文秘人员短期培训项目

1. 培训目标
- 提供基础知识并更新最新知识，以便学习者能够掌握和提高其组织、管理和执行文书工作的能力，从而为机构的文书工作做好秩序。
- 该计划为管理人员和文员配备了许多现代技能、工作方法和沟通技巧，以便他们能够很好地履行分配的职责，从而建立专业高效的工作方式，以满足行政改革的要求。
2. 训练对象
在国家机关从事行政、办公、文件和档案工作的人员；公共服务单位；党政机关、社会政治组织、社会专业组织、经济组织以及有需要的个人。
3. 训练时间
工作日或周六、周日。
4. 课程总知识
总学分为 5 学分（75 个课时），其中包括：
- 必修课程：3 学分
- 选修课程：1 学分
- 专业实践：1 学分
5. 所颁发文凭的类型
完成培训课程并满足所有培训课程要求的学生将获得证书。
- 证书名称：“记录管理”。
- 由越南河内国家大学社会科学与人文学院颁发的证书。
6. 培训计划内容

附录
根据课程安排制定的课程大纲

1. Học phần 1: Tổng quan về tổ chức quản lý công tác văn thư
Học phần cung cấp những kiến thức chung về công tác văn thư và tổ chức quản lý công tác văn thư của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giúp người học thực hiện đúng các quy định của nhà nước trong quá trình quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, có tư duy phản biện và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan để hoàn thiện hệ thống các quy định về văn thư trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Nội dung 1: Những vấn đề chung về tổ chức quản lý công tác văn thư
- Khái niệm tổ chức
- Khái niệm quản lý
- Khái niệm công tác văn thư
- 文件工作组织和管理的概念
文书工作的内容
组织和管理文档工作的意义
内容 2：组织和管理文档工作的措施
- 组织文秘部门
- 文职人员的选拔和安排
- 分发和发布有关文书工作的指令和指示
- 为机构内的官员和雇员组织文书工作方面的指导。
- 为文书工作投入资金和设施
文书工作的奖励与纪律
2. 模块 2：文件起草和签发技能
本课程为学习者提供文件系统的基本知识、文件起草要求，以及行政文件起草过程和方法的指导和实践。
内容1：当前文档系统的概述
- 法律文件系统
行政文档系统
专业技术文档系统
内容二：文件起草和签发的要求
- 对权限和使用的要求
- 对格式和演示技巧的要求
- 对内容和风格的要求
- 对流程和程序的要求
内容3：行政文件的起草和签发程序
- 确定解决方案和实施方案的目的、局限性、对象。
- 确定文档类型名称
收集和处理信息
- 拟定大纲并撰写初稿
- 草拟浏览/复制/签发文件
内容 4：文本编辑方法
决议的起草方法
- 官方文件的起草方法
报告撰写方法
- 会议记录方法
内容五：练习
- 起草行政文件
- 识别并纠正行政文件中常见的错误
3. 模块 3：文档管理和解决
本课程旨在帮助学员掌握机构和组织中文档管理的理论和实践知识。学员通过本课程学习，能够为办公室负责人、机构和组织领导提供文档管理方面的建议，同时也能直接完成分配的文档管理任务，从而确保机构和组织各项活动的书面信息准确无误。
内容 1：文档管理中的一般问题
基本概念
- 文档管理组织的目的和要求
- 国家文件管理法规
内容二：纸质文档管理
- 外发文件管理
- 收件管理
- 文档复制管理
- 机密文件管理
4. 模块 4：封条和密钥存储设备的管理和使用
本课程为学习者提供基础知识，使其了解机构和组织中有关印章管理和密钥存储设备的理论、法律和实践问题。
内容一：海豹概述
印章的概念
印章的含义
内容二：印章类型和表达形式
内容3：封条和密钥存储设备的管理和使用
- 规范印章管理和使用的国家文件
- 规范密钥存储设备的国家文件
冲压原理
封印保护
- 负责管理封条和密钥存储设备
5. 模块 5：准备和提交记录至机构档案库
本课程为学习者提供创建记录的理论和方法的基础知识，例如：机构和组织创建和管理记录的必要性；创建记录的基本要求；机构和组织建立记录清单的程序和方法；机构和组织管理活动中创建各种类型记录的程序和方法。
内容1：当前记录保存工作的概念、目的和意义
- 个人资料概念、当前个人资料概念、个人资料创建概念
- 当前记录类型
- 当前记录的目的和意义
内容 2. 个人资料的基本要求
- 该简介必须反映创建该简介的机构或部门的职能和任务。
- 文件中的文件必须彼此关联，并正确反映事件的顺序/工作解决的顺序。
文件内容必须高度可靠。
- 记录必须完整、准确地编目。
内容 3. 目前的备案方式
文件编制的基本方法
- 创建职位描述的方法
电子归档方式
内容 4：组织和管理记录
确定文件编制的责任人
- 管理各机构和部门的现有记录
6. 模块 6：电子文档和记录管理
本课程旨在帮助学员掌握机构和组织中文件和电子记录管理方面的理论、法律和实践知识。课程所学知识有助于学员为部门领导、机构和组织负责人提供文件和电子记录管理方面的建议，同时也能直接执行分配的文件和电子记录管理任务，从而为机构和组织的各项活动提供书面信息保障。
内容 1：电子文档管理中的一般问题
基本概念
电子文档管理组织的目的和要求
- 国家关于电子文档管理的法规
内容 2：电子文档管理操作
- 对外电子文档管理服务
- 收件电子文档管理
内容 3：电子档案创建流程
- 创建个人资料类别
- 将信息更新到系统中
- 创建配置文件代码
- 审查所有文件和记录
7. 模块 7：行政沟通技巧
本课程为学员提供行政沟通的基础知识。这些知识旨在帮助学员认识自身的沟通能力，同时培养和完善沟通技巧，使其能够有效地应用于日常生活和办公环境，尤其是在行政沟通方面。
内容1：一般沟通问题
- 概念
- 功能
沟通过程
行政沟通方式
沟通失败的原因
内容二：沟通技巧
倾听能力
口语能力
阅读能力
写作技巧
- 情绪掌控能力
内容三：行政沟通技巧
行政沟通原则
- 与上级沟通
- 与下属沟通
与同事沟通
8. 模块 8：活动组织技能
本课程为学员提供活动组织技能的基础知识。基于所掌握的理论知识和实践经验，学员能够在机构、组织和企业举办常见类型活动的过程中完成一些基本工作。
内容一：活动组织概述
- 活动概念、活动组织
- 对机构中的事件表格进行分类
- 活动组织在机构中的作用
活动组织者的要求
- 活动组织中的办公室职责
内容二：机构内的活动组织流程
- 确定活动的目标和主题
- 计划并实施活动筹备工作
- 事件实现
- 活动结束后解决后续工作
内容3：机构中一些常见活动的组织方法
- 组织研讨会和会议
- 组织机构成立周年纪念活动和授衔仪式
- 组织开幕式和就职典礼
9. 模块 9：咨询技巧
该课程提供员工工作的基本知识和技能，以帮助学习者承担并成功完成国家机构、企业或社会政治组织中的办公室专员工作。
内容一：咨询技能概述
- 概念
- 在行政活动中运用员工技能的情况
- 员工技能在行政活动中的作用
- 工作人员活动的要求和原则
内容二：有效的咨询技巧
- 有效的咨询流程
有效的咨询方法
10. 模块 10：演讲技巧
本课程提供演讲技巧方面的基础知识，包括演讲概念、演讲阶段和有效的演讲方法。在此基础上，学员能够将理论知识应用于实际的演讲活动中，并准确评估自身演讲的效果。
内容一：演示的概念和作用
- 演示概念
- 演讲技巧的概念
- 演讲技巧的作用
内容 2：演示活动的要求
- 内容要求
方法要求
- 效率要求
内容三：有效的演讲技巧
准备演示文稿
做演示
- 评估结果
11. 模块 11：团队合作技能
本课程为学员提供团队合作技能的基础知识。在此基础上，学员能够培养团队沟通、团队领导、处理团队冲突等技能。本课程还有助于学员建立自信，并增强对自身在团队工作中角色的认知。
内容一：团队合作技能的概念和作用
- 团队概念和团队合作能力
工作组的特点
群体形成和发展的各个阶段
团队合作技能的作用
内容 2：小组活动成员的要求
团队负责人要求
- 对团队成员的要求
内容 3：团队合作技能内容
团队设计技能
- 团队合作中的沟通技巧
- 具备组织/主持小组会议的能力
- 评估和控制团队合作过程的技能
- 解决和管理团队内部冲突
12. 第十二模块：冲突管理技巧
本课程提供冲突管理方面的基础知识和技能，使学习者能够了解冲突的本质，能够区分有益的冲突和有害的冲突；知道如何根据自身角色和职责预防和解决机构和办公室中的冲突。
内容一：冲突概述
冲突的概念
冲突的起因
冲突的特征
- 对冲突的看法
内容二：对组织中的冲突类型进行分类
- 按机构内部关系进行分类
按尺寸分类
- 按属性分类
内容3：冲突管理和解决方法
防止有害冲突
促进有益冲突
冲突管理原则
冲突管理方法
冲突管理流程
13. 模块13：管理和领导技能
本课程为学习者提供领导和管理方面的基础知识和技能，帮助学习者灵活运用各项领导技能于实际的行政、办公室、文书和档案工作中；同时，学习者也将更清楚地认识到领导和管理所需技能的重要性。
内容一：领导与管理概述
领导力的概念
- Khái niệm quản lý
领导力和管理技能的概念
领导技能的分类
关于领导力的一些思考和理论
内容二：一些领导技能
引领变革
组织内部的知识发展
- 构建组织文化
公开演讲
人员的选拔、评估和使用
- 领导力中的权力运用
14. 模块 14：时间管理技能
本课程提供时间管理技能的基础知识。在此基础上，学员能够将相关理论应用于工作中，并在机构、组织、企业和个人工作及生活中有效地利用时间。
内容一：时间管理概述
时间管理的概念
- 时间管理的内容
时间管理的意义
内容二：有效的时间管理技巧
了解自己
了解工作内容
- 整洁的
工作效率更高
提高沟通效率
- 时间控制
内容3：在办公室行政管理中应用时间管理技巧
- 执行办公室行政职能的时间管理
- 根据办公室职位进行时间管理
15. 模块15：信息技术在文书工作中的应用
本课程为学习者提供信息系统、信息网络及其在文书工作中的应用的基础知识；同时，使学习者具备基本技能，以帮助他们应用和评估信息技术在机构文书工作中的应用效果。
内容 1：计算机网络概述
- 概念
计算机网络的目的和应用
网络分类
- 网络分层架构
网络标准化
内容二：文书工作信息系统的分析与设计
办公室文档管理信息系统
- 文书工作中的数据流模型
需要构建的数据模型和数据库
- 程序系统的基本功能
内容 3：使用该程序管理收发文档
- 登记寄出文件
搜索文本
- 打印报告
- 登记收到的文件
- 传输和搜索收到的文件
- 打印收到的文本报告
16. 模块 16：ISO 9000 在文档管理中的应用
本课程为学习者提供 ISO 9000 标准在文档管理中应用的基本知识，例如概念、作用和益处，质量管理体系的要求，在实践中应用该标准的程序，以及一些经验教训。
内容 1：ISO 9000 标准集概述
相关术语
- 介绍 ISO 9000 标准集
- ISO 9000 标准的应用原则
应用 ISO 9000 标准的益处
内容2：ISO 9000标准在文件工作中的应用过程
- 申请流程
- 负责实施
内容3：在文书工作中实践应用ISO 9000标准
- 制定文秘部门的规章制度和质量目标
- 练习按照 ISO 9000 标准构建一些业务流程
17. 模块 17：办公室文化
本课程旨在帮助学员清晰理解组织中形成的文化规范及其对职业活动的影响。尤其重要的是，本课程旨在提升学员的意识，使其认识到通过在工作场所贯彻文化规范，能够促进办公室员工在构建、维护和保护组织形象方面所发挥的作用。
内容一：办公室文化的一般理论
- 文化概念，办公文化
办公室文化的特点
影响办公室文化的因素
- 评估办公室文化的标准
办公室文化的作用
内容二：办公文化方面的法律法规
- 需要制定有关办公文化的法律法规
- 构建办公文化法律法规的过程
- 当前办公文化的一些法律法规
内容 3：办公室文化建设的指导和措施
机构和组织领导者的职责
办公室领导的职责
官员、公务员和成员的职责
18. 模块 18：办公室接待
本课程提供有关机构和组织接待及接待工作的基本理论和实践知识，帮助学员为办公室领导和机构、组织的领导提供接待工作方面的建议；同时，他们能够直接执行分配的接待任务，为维护、建立和发展机构、组织和企业之间的关系做出贡献。
内容一：机构和组织接待工作概述
概念和术语
- 接待工作内容
接待员的职责
接待工作的重要性
内容2：负责组织和执行接待工作
机构领导的责任
办公室及办公室领导的职责
- 部门领导的职责
接待部门及接待人员的职责
- 管理人员和员工的职责
内容3：办公室接待员职责
- 塑造机构形象
- 迎接和接待客人时的接待礼仪
- 活动和会议组织中的接待礼仪
- 沟通礼仪、待客之道和风格
- 内部接待协议
19. 模块19：秘书工作
本课程帮助学习者了解秘书和行政助理的角色、职位和基本任务，确保学习者清楚地理解和知道如何使用一些基本操作工具。
内容一：秘书的职责和职位
秘书的概念
- 机关、组织和企业秘书的职责和职位
内容二：秘书的基本技能和职责
- 支持领导者进行时间管理
- 接待和呼叫管理
签名
- 敦促并总结报告
- 起草和编辑文件
文件和记录管理
会议服务
- 为出差的领导提供支持
内容三：秘书的个人技能
信息技能
- 维护和发展人际关系的技能
个人危机管理技能