디지털 전환 시대에 인공지능(AI)은 경제, 정치, 문화, 사회, 교육 등 조직의 운영 효율성 향상에 중요한 역할을 하고 있습니다. 주요 활용 분야 중 하나이지만, 아직 충분히 주목받지 못하고 있는 분야 중 하나가 바로 AI를 활용한 회의 조직 및 관리입니다. 높은 학문적, 체계적 특성을 지닌 교육 기관에서 AI는 회의 준비, 실행, 종합, 사후 모니터링에 이르기까지 회의 프로세스를 포괄적으로 개선할 수 있는 기회를 제공합니다. 이를 통해 시간을 절약하고 수작업을 줄일 뿐만 아니라 의사 결정의 질을 향상시켜 고등 교육의 디지털 전환을 촉진하는 데 크게 기여합니다.
회의 조직, 운영 및 관리에 있어 AI의 실질적인 활용 사례를 공유하고 확산하고자 합니다. 2025년 6월 10일 오전, 인문사회과학대학교에서 인문사회과학대학교 노동조합은 정보도서관 교수 노동조합과 협력하여 "회의 조직에 AI 적용"이라는 주제로 세미나를 개최했습니다.
세미나에는 하노이 국립대학교 노동조합 위원장인 응우옌 티 타오(MSc. Nguyen Thi Thao), 당위원회 서기 겸 대학평의회 의장인 부이 탄 남(Bui Thanh Nam) 부교수, 당위원회 상임위원 겸 대학 노동조합 위원장인 응오 티 끼에우 오안(Ngo Thi Kieu Oanh) 박사, 그리고 대학 노동조합 소속 노조원인 교수 60명이 참석했습니다.
하노이 국립대학교 노동조합 회장인 Nguyen Thi Thao 석사가 세미나에서 연설했습니다.
세미나에서 발표자인 다오 민 콴 박사와 정보도서관학부 연합의 쩐 득 호아 석사는 전통적인 회의를 주최하는 데 있어 직면한 어려움을 지적했습니다. 주최자들은 회의를 계획하고, 대본을 작성하고, 관련 문서를 체계적이고 전문적으로 준비할 시간이 부족한 경우가 많습니다. 회의 내용을 수작업으로 기록하고 요약하는 방식은 세션 간 오류, 정보 누락 또는 불일치로 이어질 수 있으며, 의사 결정을 위한 정보 관리 및 분석의 어려움도 있습니다. 이러한 어려움은 회의 전, 중, 후의 회의 프로세스를 종합적으로 개선하기 위해 인공지능(AI) 기술을 적용해야 할 필요성을 제기했습니다.
세미나에는 많은 노조원이 참여했습니다.
세미나 발표자들은 ChatGPT, Gemini, NotebookLM, AI Studio, Napkin, Memobot 등 전형적인 AI 도구를 적용하여 주요 내용을 공유했습니다. 그 내용은 다음과 같습니다. 회의 내용 준비 지원: 특정 주제와 목표에 따라 회의 계획과 시나리오를 구축합니다. 참고 문서를 제안하고, 관련 문서를 빠르게 작성합니다. 보고서(차트, 타임라인, 프로세스)에서 정보를 시각화합니다.
회의 중 배치 및 지원: AI는 음성을 실시간으로 녹음하고 텍스트로 변환하는 "스마트 비서" 역할을 하여 내용이 누락되지 않도록 보장하고, 주요 아이디어를 자동으로 기록하고 화자를 구분합니다.
회의 요약 및 후속 조치: 회의가 끝난 후에도 AI는 회의록을 자동으로 작성하고, 요약이나 세부 내용 기록을 작성하고, 회의에서 발생하는 작업(할 일 목록)을 식별하고 나열하고, 토론 내용을 기반으로 각 작업에 적합한 담당자를 제안하고, 알림 이메일을 작성하고, 회원에게 보낼 결론을 요약하고, 합의된 작업의 진행 상황을 모니터링하기 위한 계획을 지원하는 등의 작업을 계속 지원합니다.
Dao Minh Quan 박사는 세미나에서 다음과 같이 말했습니다.
Tran Duc Hoa 석사가 세미나에서 공유했습니다.
"회의 운영에 AI 적용" 세미나는 교직원과 강사들에게 회의 관리 프로세스 개선에 있어 AI의 역할에 대한 포괄적이고 명확하며 실용적인 관점을 제공했습니다. 고등 교육 환경에서 회의는 정보를 업데이트하고 계획을 통합하는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 교육, 연구 및 행사 운영과 관련된 중요한 의사 결정을 내리는 장소이기도 합니다. 이 세미나는 교직원과 강사들에게 최신 기술 동향을 업데이트하고, 최신 AI 도구를 활용하며, 이를 일상 업무에 유연하고 효과적으로 적용할 수 있는 기회를 제공합니다.
AI를 회의 운영에 적용하는 것은 현재의 어려움을 해결하는 해결책일 뿐만 아니라, 교육 분야의 포괄적인 디지털 전환 로드맵에서 중요한 단계입니다. 기술을 통해 일상 활동이 최적화되면 사람들은 더욱 전략적인 업무에 집중할 수 있는 시간과 에너지를 확보하게 될 것입니다. 오늘의 논의는 지식을 공유할 수 있는 기회일 뿐만 아니라, 디지털 전환은 그리 멀지 않다는 것을 다시 한번 일깨워줍니다. 모든 회의, 작지만 매우 실용적인 모든 업무에서 디지털 전환이 시작됩니다.
