TTLV: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tạ cơ quan Bộ Tư pháp

THÔNG TIN VỀ LUẬN VĂN THẠC SĨ

1. Họ và tên học viên: Hoàng Hải Yến

2. Giới tính: Nữ

3. Ngày sinh: 05 tháng 3 năm 1968.

4. Nơi sinh: Phú Thọ

5. Quyết định công nhận học viên số: 1528/2009/QĐ-XHNV-KH&SĐH, Ngày 14 tháng 10 năm 2009 của Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

6. Các thay đổi trong quá trình đào tạo: Không

7. Tên đề tài luận văn: “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN BỘ TƯ PHÁP”. Thuộc ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.

8. Chuyên ngành: Lưu trữ học:  Mã số: 60 32 24

9. Cán bộ hướng dẫn khoa học TS Nguyễn Liên Hương – nguyên Phó Trưởng Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng; Trưởng khoa Tài liệu lưu trữ chuyên ngành - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.

10. Tóm tắt các kết quả của luận văn: xác định thực trạng của công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp, từ đó phân tích, xác định kết quả đạt được, những hạn chế còn tồn tại để đề xuất, kiến nghị các giải pháp nhằm kiện toàn cơ cấu tổ chức, đổi mới phương thức nghiệp vụ, nâng cao chất lượng hoạt động của công tác lưu trữ của Bộ Tư pháp nói chung. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo, ứng dụng cho công tác lưu trữ ở các cơ quan Tư pháp ở địa phương.

Chương 1. Tổ chức hoạt động của Bộ tư pháp và việc tổ chức công tác lưu trữ

1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp

1.2. Công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp

1.2.1. Công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ Tư pháp

1.2.2. Công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc Bộ Tư pháp

1.2.3. Công tác lưu trữ tại các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp ở địa phương và cơ sở

Tổ chức hoạt động của Bộ tư pháp và việc tổ chức công tác lưu trữ

1.3. Lịch sử hình thành Bộ Tư pháp

- Trước năm 1981

- Từ năm 1981 - nay

1.4. Tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của Bộ Tư pháp

1.5. Công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp và các đơn vị trực thuộc

 Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Tư pháp và các đơn vị trực thuộc   

 2.1. Công tác tổ chức hoạt động lưu trữ tại Bộ Tư pháp

 2.2. Thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ Tư pháp

2.3. Thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc

2.4. Kết quả hoạt động của công tác lưu trữ từ 1981 – nay

Chương 3. Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp

3.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của tài liệu lưu trữ và công tác  lưu trữ trong đội ngũ công chức ngành Tư pháp;

3.2. Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quản lý, quy định và hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ nói chung và riêng cho công tác lưu trữ chuyên ngành;

3.3. Kiện toàn tổ chức bộ máy (nhất là với các đơn vị trực thuộc Bộ: Tổng cục, các cơ quan thi hành án dân sự …) và chuẩn hoá về trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ của ngành tư pháp;

3.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học chuyên ngành có chú ý đến các lĩnh vực áp dụng công nghệ thông tin nhằm từng bước hiện đại hoá công tác lưu trữ phù hợp với hiện đại hóa nền hành chính;

3.5. Tổ chức áp dụng công nghệ thông tin nhất là tổ chức quản lý văn bản khép kín từ khâu văn thư, tổ chức nộp lưu và lưu trữ hiện hành trên mạng diện rộng;

3.6. Tổ chức công tác lập, quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tiến tới xây dựng công tác lưu trữ điện tử trong ngành Tư pháp;

3.7. Phối hợp với Ban biên tập Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp bước đầu nghiên cứu áp dụng chữ ký số cho toàn bộ văn bản quy phạm pháp luật, văn bản điều hành của Bộ và của các cơ quan trung ương (có liên quan) trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp nhằm từng bước thực hiện việc đảm bảo tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ của các văn bản này, tạo điều kiện để cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng văn bản từ Cổng thông tin điện tử của Bộ đảm bảo an toàn, an ninh thông tin…

11. Khả năng ứng dụng trong  thực tiễn: Đề tài luận văn do tác giả lựa chọn nếu được thực hiện tốt, nghiêm túc, khách quan sẽ có những đóng góp quan trọng về mặt thực tiễn, cụ thể như sau:

Thứ nhất, đối với cơ quan Bộ Tư pháp quản lý nhà nước ở trung ương về công tác tư pháp: nắm được thực trạng công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc cơ quan để từ đó có những biện pháp cụ thể hơn trong việc ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết, tăng cường công tác kiểm tra và hướng dẫn trong công tác lưu trữ.

Thứ hai, đối với lưu trữ cơ quan mà tác giả đang công tác: Từ kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tiễn công tác lưu trữ ở Bộ Tư pháp, rút ra những kết quả và những hạn chế, từ đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Tư pháp.

Thứ ba, đối với bản thân tác giả: củng cố trau dồi thêm những kiến thức lý luận, thực tiễn về lưu trữ, phục vụ cho công tác chuyên môn của mình.

   12. Những hướng nghiên cứu tiếp theo: Tiếp tục nghiên cứu, tìm hiểu rộng hơn nhằm đưa ra các  giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp cũng như công tác lưu trữ của ngành Tư pháp trong thời gian tới.         

INFORMATION OF MASTER THESIS

1. Full name: Hoang Hai Yen

2. Gender: Female

3. Date of Birth: 5^th March 1968

4. Place of Birth: Phu Tho

5. Admission Decision No. 1528/2009/QD-XHNV-KH&SĐH dated 14^th October 2009 by the President of University of Social Sciences and Humanities, Vietnam National University, Ha Noi.

6. Changes in the Academic Process: N/A

7. Official Thesis Title: “CURRENT SITUATION OF, AND SOLUTIONS TO IMPROVE EFFICIENCY OF THE ARCHIVE IN THE MINISTRY OF JUSTICE”, under the academic discipline: Archival Science and Office Management.

8. Academic Major: Archival Science; Code: 60 32 24

9. Supervisor: Dr. Nguyen Lien Huong, former Deputy Head of the Faculty of Archives and Office Management; Head of the Faculty of Area-Based Archives, University of Social Sciences and Humanities, Ha Noi.

10. Summary of New Findings of the Thesis: The status quo of the archive in the Ministry of Justice was addressed, and achievements and shortcomings of the archive were analyzed and identified for the purpose of proposing solutions to strengthen the organizational structure and performance of the archive in the Ministry of Justice. Moreover, the research results could be used as a source of reference to the archives of local judicial agencies.

Chapter 1. Organizational Structure and Operation of the Ministry of Justice and Organization of the Archive Accordingly

1.1. Background, functions, duties and the organizational structure of the Ministry of Justice

1.2. Archive in the Ministry of Justice

1.2.1. Archive in the Cabinet of the Ministry of Justice

1.2.2. Archive in the subordinate Departments and Agencies of the Ministry of Justice

1.2.3. Archive in the local Departments and Agencies under the professional management of the Ministry of Justice

OrgaOrganizational Structure and Operation of the Ministry of Justice and Organization of the Archive Accordingly

1.3. History and establishment of the Ministry of Justice  

- Before 1981

- From 1981 to date

1.4. Organizational structure, functions and duties of the Ministry of Justice

1.5. Archive in the Ministry of Justice and in its subordinate Departments and Agencies

 Chapter 2. Status quo of the archive in the Ministry of Justice and its subordinate Departments and Agencies

 2.1. Organization and operation of the archive in the Ministry of justice

 2.2. Status quo of the management of records in the Ministry of Justice

2.3. Status quo of the management of records in the subordinate Departments and Agencies

2.4. Achievements in the archive from 1981 to date

Chapter 3 – Solutions to improve efficiency of the archive in the Ministry of Justice

3.1. Heightening the awareness of state officials and employees in the Justice Sector of the archive and its role;

3.2. Improving the system of laws and regulations specifying the archive and area-based archives;

3.3. Consolidating the organizational structure, especially those of the subordinate Departments and Agencies of the Ministry of Justice, namely the General Department for Civil Judgment Execution, other Civil Judgment Execution Agencies, etc., and standardizing professional qualification of state officials and employees working in the archive of the Justice Sector;

3.4. Conducting archive-based research, with a focus on areas to which information technology can be applied for the purpose of gradually modernizing the archive in conformity with the public administration modernization;

3.5. Applying information technology to the archive, especially the closed management of records, from receipt, filing to storage of documents;

3.6. Organizing training of filing and management of e-records, towards an e-archive in the Justice Sector;

3.7. Working with the Editorial Board of the Web Portal of the Ministry of Justice in research on possibility of application of digital signature for all legal normative documents and management documents of the Ministry of Justice and related central agencies (if any) in the Web Portal with the view of gradually guaranteeing integrity and counter-refusal of the documents, thereby creating favorable conditions for agencies, organizations and individuals to use documents obtained from the Web Portal safe and sound.

11. Practical applicability: Substance of the thesis will, if properly and objectively implemented, make an important contribution to the archive in practice. In particular:

First, the thesis will help the Ministry of Justice, which is a central agency conducting the state management of judicial activities, understand the status quo of the archive of its subordinate Departments and Agencies for the purpose of issuing documents guiding archival activities and strengthening the inspection and guidance of the archive.

Second, the thesis will be useful for the Ministry of Justice where the author is working to identify shortcomings of the archive in the Ministry and to propose solutions thereto.

Third, the thesis will help the author improve her archival knowledge and practice to serve her performance.

12. Further research directions: It is necessary to conduct further research and study of the archive of the Ministry of Justice and the Justice Sector to propose solutions to improve the archive in the coming time.