高素质办公室人员需求旺盛

陈善忠先生 - CTM投资贸易股份公司总经理

- 作为企业领导者，您如何评价VP部门的作用？

办公室是国家机关乃至企业中非常重要的部门。办公室职能广泛，包括咨询、后勤和支持工作。其主要任务是汇总和处理信息，确保设施和技术条件，为企业的领导和管理提供服务。办公室的活动决定了机关的运作是否顺畅。由于办公室是机关运营系统的直接辅助部门，其活动质量决定了管理工作的有效性和整个机关工作作风的导向。因此，提高办公室部门活动质量是任何企业的一项重要任务。

- 您最看重公司副总裁部门的哪个职能？

我经营的公司是CTM投资贸易股份公司，其前身是建设部建筑进出口公司。公司前身是国有企业，于2004年股份制改造，至今已在市场上运营10年。由于不再享受国家补贴和计划，我们不得不适应市场竞争的原则，承受着巨大的压力，必须在各个阶段都积极主动，尤其是自己寻找客户。由于我们公司业务涉及多个行业，从贸易、进出口到劳务输出等特定行业，情况就变得更加复杂……所有获取信息、处理信息、寻找客户的过程……都通过官方渠道，首先是通过VP部门。因此，我非常欣赏VP部门处理和整合信息的功能和能力。信息处理速度越快、越准确、越灵敏，公司相对于竞争对手的机会和优势就越大。当然，现代通讯手段、互联网等如今已非常普及且实用，但办公室工作人员和主管人员的技能和专业知识至关重要，甚至决定着能否及时处理信息。每天都会不断出现一些问题和事件，需要快速处理。例如，在劳务输出领域，工人可能前往偏远的市场，甚至在船上工作，如果问题得不到及时处理，将严重影响工人的权益以及我们企业的声誉。

- 那么您能解释一下对现代办公室员工的要求吗？

在越南，长期以来，我们并没有重视对办公室员工的培训或协助，而这通常是办公室员工的一项特定工作……我们一直专注于补贴计划体制下的运营，因此信息处理任务并未受到重视，当时办公室员工的职责主要集中在物流和人力资源管理方面。事实上，在不断发展的现代社会中，办公室员工的角色正在发生巨大的变化。从我们这类企业的实践经验来看，除了协助公司领导管理人力资源、处理物流等任务外，办公室员工还必须具备快速处理信息的技能，从处理法律文件到处理日益复杂的业务情况。

如今，由于信息媒介的发展和信息量的不断增长，办公室职员的素质和技能也与过去大不相同。过去，文职人员只需盖章或打字即可，而现在他们必须具备其他软技能，以便以最快的方式处理信息。他们是处理初始信息、进行分类并及时传递信息的人。过去，我们只传递纸质文件，但现在有了电子邮件和其他技术手段，因此，在当今国际一体化的条件下，如果办公室职员不具备必要的社会知识、专业知识和外语水平，信息处理就会面临诸多问题。显然，如今的办公室职员必须具备多才多艺、工作“熟练”且始终有意识地提升自身能力。

办公室里有很多职位，所以每个职位和领导都有不同的期望。对于文职人员来说，需要细心周到；对于行政人员来说，需要充满活力、积极主动，并且能够掌控全局……简而言之，我希望我的员工能够以高度的责任感、热情和对工作的热爱来工作。专业的资格、技能和素质造就了员工的能力。没有技能，就不可能在专业的工作环境中生存。而素质将是帮助他们脱颖而出、取得成功的因素。

社会科学与人文大学办公室行政专业一班

- 您能否预测一下QTVP目前对人力资源的需求？

该行业对人力资源的需求始终存在，且呈增长趋势。如今，企业往往需要高水平的办公室人员，即能够主动处理和查阅业务信息的人员，相当于领导者的助手，是领导者的得力助手。学生在社会人文科学大学档案与办公室管理学院等专业院校接受全面培训后，必须具备外语能力、良好的沟通能力、处理突发问题的能力、快速处理信息的能力、专业的工作作风等。如果办公室人员具备上述能力，任何企业都会需要他们，并且愿意支付高薪。

像我们这样的股份制公司，效率和运营透明度都面临明显的压力，因此高素质的办公室职员或秘书至关重要。我们每年都会为成员部门和新成立的部门招聘人才，办公室职员的招聘也备受重视。当然，在工作过程中，也存在着选拔和淘汰。有些人符合职位要求，有些人不符合要求，不得不离开。

- 据了解，您是人文社科大学档案与办公室管理学院的毕业生，在成为企业一把手之前，曾在办公室部门担任过多个职位。能和同学们分享一下您的奋斗经历吗？

20年前，我毕业于河内理工大学历史学院档案学系（现为河内国家大学社会人文科学大学档案学与办公室管理系）。当时，职业发展方向比较模糊，国际化程度、科技水平和现代化设备等条件都不如现在。如今的学生比我们当年准备得更充分。选择专业，就意味着你已经确定了未来的具体职业方向。大学四年，你有很多机会学习和积累实践经验。这非常重要。

毕业后，我进入一家公司工作，先是办公室职员，然后是秘书，最后是专业技术人员。之后，我被任命为部门经理、副总经理，现在是公司总经理。我认为，我所学专业的训练，以及在办公室职员和秘书岗位上“磨合”的时间，对我未来的发展有很大帮助。在大学期间，我掌握了通用的方法，尤其是逻辑处理信息的方法，以及一些其他专业很少有机会学习的行政技能，例如：文件起草技巧、文档管理、文件保管等等。在办公室（负责收集、处理和汇报信息的部门）的具体岗位工作期间，我学会了如何在每个流程中处理工作，从而对公司的所有活动有了全面的了解。凭借这一优势，加上对思考和必要技能的投入，我逐渐积累了大量的企业管理和行政知识和技能。得益于此，我能够晋升到更高的职位并不断提升自己的能力。

因此，我给学生们的建议是，在学习期间，尽量花时间练习各种技能，从计算机到外语，从沟通技巧到礼仪……积极主动地从事兼职工作，积累实践知识。我认为兼职工作并不重要，重要的是报酬多少，而应该把它看作是一种学徒制，这样上学是免费的。学校的学习时间非常有限，模拟实习的条件也非常有限，无法像企业和国家行政机构那样与时俱进。这就是“学以致用”，这对以后的毕业有很大帮助。如果你只是在课堂上努力学习，完成作业，我认为毕业后你将很难融入到实际工作中，这也意味着你需要更长的时间才能取得成功。

- 感谢您提供上述有用的信息和建议。