在数字化转型时代，人工智能（AI）在提升组织运营效率方面正发挥着日益重要的作用，其应用领域涵盖经济、政治、文化、社会和教育等各个方面。其中一个突出的应用，但却鲜为人知，是利用人工智能组织和管理会议。对于学术性强、高度系统化的教育机构而言，人工智能为全面改进会议流程提供了契机，涵盖准备、执行、总结以及会后跟踪等各个环节。这不仅有助于节省时间、减少人工操作，还能提高决策质量，从而有力地推动高等教育领域的数字化转型。
为了分享和推广人工智能在会议组织、运营和管理方面的实际应用，2025年6月10日上午，社会科学与人文大学工会联合信息图书馆学院工会，在社会科学与人文大学举办了一场以“人工智能在会议组织中的应用”为主题的研讨会。
出席研讨会的有：河内国家大学工会主席阮氏草硕士；大学党委书记、校务委员会主席裴清南副教授；大学党委常委、大学工会主席吴氏乔莺博士；以及来自大学工会的60名工会成员教师。
河内国家大学工会主席阮氏草硕士在研讨会上发表了讲话。
在研讨会上，来自信息与图书馆学院学生会的陶明泉博士和陈德华硕士指出，我们在组织传统会议时面临诸多挑战，例如组织者往往缺乏时间进行系统、专业的规划、撰写会议脚本或准备相关文件；手动记录和总结会议内容容易导致错误、信息遗漏或各场会议内容不一致；以及难以管理和分析信息以辅助决策……这些挑战凸显了应用人工智能（AI）技术全面改进会前、会中和会后流程的必要性。
研讨会吸引了众多工会成员参加。
研讨会上的演讲者们通过应用 ChatGPT、Gemini、NotebookLM、AI Studio、Napkin 和 Memobot 等典型的 AI 工具分享了主要内容，以：支持会议内容准备：根据具体主题和目标构建会议计划和场景；建议参考文档，快速创建配套文档；可视化报告中的信息（图表、时间线、流程）。
会议期间的部署和支持：人工智能扮演“智能助手”的角色，实时录制语音并将其转换为文本，确保不遗漏任何内容；自动记录关键想法，并区分发言者。
会后总结和后续工作：会议结束后，人工智能将继续帮助我们自动创建会议纪要、摘要或详细内容记录；识别和列出会议中产生的任务（待办事项清单）；根据讨论内容为每个任务推荐合适的负责人；起草通知邮件，总结结论发送给成员；支持规划以监控已商定工作的进展情况。
道明泉博士在研讨会上分享了他的见解
Tran Duc Hoa 硕士在研讨会上分享了她的观点。
“人工智能在会议组织中的应用”研讨会为教职工提供了全面、清晰、实用的视角，让他们了解人工智能在改进会议管理流程中的作用。在高等教育领域，会议不仅有助于信息更新和计划统一，也是制定与培训、教学、科研和活动组织相关的重要决策的场所。本次研讨会为学院教职工提供了一个了解最新技术趋势、接触现代人工智能工具并逐步灵活有效地将其应用于日常工作的机会。
将人工智能应用于会议组织，不仅是解决当前难题的方案，也是教育领域全面数字化转型路线图上的重要一步。当日常活动通过技术得到优化后，人们将拥有更多的时间和精力专注于更具战略意义的任务。今天的讨论不仅是一次知识分享的机会，更是一次肯定：数字化转型指日可待——它始于每一次会议，始于每一项看似微小却至关重要的实际任务。
