially the use of these theoretical issues in the practice of developing a system of tools for guiding document valuation in universities in Vietnam.

In terms of practice: The research results of the dissertation are the basis for universities to develop and issue guidelines for the valuation of archives in universities such as records categories, source catalogs and compositions of  documents filed; the time limit for the preservation of documents, document categories of permanent value, documents categories of simple cancellation in universities.

3.2. Conclusion

- The dissertation analyzes and clarifies the practical, historical and scientific values of archives formed in universities.

- The dissertation clarifies that several of documents in universities have not been documented, still scattered at the functional units and/or not stored in universities for centralized management. Therefore, they have not promotes their values resulting in huge waste of knowledge and experience crystallized in archives reflecting the education and tertiary training of the country.

- The dissertation affirms the urgency of archives in universities that is to optimize the compositions and contents of the documents. Uniformity in document selection is a scientific issue requiring the knowledge of document valuation and a system of tools for guiding document valuation.

- The dissertation proposes developing the system of tools for document valuation in universities including records categories, source catalogs and compositions of documents filed; the time limit for the preservation of documents, document categories of permanent value, documents categories of simple cancellation...

- The dissertation guides the process of developing a number of typical tools for document valuation and how to use them to select documents in universities.

 Although the author has made great efforts to implement and complete the dissertation, there are certainly some issues that have not been satisfactorily resolved or many other ones that have been suggesting to the author continuing researching in the coming time.