在数字化转型时代，人工智能 (AI) 在提升经济、政治、文化、社会和教育等各领域组织运营效率方面日益彰显其重要作用。其中一个突出但尚未得到充分重视的应用是利用人工智能组织和管理会议。在学术性强、系统性强的教育机构中，人工智能为全面改进会议流程（从会议准备、执行到会议综合和会后监控）提供了机会。这不仅节省时间、减少人工，还提高了决策质量，有力地推动了高等教育的数字化转型。
为了分享和推广人工智能在会议组织、运营和管理方面的实际应用，2025年6月10日上午，在社会科学与人文大学，社会科学与人文大学工会与信息图书馆系工会协调举办了一场主题为“人工智能在会议组织中的应用”的研讨会。
出席研讨会的有河内国家大学工会主席阮氏草硕士、党委书记、校务委员会主席裴青南副教授、党委常委、大学工会主席吴氏乔英博士以及来自大学工会的 60 名教师会员。
河内国家大学工会主席阮氏草硕士在研讨会上发言
研讨会上，信息与图书馆系工会的Dao Minh Quan博士和Tran Duc Hoa硕士两位演讲嘉宾指出，我们在组织传统会议方面面临的挑战是，组织者往往没有时间系统地、专业地规划、制定会议纪要或准备会议随附文件；手动记录和总结会议内容容易导致错误、信息缺失或会议之间不一致；难以管理和分析信息以做出决策……这些挑战提出了应用人工智能（AI）技术来全面改善会议前、中、后流程的必要性。
此次研讨会吸引了众多工会会员的参与。
研讨会主讲嘉宾分享的主要内容是通过ChatGPT、Gemini、NotebookLM、AI Studio、Napkin、Memobot等典型AI工具的应用，来支持会议内容的准备：根据特定的主题和目标构建会议计划和场景；推荐参考文档，快速创建随附文档；将报告中的信息可视化（图表、时间线、流程）。
会议期间的部署和支持：人工智能扮演“智能助手”的角色，实时录制语音并将其转换为文本，确保不会遗漏任何内容；自动记录主要思想，并区分发言者。
会后总结与跟进：会议结束后，AI继续支持我们自动生成会议纪要，创建总结或详细内容记录；识别并列出会议产生的任务（to-do list）；根据讨论内容，建议每项任务的合适负责人；起草通知邮件，总结结论发送给成员；支持规划，监控约定工作的进展。
Dao Minh Quan 博士在研讨会上分享
陈德和硕士在研讨会上分享
“人工智能在会议组织中的应用”研讨会为教职员工提供了一个全面、清晰且实用的视角，让他们了解人工智能在改进会议管理流程方面的作用。在高等教育领域，会议不仅有助于更新信息、统一计划，也是制定与培训、教学、研究和活动组织相关的重要决策的平台。此次研讨会为学校教职员工提供了一个了解最新技术趋势、接触现代人工智能工具，并逐步灵活有效地将其应用于日常工作的机会。
将人工智能应用于会议组织，不仅是解决当前困境的方案，也是教育行业全面数字化转型路线图的重要一步。当日常活动被科技优化时，人们将拥有更多时间和精力专注于更具战略性的任务。今天的讨论不仅是一次知识分享的机会，更是一次肯定：数字化转型并非遥不可及——它从每一次会议、每一项细小却极其实际的任务开始。
