陈善忠先生 - CTM投资贸易股份公司总经理
- 作为业务领导者，您如何评价VP部门的作用？
办公室是政府机关特别是企业的一个非常重要的部门。 VP的职能全面，包括咨询、物流和支持工作。 VP的主要任务是综合、处理信息，保证为企业的领导和管理活动服务的物质技术条件。办公室的绩效决定了组织运作的顺利与否。由于办公室是直接协助机关运行的部门，因此办公室运行的好坏决定着管理工作的成效，指导着整个机关的工作作风。因此，提高办公室部门的运营质量是任何企业的重要任务。
- 您最看重公司副总裁部门的哪个职能？
我所经营的公司是CTM投资贸易股份公司，其前身是建设部建筑进出口公司。该公司前身是国有企业，2004年实现股份制改造，目前已上市运营10年。由于我们不再依靠国家补贴和计划来运营，我们必须习惯于按照市场竞争的原则来运营，承受着很大的压力，必须在各个阶段都积极主动，尤其是自己寻找客户。当我们的业务涉及多个行业时，情况就变得更加复杂，从贸易、进出口到劳务输出等特定行业......获取信息、处理信息、寻找客户......所有过程都是通过官方联系，首先是办公室部门。因此，我非常赞赏VP部门的信息处理、信息综合的功能和能力。信息处理得越快、越准确、越敏感，公司相对于竞争对手的机会和优势就越大。当然，现在现代通讯手段、互联网……都很普及、很有用，但是办公室职员和办公室负责人的技能和专业知识非常重要，甚至在及时处理信息方面决定生存。每天都会不断出现需要快速处理的问题和事件。比如在劳务输出领域，工人要到很远的市场去打工，甚至在轮船上打工……如果出现问题得不到及时处理，不仅会极大影响工人的权益，也会极大损害我们企业的声誉。
- 那么您能解释一下对现代办公室员工的要求吗？
在越南，长期以来我们并没有重视对办公室人员的培训或者对办公室的协助，这是办公室的一项特定任务……但我们一直专注于在补贴计划体制下运作，因此信息处理工作并不被认为重要，当时办公室的作用主要集中在后勤和人事管理方面。事实上，在不断发展的现代社会中，办公室的角色正在发生很大的变化。从我们这类企业的实践经验来看，VP人员除了要帮助公司领导管理人力资源、打理后勤工作外，还要具备快速处理信息的技能，从处理法律文件到日益复杂的业务情况。
如今，由于媒体的发展，信息量的不断增加，办公室人员的资质和技能也与过去有很大的不同。过去，文职人员只需要盖章或打字，但现在他们必须具备其他软技能才能尽快处理信息。他们负责处理初始信息、对其进行分类并及时转发。以前我们只是传递纸质文件，现在有了电子邮件等技术手段，所以在当今国际一体化的条件下，如果一个办公室工作人员不具备必要的社会知识、专业知识和外语水平，信息处理就会出现很多问题。显然，如今的办公室职员必须非常多才多艺，工作“熟练”，并且始终有意识地提高自己的能力。
办公室里有很多职位，所以每个职位，领导都有不同的期望。对于文职人员来说，需要深思熟虑、细心谨慎；对于一个做行政工作的官员来说，需要有活力、有生气，有统揽全局的能力。简而言之，我希望我的员工以高度的责任感、热情和对工作的热爱来工作。专业资格、技能和素质构成了劳动者的能力。没有技能，就不可能在专业的工作环境中生存。而品质将成为帮助他们脱颖而出并取得成功的因素。
社会科学与人文大学办公室行政专业一班
- 您能否对QTVP当前对人力资源的需求做出预测？
该行业对人力资源的需求始终存在，且呈增长趋势。现在企业对办公室人员的要求比较高，就是要能够主动为企业处理、查阅信息，相当于一个助手的职位，为领导提供全方位的支持。学生经过社会人文大学档案与办公室管理学院等专门学校的正规培训，必须达到外语水平，具备良好的沟通能力，能够处理出现的问题，快速处理信息，具有专业的工作作风……如果办公室职员具备上述能力，任何企业都会需要他们，也愿意支付高薪。
像我们这样的股份制公司，在运营中显然面临着效率和透明度的压力，因此高素质的办公室职员或秘书的作用非常必要。我们每年都会为会员部门、新成立的部门进行招聘，并且非常重视副总裁员工的招聘。当然，在工作过程中也存在着筛选和淘汰。有符合职位要求的人，也有不符合职位要求而必须离开的人。
-据悉，他是人文社科大学档案与办公室管理系的校友，在成为企业最高领导之前，曾在办公室部门担任过多个职务。可以和同学们分享一下你的奋斗经历吗？
20年前，我毕业于河内理工大学历史学院档案学系（现为河内越南国家大学社会科学与人文大学档案学与办公室管理系）。当时的职业定位比较模糊，国际接轨、科技、现代化设备等条件也不像现在这么优越。如今的学生比过去的我们准备得更充分。当你选择专业的时候，你也决定了你未来的具体工作。在大学四年里，你将有很多学习和积累实践经验的机会。这非常重要。
毕业后，我进入一家公司工作，先是做办公室职员，后来做秘书，再做专业员。随后我被任命为部门经理，然后晋升为副总经理，现在是公司总经理。我认为自己所学专业的训练，以及在办公室职员、秘书岗位上“磨练”的时间，对于我自己以后的发展有很大的帮助。在大学期间，我们掌握了一般的方法，特别是其他专业很少有机会学习的逻辑信息处理方法和管理技能，例如：文件起草技巧、文件管理、文件存储......在办公室的具体岗位上工作时 - 收集、处理和报告信息的焦点部门 - 我知道如何在每个流程中处理工作，从而全面了解所有业务活动。凭借这一优势，加上对思考和必要技能的投入，我逐渐积累了大量商业管理和行政方面的知识和技能。得益于此，我可以晋升到更高的职位并不断发展自己的能力。
因此，我对学生们的建议是，在学习期间，尽量花时间练习各种技能，从电脑到外语，从沟通技巧到礼仪……积极主动地兼职，获取实践知识。我认为兼职并不重要，重要的是人们付给你多少钱，而应该被视为一种学徒期，那样上学是免费的。学校的学习时间非常有限，学校的实习模拟条件也非常有限，无法跟上企业和国家行政机构的实际情况。这是“边做边学”，对以后毕业有很大的支持。如果你只是努力学习，在课堂上背诵笔记，我认为毕业后，你将很难融入现实的工作世界，这意味着你需要更长的时间才能取得成功。
- 感谢您提供上述有用的信息和建议。
作者：清河
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