Ứng dụng AI trong tổ chức cuộc họp: Bước đột phá trong chuyển đổi số ngành giáo dục

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, trí tuệ nhân tạo (AI) đang ngày càng chứng tỏ vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức, từ lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội đến giáo dục. Một trong những ứng dụng nổi bật, nhưng ít được chú ý đúng mức, chính là việc sử dụng AI để tổ chức và quản lý các cuộc họp. Tại các cơ sở giáo dục, nơi có đặc thù về tính học thuật và tính hệ thống cao, AI mở ra cơ hội để cải thiện toàn diện quá trình họp hành, từ khâu chuẩn bị, triển khai đến tổng hợp và theo dõi sau cuộc họp. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm tải công việc thủ công mà còn nâng cao chất lượng ra quyết định, góp phần thúc đẩy mạnh mẽ công cuộc chuyển đổi số trong giáo dục đại học.
Với mong muốn chia sẻ và lan tỏa những ứng dụng thiết thực của AI trong công tác tổ chức, điều hành vàquản lý cuộc họp. Sáng ngày 10/06/2025, tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Công đoàn Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã phối hợp với Công đoàn Khoa Thông tin - Thư viện tổ chức buổi tọa đàm với chủ đề “Ứng dụng AI trong tổ chức các cuộc họp”.
Tham dự Toạ đàm có sự góp mặt của ThS. Nguyễn Thị Thảo - Chủ tịch Công đoàn Đại học Quốc gia Hà Nội; PGS.TS. Bùi Thành Nam – Bí thư Đảng uỷ, Chủ tịch Hội đồng Trường; TS. Ngô Thị Kiều Oanh – Thường vụ Đảng uỷ, Chủ tịch Công đoàn Trường cùng 60 Thầy, Cô là đoàn viên công đoàn đến từ các Công đoàn bộ phận của Nhà trường. Tại buổi toạ đàm, các diễn giả là TS. Đào Minh Quân, ThS. Trần Đức Hoà đến từ Công đoàn Khoa Thông tin – Thư viện đã chỉ ra những thách thức mà chúng ta đang phải đối mặt trong tổ chức các cuộc họp truyền thống do người tổ chức thường thiếu thời gian để lên kế hoạch, xây dựng kịch bản họp hoặc chuẩn bị tài liệu đi kèm một cách hệ thống và chuyên nghiệp; việc ghi chép thủ công bằng tay, tóm tắt các nội dung sau cuộc họp dễ dẫn đến sai sót, bỏ sót thông tin hoặc không đồng nhất giữa các phiên họp; khó khăn trong quản lý và phân tích thông tin để đưa ra quyết định… những thách thức này đã đặt ra nhu cầu ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) để cải thiện toàn diện quy trình họp từ trước, trong và sau khi diễn ra. Các nội dung chính đã được các diễn giả chia sẻ tại Toạ đàm thông qua việc ứng dụng các công cụ AI tiêu biểu như ChatGPT, Gemini, NotebookLM, AI Studio, Napkin và Memobot, để: Hỗ trợ chuẩn bị nội dung cuộc họp: xây dựng kế hoạch, kịch bản họp dựa trên chủ đề và mục tiêu cụ thể; gợi ý tài liệu tham khảo, tạo bộ tài liệu đi kèm nhanh chóng; trực quan hóa thông tin từ báo cáo (biểu đồ, dòng thời gian, quy trình).
Triển khai và hỗ trợ trong quá trình họp: AI phát huy vai trò “trợ lý thông minh” ghi âm và chuyển giọng nói thành văn bản theo thời gian thực, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nội dung nào; ghi chú tự động những ý chính, phân biệt theo người nói.
Tổng hợp và theo dõi sau cuộc họp: sau khi họp kết thúc, AI tiếp tục hỗ trợ chúng ta tự động tạo biên bản cuộc họp, tạo bản tóm tắt hoặc bản ghi nội dung chi tiết; nhận diện và liệt kê các đầu việc (to-do list) phát sinh từ cuộc họp; gợi ý người phụ trách phù hợp cho từng nhiệm vụ dựa trên nội dung thảo luận; soạn thảo email thông báo, tổng hợp kết luận để gửi cho các thành viên; hỗ trợ lên kế hoạch theo dõi tiến độ thực hiện công việc đã thống nhất. Tọa đàm “Ứng dụng AI trong tổ chức các cuộc họp” đã mang đến cho cán bộ, giảng viên cái nhìn toàn diện, rõ ràng và thực tiễn về vai trò của AI trong cải tiến quy trình quản lý họp. Với môi trường giáo dục đại học,cuộc họp không chỉ giúp cập nhật thông tin, thống nhất kế hoạch mà còn là nơi để ra quyết định quan trọng liên quan đến hoạt động đào tạo, giảng dạy, nghiên cứu và tổ chức các sự kiện. Toạ đàm là cơ hội để cán bộ, giảng viên nhà trường cập nhật những xu hướng công nghệ mới, tiếp cận các công cụ AI hiện đại, từ đó từng bước áp dụng vào công việc hàng ngày một cách linh hoạt và hiệu quả.
Việc ứng dụng AI vào tổ chức cuộc họp không chỉ là lời giải cho những khó khăn hiện tại, mà còn là bước đi quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số toàn diện của ngành giáo dục. Khi các hoạt động thường ngày được tối ưu hóa bằng công nghệ, con người sẽ có thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào những nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn. Buổi tọa đàm hôm nay không chỉ là dịp để chia sẻ kiến thức mà còn là lời khẳng định: Chuyển đổi số không xa vời – nó bắt đầu từ từng cuộc họp, từng công việc nhỏ, nhưng hết sức thiết thực.