在数字化转型时代，人工智能（AI）在提升组织运营效率方面正发挥着日益重要的作用，其应用范围涵盖经济、政治、文化、社会以及教育等各个领域。其中一个突出却常被忽视的应用是利用AI组织和管理会议。对于学术性和系统性特征显著的教育机构而言，AI为全面改进会议流程提供了契机，从准备、执行到总结和会后跟进，无所不包。这不仅节省时间、减少人工操作，还能提升决策质量，从而显著推动高等教育的数字化转型。
为了分享和传播人工智能在组织、开展和管理会议方面的实际应用，2025 年 6 月 10 日上午，社会科学与人文大学工会与信息与图书馆学系工会联合举办了一场题为“人工智能在组织会议中的应用”的研讨会。
出席研讨会的有：河内国家大学工会主席阮氏草女士（理学硕士）；大学党委书记、校务委员会主席裴清南副教授；大学党委常委、大学工会主席吴氏乔莺博士，以及来自大学各系工会的60名教职工代表。
河内国家大学工会主席阮氏草女士在研讨会上发表了讲话。
在研讨会上，信息与图书馆学系工会的陶明泉博士和陈德华硕士指出了我们在组织传统会议时面临的挑战。这些挑战包括：组织者往往缺乏时间进行系统、专业的规划、编写会议脚本或准备相关文件；人工记录和会后总结容易导致错误、遗漏或会议内容不一致；以及难以管理和分析信息以辅助决策。这些挑战凸显了应用人工智能（AI）技术全面改进会前、会中和会后流程的必要性。
研讨会吸引了众多工会成员参加。
研讨会上发言者分享的主要观点包括应用典型的 AI 工具，如 ChatGPT、Gemini、NotebookLM、AI Studio、Napkin 和 Memobot，来：支持会议内容准备：根据具体主题和目标构建会议计划和脚本；建议参考资料并快速创建配套文档；以及可视化报告中的信息（图表、时间线、流程）。
会议期间的部署和支持：人工智能充当“智能助手”，实时录制和转录语音，确保不遗漏任何内容；它会自动记录要点，区分发言者。
会议总结和跟踪：会议结束后，人工智能将继续协助我们，自动生成会议纪要、摘要或详细内容记录；识别并列出会议产生的任务；根据讨论内容为每个任务推荐合适的人员；起草通知电子邮件并总结结论发送给成员；以及支持规划和跟踪商定的工作进度。
Dao Minh Quan 博士在研讨会上分享了这一点。
Tran Duc Hoa 硕士在研讨会上分享了这一观点。
“人工智能在会议组织中的应用”研讨会为教职员工提供了全面、清晰且实用的人工智能在改进会议管理流程中的作用的理解。在高等教育环境中，会议不仅有助于更新信息和最终确定计划，也是制定与培训、教学、科研和活动组织相关的重要决策的平台。本次研讨会为教职员工提供了一个了解最新技术趋势、接触现代人工智能工具并逐步灵活有效地将其应用于日常工作的机会。
将人工智能应用于会议组织，不仅是应对当前挑战的解决方案，也是教育领域全面数字化转型的重要一步。当日常活动通过技术得到优化后，人们将拥有更多的时间和精力专注于更具战略意义的任务。今天的研讨会不仅是一次知识分享的机会，更是一次重申：数字化转型并非遥不可及的梦想——它始于每一次会议，始于每一项看似微小却至关重要的任务。
