Integrate but be different

An official regulation on workplace culture (CC) at the University of Social Sciences and Humanities will be developed in the near future. Previously, the university's Trade Union organized a discussion to collect union members' opinions on the contents that should be mentioned in this regulation. Regarding the above issue, Associate Professor, Dr. Vu Thi Phung - Head of the Department of Archival Science and Office Management - gave ussh.edu.vn an interview. Reporter: Dear Associate Professor, Dr. Vu Thi Phung, the University of Social Sciences and Humanities is researching and will soon complete regulations on office culture in the school. What is your assessment of this decision? - Associate Professor, Dr. Vu Thi Phung: First of all, as a member of the school community, I express my support, even very active support for this decision. It can be said that this is a very correct, necessary and timely decision. Regulations on VHCS are necessary in all offices in general. On August 2, 2007, the Prime Minister issued the Regulations on Office Culture for State administrative agencies. That shows that our awareness of the important role of VHCS in building the strength and brand of an agency has become increasingly clear. As a leading university in Social Sciences and Humanities, aiming towards modernization and international integration, the School is in great need of a separate regulation on this issue.- People talk a lot about VHCS but perhaps do not fully understand the role of building a healthy VHCS in enhancing the daily work efficiency of each officer as well as for the development of an agency. Can you say more about this issue? - Văn hoá công sở là những giá trị về mặt tinh thần và vật chất do toàn bộ các thành viên của cơ quan tổ chức tạo dựng nên. Những giá trị đó chịu ảnh hưởng của các yếu tố truyền thống, dân tộc, quốc gia... nhưng nó chìm lặn vào trong mỗi cá nhân và có được sự đồng thuận cao trong các cá nhân ấy để tạo nên VHCS của tập thể cơ quan. Các giá trị vật chất là sự thể hiện và chuyển trao của các giá trị tinh thần. Nhưng điều quan trọng là tất cả những giá trị ấy phải hướng tới hai mục tiêu: một là vì sự tồn tại và phát triển bền vững của cơ quan tổ chức ấy; hai là để đóng góp cho sự phát triển của xã hội, của cộng đồng. Mà muốn phát triển bền vững được, các thành viên phải tạo cho cơ quan tập thể một vị trí nhất định trong xã hội. Muốn có vị trí thì phải có thương hiệu và uy tín riêng của mình. Ở đây xin nhấn mạnh thêm là những giá trị vật chất và tinh thần được tạo nên vì sự phát triển của công sở, cũng chính là vì những con người trong tập thể, vì những mục tiêu và đối tượng mà công sở hướng tới. Ví dụ như Trường ĐHKHXH&NV chúng ta đang hướng tới một nền giáo dục có chất lượng cao dành cho người học và trở thành đơn vị đi đầu trong sáng tạo, truyền bá tri thức và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao về KHXHNV, phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Từ mục tiêu này, Nhà trường mới xây dựng nên các chiến lược và kế hoạch phát triển trong từng giai đoạn. - So, are there specific differences in VHCS between different agencies? - Điều đó là tất nhiên. VHCS các cơ quan có những điểm chung nhưng cũng nhất thiết phải có những điểm riêng. Cái đặc điểm riêng này rất quan trọng. Như tôi đã nói ở trên là cái riêng này rất cần để tạo nên sự khác biệt, tạo nên thương hiệu, vị trí của mỗi cơ quan, tổ chức trong xã hội. Nó khẳng định anh là ai, anh đang làm gì, anh ở vị trí nào ... Ví dụ, trong các cơ sở đào tạo về KHXHNV trong cả nước thì Trường ĐHKHXH&NV phải có những đặc thù riêng của mình chứ. Việc xây dựng cái riêng ấy không phải là một điều đơn giản, thậm chí cần được bồi đắp và xây dựng trong một khoảng thời gian rất lâu. Tôi có một kỉ niệm rất vui cũng liên quan đến “nét riêng” ấy. Đó là khi đi dạy tại một cơ sở, tôi đã nhận được lời chia sẻ của một học viên, chị ấy nói với tôi: “Long time no see the way teachers teach”. Tôi đã rất vui và tự hào rằng cho đến giờ, chúng tôi và những giảng viên trẻ sau này vẫn đã và đang phát huy được cái “chất” hay là phong cách dạy rất đặc trưng của các thế hệ thầy cô giáo Tổng hợp - vốn rất nổi tiếng và được sinh viên yêu mến. Đấy, nét riêng ấy đã được bồi đắp, “ngấm” vào các thế hệ giáo viên nhà trường qua hàng bao nhiêu năm. - What are the manifestations of office culture in the activities of an agency, Professor? - Có rất nhiều quan điểm về vấn đề này theo nhiều cách tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên cách tiếp cận về văn hoá công sở phổ biến hiện nay thường thông qua 4 biểu hiện: Một là trình độ nhận thức của cá nhân trong tập thể, bao gồm: nhận thức về bản thân mình, tức là trả lời câu hỏi “ta là ai?” trong mối quan hệ với cộng đồng, tập thể; nhận thức về cơ quan của mình, tức là anh hiểu gì về nơi anh đang làm việc; nhận thức về trách nhiệm của cá nhân mình trong tập thể ấy. Nếu nhận thức sai sẽ đưa đến việc xây dựng các giá trị sai và hành động sai. Văn hoá nhận thức là tảng băng chìm và rất khó thể hiện ra trong VHCS. Nhưng nó lại là yếu tố cốt lõi chi phối các biểu hiện bên ngoài. Thông thường người ta cho rằng cứ có học vấn cao thì có văn hoá cao, có nhận thức cao, tức là định vị về bản thân và cơ quan của mình tốt. Những không hẳn như vậy. Có những người có học vấn cao nhưng vẫn định vị bản thân kém. Hai là, trình độ tổ chức và quản lí của một công sở. Đó là những phương pháp, biện pháp, cách thức điều hành hoạt động của bộ máy quản lí và lãnh đạo. Ví dụ: anh xây dựng bộ mấy cơ cấu của trường có hợp lí không, anh tuyển người như thế đã đúng chưa, tiêu chí đã hợp lí chưa, anh điều hành hoạt động như thế nào... Vẫn những con người ấy mà biết cách động viên thì kết quả làm việc của họ rất cao, họ hăng hái, nhiệt tình cống hiến. Ngược lại, nếu không có sự động viên, đánh giá đúng và kịp thời thì người ta sẽ chỉ làm việc cầm chừng mà thôi. Ba là, phong cách giao tiếp, ứng xử của các thành viên trong công sở. Đây là biểu hiện dễ nhìn thấy cho nên nhiều người dễ nhầm tưởng VHCS chỉ đơn thuần là văn hoá ứng xử mà thôi. Phong cách giao tiếp thể hiện cụ thể ở thái độ, ánh mắt, nét mặt, nụ cười... ; thể hiện ở cử chỉ và trang phục. Bốn là môi trường làm việc gồm: môi trường tự nhiên hay còn gọi là cảnh quan như: nhà cửa, lối đi vào, cổng cơ quan, cây cối, bài trí, trang hoàng... ; môi trường xã hội, tức là quan hệ giữa các thành viên trong công sỏ với nhau và với khách. - Currently, which manifestation of "poor" office culture is the most common and reprehensible, Professor? - Hiện nay, ở các công sở của Việt Nam có một bộ phận cán bộ công chức chưa định vị đúng bản thân mình trong mối tương quan với cộng đồng. Điều đó dẫn đến họ ứng xử sai như làm việc tắc trách, quan liêu... Thứ hai là theo một số nghiên cứu của người nước ngoài về Việt Nam thì một trong những điểm yếu nhất của VHCS Việt Nam đó chính là trình độ quản lí chưa cao, thiếu tính khoa học. Ví dụ: Có bộ máy, cơ chế hoạt động, có con người nhưng vì trình độ quản lí chưa cao nên không phát huy được hết tinh thần làm việc của cán bộ, làm giảm tinh thần sáng tạo của họ. Từ đó dẫn đến hiện tượng họ thiếu chính kiến hoặc không muốn bộc lộ chính kiến của mình. Đấy là kiểu làm việc “thiếu lửa”, là tình trạng chung ở trong các công sở của Việt Nam hiện nay. - But there are also opinions that with separate regulations on office culture, civil servants will be "boxed" in rigid principles on dress, communication, behavior...? - Tôi nghĩ đây hoàn toàn không phải là đóng khung hay hạn chế tự do của cá nhân. Trước hết, các nguyên tắc trong một tổ chức, một lĩnh vực hoạt động là cần thiết để đảm bảo cho hoạt động ấy diễn ra hiệu quả, đúng mục tiêu. Chúng ta sống với nhau và làm việc với nhau trong một tập thể thì mỗi người phải biết giảm bớt những cái cá nhân, cái riêng của mình vì cộng đồng chung, vì thương hiệu chung. Các nguyên tắc là cần thiết tạo sự đồng tâm, đồng thuận và tạo nên sức mạnh cho một cơ quan. Hơn nữa, đó không phải là một cái khung cứng mà là cái khuôn rất rộng, chỉ quy định những điều “không nên” và “không được”. Ngoài những điều ấy ra thì thì còn rất nhiều lựa chọn khác để mọi người tự do thực hiện. - So what principles should the regulations on office culture at the University of Social Sciences and Humanities be based on? - Tôi nghĩ nguyên tắc chung nhất là quy định ấy phải tạo nên các giá trị niềm tin hướng tới sự tồn tại và phát triển bền vững của Nhà trường, giúp tạo thương hiệu và uy tín của Trường ĐHKHXH&NV trong xã hội. Trên nguyên tắc chung nhất ấy, chúng ta mới cụ thể hoá ra các điều khoản quy định rõ những điều nên và không nên trong Nhà trường, bám theo 4 biểu hiện mà tôi đã nói ở trên. - In a university in general, what aspect should be paid special attention to when building a corporate culture? - Tôi nghĩ là nên chú trọng vào việc nâng cao nhận thức về bản thân, về nhà trường, trách nhiệm của cá nhân ấy trong nhà trường. Không chỉ có các cá nhân của tập thể có những nhận thức đúng mà họ còn phải góp phần định hướng nhận thức của xã hội nữa. Về tổ chức quản lí, chúng ta phải tập trung xây dựng và triển khai hai mảng hoạt động đặc thù và quan trọng là đào tạo và nghiên cứu khoa học sao cho hiệu quả. Về quan hệ ứng xử, có 2 mối quan hệ đặc thù là quan hệ giữa giảng viên - sinh viên và quan hệ giữa cán bộ viên chức - sinh viên. Xác định rõ được những đặc điểm riêng của trường đại học như vậy thì sẽ xây dựng được quy định đúng và “trúng” về VHCS trong trường đại học. - So what factors must be mentioned in the regulations on office culture at universities? - Bốn biểu hiện gồm: cognitive level,organizational and management level,communication styleandworking environmentAll of these should have specific regulations in the school's VHCS. Of course, the first two factors are more difficult to quantify and see, so they can be expressed in the form of principles rather than expressions. For example, the principle is that school staff need to be aware of their position, the position and mission of the school, and how to work consciously...- There is an opinion that the University of Social Sciences and Humanities should have formal daily work attire and festive attire for all staff. What do you think about this?- I think that a common daily uniform for staff is not necessary, but a common uniform should be available on holidays. Uniforms are a very recognizable sign and a unique feature of VHCS. There should not be uniforms on weekdays because the characteristics of our school are that many teachers come from other places to teach, and after teaching hours they return to their work units, so if we have to change their uniforms to suit, it will be a bit complicated. In my opinion, the daily uniform should only regulate the "should not" things. Holiday costumes for women can be ao dai or a summer dress, for example. Each department can have its own uniforms, both creating a difference and creating colorful diversity in a school festival.- After the regulation is issued, according to Associate Professor, how can civil servants truly understand and implement it correctly?- The draft Regulations on VHCS of the University should be brought to the departmental unions for discussion. Before the discussion, there should be specific directions to focus the discussion. However, I still think that there should be a few presentations to disseminate the need for regulations on VHCS in the university so that all staff can fully understand. Once they understand, the staff will enthusiastically support and contribute their opinions. And when the regulations are officially issued, all staff will certainly follow them.