디지털 전환 시대에 인공지능(AI)은 경제, 정치, 문화, 사회 분야는 물론 교육에 이르기까지 조직의 운영 효율성을 향상시키는 데 중요한 역할을 점점 더 많이 보여주고 있습니다. 특히 주목할 만하지만 종종 간과되는 AI 활용 분야 중 하나는 회의 기획 및 관리입니다. 학문적이고 체계적인 특성을 지닌 교육 기관에서 AI는 회의 준비 및 진행부터 요약 및 사후 관리까지 회의 과정을 전반적으로 개선할 수 있는 가능성을 열어줍니다. 이는 시간과 수작업을 절감할 뿐만 아니라 의사 결정의 질을 향상시켜 고등 교육의 디지털 전환에 크게 기여합니다.
인공지능(AI)을 활용한 회의 기획, 진행 및 관리의 실질적인 적용 사례를 공유하고 확산하고자 하는 바람으로, 2025년 6월 10일 오전 사회과학인문대학교에서 사회과학인문대학교 노조는 정보도서관학부 노조와 공동으로 "회의 기획에 있어 AI의 활용"이라는 주제로 세미나를 개최했습니다.
이번 세미나에는 응우옌 티 타오(Nguyen Thi Thao) 하노이 국립대학교 노동조합 위원장, 부이 탄 남(Bui Thanh Nam) 당위원회 서기 겸 대학평의회 의장, 응오 티 키에우 오안(Ngo Thi Kieu Oanh) 당위원회 상임위원 겸 대학 노동조합 위원장을 비롯하여 대학 내 각 학과 노동조합 소속 교직원 60명이 참석했다.
하노이 국립대학교 노동조합 위원장인 응우옌 티 타오 여사가 세미나에서 연설했습니다.
이번 세미나에서 정보도서관학과 노동조합의 다오 민 콴 박사와 쩐 득 호아 석사는 기존 회의 방식에서 직면하는 여러 가지 어려움을 지적했습니다. 이러한 어려움에는 회의 주최자가 회의 계획, 회의록 작성, 관련 자료 준비에 충분한 시간을 할애하지 못하는 점, 수기로 작성된 회의록과 회의 후 요약 자료로 인해 오류, 누락, 회의 내용 간의 불일치가 발생하기 쉬운 점, 그리고 의사결정을 위한 정보 관리 및 분석에 어려움을 겪는 점 등이 포함됩니다. 이러한 어려움은 회의 전, 회의 중, 회의 후의 모든 과정을 종합적으로 개선하기 위해 인공지능(AI) 기술을 적용할 필요성을 강조합니다.
이번 세미나에는 많은 노동조합원들이 참석했다.
세미나 발표자들이 공유한 주요 내용은 ChatGPT, Gemini, NotebookLM, AI Studio, Napkin, Memobot과 같은 일반적인 AI 도구를 다음과 같은 용도로 활용하는 것이었습니다. 회의 내용 준비 지원: 특정 주제 및 목표에 기반한 회의 계획 및 스크립트 작성, 참고 자료 제안 및 관련 문서 신속 생성, 보고서 정보 시각화(차트, 타임라인, 프로세스).
회의 중 배포 및 지원: AI는 "지능형 비서" 역할을 하여 실시간으로 음성을 녹음하고 텍스트로 변환함으로써 내용 누락을 방지합니다. 또한 핵심 사항을 자동으로 메모하고 화자를 구분합니다.
회의 요약 및 진행 상황 추적: 회의가 종료된 후에도 AI는 회의록, 요약 또는 상세 내용 기록을 자동으로 생성하고, 회의에서 도출된 과제를 식별 및 목록화하며, 논의 내용을 기반으로 각 과제에 적합한 담당자를 제안하고, 구성원에게 보낼 알림 이메일 초안을 작성하고 결론을 요약하며, 합의된 업무 진행 상황 계획 및 추적을 지원하는 등 지속적으로 업무를 지원합니다.
다오 민 콴 박사가 세미나에서 이 내용을 공유했습니다.
트란 득 호아 석사는 세미나에서 이 내용을 공유했습니다.
"회의 운영에 있어 AI의 활용" 세미나는 교수진과 직원들에게 회의 관리 프로세스 개선에 있어 AI의 역할에 대한 포괄적이고 명확하며 실질적인 이해를 제공했습니다. 고등 교육 환경에서 회의는 정보 업데이트 및 계획 확정뿐만 아니라 교육, 강의, 연구 및 행사 조직과 관련된 중요한 의사 결정을 내리는 장으로 활용됩니다. 이번 세미나는 교수진과 직원들이 새로운 기술 동향을 파악하고, 최신 AI 도구를 접하며, 이를 유연하고 효과적인 방식으로 일상 업무에 점진적으로 적용할 수 있는 기회를 제공했습니다.
인공지능(AI)을 회의 운영에 적용하는 것은 현재의 과제를 해결할 뿐만 아니라 교육 분야의 포괄적인 디지털 전환을 위한 중요한 발걸음입니다. 기술을 통해 일상 활동이 최적화되면 사람들은 더욱 전략적인 업무에 집중할 시간과 에너지를 확보할 수 있습니다. 오늘 세미나는 지식을 공유하는 자리일 뿐만 아니라, 디지털 전환이 먼 미래의 꿈이 아니라 모든 회의, 작지만 매우 실용적인 모든 업무에서 시작된다는 사실을 재확인하는 자리이기도 합니다.
