对高素质办公人员的需求量很大

陈山东先生 - CTM投资贸易股份公司总经理

- 作为企业领导者，您如何评价副总裁部门的作用？

办公室是国家机关乃至企业中一个非常重要的部门。它职能全面，涵盖咨询、后勤和支持等工作。办公室的主要任务是整合和处理信息，并确保各项设施和技术条件能够服务于企业的领导和管理活动。办公室的工作成效直接决定着机构的运作是否顺畅。由于办公室直接辅助机构的运营，其工作质量直接影响着整个机构的管理效率和工作方向。因此，提高办公室的工作质量是任何企业的重要任务。

- 您认为贵公司副总裁部门的哪个职能最为重要？

我经营的公司是CTM投资贸易股份公司，其前身是建设部下属的建筑进出口公司。公司原为国有企业，于2004年改制为股份制公司，至今已在市场上运营了10年。由于不再享受国家补贴和扶持，我们不得不适应市场竞争的规则，面临巨大的压力，需要在各个环节都积极主动，尤其是在客户开发方面。由于公司业务涉及多个行业，从贸易、进出口到劳务输出等特定领域，情况就更加复杂。所有信息获取、信息处理、客户开发等流程都必须通过官方渠道，首先是VP部门。因此，我高度重视VP部门的信息处理和信息整合功能。信息处理速度越快、准确、灵敏，公司相对于竞争对手的优势就越大。当然，现代通讯手段，如互联网等，如今非常普及且实用，但办公室工作人员和负责人的技能和专业知识至关重要，甚至关乎信息的及时处理，关乎企业的生死存亡。每天都会不断出现各种问题和突发事件，需要迅速处理。例如，在劳务输出领域，工人被派往偏远地区甚至船舶上工作，如果问题不能及时处理，不仅会严重影响工人的权益，也会损害企业的声誉。

那么，您能否详细说明一下您对现代化办公人员的要求？

在越南，长期以来我们忽视了对办公室员工的培训和支持，而这正是办公室的一项基本职能……我们一直专注于在政府补贴的规划体制下运作，因此信息处理工作并未得到应有的重视，当时办公室的主要职责是后勤和人力资源管理。事实上，在现代社会发展过程中，办公室的角色正在发生巨大变化。根据我们这类企业的实践经验，除了协助公司领导管理人力资源、处理后勤等工作之外，办公室员工还必须具备快速处理信息的能力，从处理法律文件到应对日益复杂的商业情况。

目前，由于信息媒体的发展和信息量的激增，办公人员的资质和技能也与以往大不相同。过去，文员只需盖章或打字，而现在他们必须具备其他软技能才能高效地处理信息。他们负责处理初始信息，并及时进行分类和传递。过去我们只能传递纸质文件，但现在有了电子邮件和其他技术手段，因此，在当今国际一体化的背景下，如果办公人员缺乏必要的社会知识、专业技能和外语能力，信息处理就会面临诸多问题。显然，如今的办公人员必须具备多方面的才能，工作技能娴熟，并且时刻保持提升自身能力的意识。

办公室里有很多职位，所以每个职位和领导对员工的期望也不尽相同。文员需要细心谨慎；行政人员则需要积极主动、充满活力，并具备统筹全局的能力……总之，我希望我的员工能够高度负责、充满热情地投入工作，并热爱这份工作。专业资质、技能和素质共同构成了员工的能力。没有技能，就无法在专业的职场环境中生存。而素质则是他们脱颖而出、走向成功的关键因素。

社会科学与人文大学办公管理专业学生班

- 您能否预测一下目前对QTVP人力资源的需求？

该行业对人力资源的需求始终存在且不断增长。如今，企业往往需要高水平的办公人员，即能够主动处理和咨询业务信息，相当于领导助理或得力助手的人才。这类人才通常在档案学与办公管理学院等专业院校接受过系统培训，学生必须满足外语要求，具备良好的沟通能力，能够处理突发问题，快速处理信息，并拥有专业的职业素养。具备上述能力的办公人员，任何企业都会需要，并且愿意支付高薪。

像我们这样的股份制公司，运营效率和透明度都面临着巨大的压力，因此，高素质的办公室人员或秘书至关重要。我们每年都会为各成员部门和新成立的部门招聘人员，办公室人员的招聘工作也备受重视。当然，在工作过程中，也存在着筛选和淘汰。有些人符合岗位要求，有些人则不符合要求，不得不离开。

据悉，您曾就读于社会科学与人文大学档案学与办公管理学院，并在成为企业最高领导之前，曾在办公部门担任过多个职位。能否与同学们分享一下您的奋斗历程？

20年前，我毕业于河内理工大学历史学院档案学系（现为越南国家大学社会科学与人文学院档案学与办公管理系）。那时，职业规划还很模糊，国际化、技术和现代化设备等方面的条件远不如现在优越。如今的学生比我们当年准备得更充分。选择专业就意味着确定了未来的职业方向。大学四年期间，学生有很多机会学习和积累实践经验，这非常重要。

毕业后，我进入公司工作，先是做办公室文员，然后是秘书，之后晋升为专业助理。之后，我被任命为部门经理，再之后是副总经理，现在是公司总经理。我认为，我所学专业的训练，以及在办公室文员和秘书岗位上的“磨练”，都对我未来的发展大有裨益。在大学期间，我们学习了通用的方法，特别是其他专业很少有机会接触到的逻辑信息处理和行政技能，例如：文件撰写、文件管理、档案存储等等。在办公室的具体岗位上——作为收集、处理和汇报信息的核心部门——我学习了如何处理每个流程中的工作，从而对公司的所有业务活动有了全面的了解。凭借这一优势，再加上对思维的投入和对必要技能的培养，我逐步积累了丰富的企业管理和行政知识与技能。正因如此，我才能晋升到更高的职位，并不断提升自身能力。

因此，我对学生的建议是，在学习期间，应该努力抽出时间练习各种技能，从计算机到外语，从沟通技巧到礼仪等等。积极主动地从事兼职工作，积累实践经验。我认为兼职工作的意义不在于收入多少，而在于它是一种学徒经历，这样可以免费学习。学校的学习时间非常有限，模拟实践的条件也十分有限，无法像企业和国家行政机关的实际情况那样及时更新。这就是“学习与实践相结合”的真谛，它对未来的毕业大有裨益。如果只是埋头苦读，只为了回答课堂上的问题，我认为毕业后很难适应实际工作，也意味着需要花费更多的时间才能取得成功。

- 非常感谢您提供的以上有用信息和建议。