秘书工作短期培训项目

1. 培训目标
为学习者提供知识与方法指导，使学习者能够胜任机关、团体、企业等办公室的秘书或行政助理等职务；提高对总秘书、特别是执行秘书的任务、作用、职位和基本技能和专业知识的理解；自我练习掌握秘书的一些基本和必要的技能，如：收集、处理、综合信息；提供适当且有效的建议；按要求起草和管理文件；懂得如何在办公室中沟通、行为和规范人际关系；知道如何组织、管理时间并有效地执行分配的任务……
2. 培训对象
- 办公室主任、副主任；行政司（科）长、副司（科）长；办公室职员；办公室秘书；担任国家机关、企业、社会政治组织、社会专业组织的领导和管理职务的助理或私人秘书。
- 目前在中央和地方各级国家机关、企业和组织中从事行政办公部门工作的官员、公务员和公职人员；
- 中专、大专院校学生（特别是即将毕业、想在商务机关、政府机关工作的同学）；
- 需要提高秘书工作知识的组织和个人。
3. 训练时间
01月（工作日或周六周日）
4. 全面的课程知识
需累积的总学分为 05 个学分（75 节），其中包括：
- 必修课程：4个学分
- 选修课：1学分
- 专业实践：1学分
完成课程后，学员将获得以下知识：
- 知识方面：学习者掌握一般秘书和执行秘书的任务、作用、岗位和基本技能与操作的基本知识，例如：信息的收集与处理、文件的起草与管理、接待工作等；一些必要的技能例如：咨询技能、行政沟通技能、时间管理技能……
- 技能方面：学习者能够胜任并出色地完成机关、团体、企业办公室的秘书或行政助理的工作。
- 关于态度：学习者了解秘书和领导秘书职位在机构和组织中的地位和作用。
5. 颁发的文凭类型
完成培训课程并达到培训课程全部要求的学员将获得证书。
- 证书名称：“秘书技能”
- 越南河内国立大学社会科学与人文大学颁发的证书。
6.培训项目内容

注：课程附有详细大纲。
7. 教学设备
- 使用现代化的教室系统和设备，满足课程的学习和教学需求。
- 学生练习设备：文件套、模拟文件、模拟印章、A4 纸、笔、订书机……
8. 教师要求
讲师均为行政办公和文件档案教学领域的专家，拥有硕士或以上学位。
九、实施机构
培训班以在线方式或在学校或地方面对面举办，符合教育培训部、河内国家大学的培训和认证规定以及社会科学与人文大学的培训规定。其中，获得证书的条件如下：
- 学生缺课时间不得超过课程时长的2/3（包括实习）；
- 学生必须完成 02 场笔试或 02 场期末论文，包括《行政和办公室工作概述》和《一般秘书实践》考试或论文；
- 课程结束时的笔试或论文成绩必须达到5分或以上。

1. 模块一：行政及办公室工作概述
本课程旨在使学习者掌握行政办公室工作的基本知识、行政办公室工作的内容和性质以及对行政办公室工作人员的要求。
内容一：行政及办公室工作概述
- 行政理念
- 办公室概念
- 机构和企业的办公室
内容二：行政及办公室工作
- 概念
- 行政和办公室工作的性质
内容三：办公室行政人员要求
- 质量
- 容量
- 技能
2. 模块二：秘书实践入门
本课程提供有关秘书职业的基本知识，例如在机构、组织或企业工作的秘书的职位、角色、职能、任务、能力和素质。
内容一：秘书的职责和岗位
- “秘书”的概念
- 秘书的职责
- 秘书的职位和作用
内容二：秘书的基本技能和职责
- 基本操作
- 技能（专业技能和补充技能）
内容三：秘书的能力与素质
- 秘书的能力
- 秘书的素质
3. 模块三：信息收集与处理操作
本课程为学习者提供信息收集与处理的基本知识，例如概念、原则、要求和执行任务的程序。学习者还练习收集、处理和提供信息过程中的一些步骤。
内容一：信息收集和处理的总体概述
- 概念
- 信息收集和处理原则
- 信息收集和处理要求
内容二：信息收集与处理流程
- 确定信息需求
- 确定信息来源和信息收集方法
- 应用信息处理方法
- 提供信息
- 信息存储
内容3：练习收集和处理信息
- 收集信息
- 信息处理
4. 模块四：文件起草与管理
本课程旨在让学习者了解行政文书的文书制度、起草要求、程序、起草方法等基本知识；行政文件管理的原则、程序和方法。
内容一：文件系统总体概述
- 法律文书体系
- 行政文件系统
- 专业技术文件体系
内容二：文件起草要求及方法
- 需要编辑文本
- 文本编辑过程
- 部分行政文书的起草方法
内容三：文件管理的要求和方法
- 文件管理要求
- 外发文件管理流程
- 传入文件管理流程
- 职位简介创建流程
内容四：练习
- 起草行政文件
- 创建工作档案
5. 模块 5：归档操作
档案操作课程旨在让学习者对档案工作的作用以及档案操作的具体内容有基本的了解，帮助学习者掌握正确执行档案操作的技能，指导其他工作人员执行档案操作，同时，该课程帮助学习者具备管理和控制档案工作的思维方式。
内容一：文件收集及保管程序
- 档案收藏的定义
- 收集文件存档的意义
- 收集文件归档的基本任务
- 将文件收集到机构档案中的程序和方法
内容二：档案文献分类
- 档案文件分类的定义
- 文献分类的目的、原则和要求
- 机构档案文件的分类程序
内容三：档案文件价值认定程序
- 档案价值确定的定义
- 确定文件价值的原则
- 确定文件价值的方法
- 确定机构档案文件价值的具体标准
- 指导文件估价的工具
内容四：档案文件保存作业
- 档案保存的定义
- 保存档案文件的目的和原则
- 确定档案损坏的原因
- 组织档案文件保存
内容五：组织开展档案文献开发利用的专业活动
- 档案文献开发利用组织的定义
- 组织开展档案文献开发利用的目的和意义
- 档案文献开发利用的组织形式
- 负责提升档案文件的价值
6. 模块六：办公室接待
本课程提供机关团体接待及接待工作的基本理论与实践知识，帮助学习者为机关团体办公室领导、领导做好接待工作提供咨询；同时，有能力直接完成所分配的接待任务，为维护、建立和发展机关、组织及企业关系做出贡献。
内容一：机关团体接待工作概况
- 概念和术语
- 接待工作内容
- 接待员的职责
- 接待工作的重要性
内容二：负责组织开展接待工作
- 机构领导的责任
- 办公室和办公室领导的职责
- 单位领导的职责
- 接待部门及接待人员的职责
- 官员和雇员的职责
内容3：办公室接待员职责
- 树立机构形象
- 欢迎和接待客人时的接待礼仪
- 组织活动和会议的接待礼仪
- 沟通礼仪、与客人的行为和风格
- 内部接收协议
7. 模块七：有效咨询
本课程为学习者提供有效咨询的基本知识，例如概念、咨询工作的作用、咨询内容、原则和咨询流程。
内容一：员工工作概况
- 概念
- 工作人员的作用
- 咨询内容
- 员工的原则和要求
内容二：咨询流程及方法
- 咨询流程
- 有效的咨询方法
内容三：练习
- 情景练习
- 选择一个实际问题进行建议
8. 模块八：专业实践
该课程要求学习者体验现实，并将所学技能应用到学习者工作的机构、组织和企业的实践中。通过实践，学习者将准确评估自己的优势和劣势，从而成为一名专业的秘书。
课程成果：实际成果就是最终的论文。论文将被评估并作为向学习者授予证书的依据。
9. 模块九：行政沟通技巧
本课程为学习者提供行政沟通的基础知识。这些知识旨在帮助学习者认识自己的沟通能力，同时培养和完善沟通技巧，以便在日常生活、办公环境，尤其是行政沟通中有效运用。
内容1：一般沟通问题
- 概念
- 功能
- 沟通流程
- 行政沟通手段
- 沟通失败的原因
内容二：沟通技巧
- 倾听技巧
- 演讲技巧
- 阅读技巧
- 写作技巧
- 情绪控制技巧
内容三：行政沟通技巧
- 行政沟通原则
- 与上级沟通
- 与下属沟通
- 与同事沟通
10. 模块十：活动组织技巧
该课程为学习者提供活动组织技能的基础知识。通过所学理论与实践相结合，学习者能够胜任机关、团体、企业等各类常见活动实施过程中的一些基本工作内容。
内容一：活动组织概况
- 活动概念、活动组织
- 机构内活动形式的分类
- 活动组织在机构中的作用
-活动组织者的要求
- 活动组织办公室职责
内容二：代理机构活动组织流程
- 确定活动的目标和主题
- 策划并执行活动准备工作
- 活动执行
- 解决活动结束后的工作
- 内容3：机构内一些常见活动的组织方法
- 组织研讨会和会议
- 举办机构成立纪念日、授予称号仪式
- 组织开幕式和落成典礼
11. 模块11：演讲技巧
课程提供演讲技巧的基础知识：演讲概念、演讲阶段和有效的演讲方法。在此基础上，学习者能够将学科理论运用到实际工作中的演示活动中，并准确评估自身演示活动的成果。
内容一：演示的概念和作用
- 演示概念
- 演讲技巧的概念
- 演讲技巧的作用
内容二：演示活动要求
- 内容要求
- 方法要求
- 效率要求
内容三：有效的演讲技巧
- 准备演示文稿
- 进行演示
- 评估结果
12. 模块12：团队合作技能
该课程为学习者提供有关团队合作技能的基础知识。在此基础上，学习者能够培养团队合作技能，如：团队沟通、团队领导、处理团队冲突等……该课程还帮助学习者建立信心和对自己在工作组中执行任务的角色的认识。
内容一：团队合作技能的概念和作用
- 团体观念和团队合作能力
- 工作组的特征
- 群体形成和发展的阶段
- 团队合作技能的作用
内容二：团体活动成员要求
- 对团队领导的要求
- 对团员的要求
内容三：团队合作技能内容
- 团队设计技能
- 团队合作沟通能力
- 组织/主持小组会议的技能
- 评估和控制团队合作过程的技能
- 解决和管理小组内部的冲突
13. 模块13：冲突管理技巧
课程提供冲突管理的基本知识和技能，使学习者了解冲突的本质，能够区分有益的冲突和有害的冲突；懂得如何根据角色和职责预防和解决机构和办公室内的冲突。
内容一：冲突概述
- 冲突的概念
- 冲突的原因
- 冲突的特征
- 对冲突的看法
内容2：对组织中的冲突类型进行分类
- 按机构内部关系分类
- 按尺寸分类
- 按属性分类
内容三：冲突管理和解决方法
- 防止有害冲突
- 促进有益的冲突
- 冲突管理原则
- 冲突管理方法
- 冲突管理流程
14. 模块14：时间管理技巧
该课程提供时间管理技能的基础知识。在此基础上，学习者能够将学科理论应用于机关、组织、企业及个人的工作和生活中，有效地利用时间。
内容一：时间管理概述
- 时间管理概念
- 时间管理的内容
- 时间管理的意义
内容二：有效的时间管理技巧
- 了解自己
- 了解工作
- 整洁的
- 更好地工作
- 更有效地沟通
- 时间控制
内容三：在办公室管理中运用时间管理技巧
- 执行办公室行政职能的时间管理
- 根据办公室职位进行时间管理
15. 模块15：关系发展技巧
课程提供软技能，帮助学习者发展和提升自我，从而提升办公室管理和运营的专业水平，有效提升机构、组织和企业的整体运营质量。
内容一：关系发展技巧概述
- 工作关系
- 关系发展技能的作用
- 工作中发展关系的原则
内容二：发展工作关系的技巧
- 建立关系的技巧
- 关系维护技巧
- 关系发展技巧
16. 模块16：工作组织技能
该课程使学习者掌握主动、独立地开展实际工作过程中所需的技能。作为学习者的补充课程，工作组织能力是秘书工作的必备技能，能够帮助学生科学合理地控制时间和使用计划。
内容一：工作组织，工作组织在组织中的作用
- 工作组织的概念
- 工作组织的特点
- 工作组织的作用
- 工作组织的要求
内容二：组织部门工作
- 确定职能和任务
- 人员规划
- 定义职位描述
- 安排下属的工作
内容三：整理个人工作
- 确定工作优先级
- 排列文件
- 安排工作场所
- 信息管理
- 工作规划
17. 模块17：谈判技巧
课程为人们提供有关工作中谈判和讨价还价的一些基本知识，例如谈判和讨价还价的原则和要求；谈判流程和方法
内容一：谈判技巧概述
- 概念
- 角色
- 谈判的原则和要求
内容二：谈判过程
- 准备阶段
- 实施阶段
- 最后阶段
内容三：练习
- 与合作伙伴的谈判
- 与同事协商

18. 模块18：构建组织文化
该课程帮助学习者清楚地了解组织中形成的文化规范及其对专业活动的影响。特别是，该课程通过在工作场所实施文化标准来增强学习者对促进秘书在建立、维护和保护组织形象方面的作用的认识和自觉。
内容一：组织文化的一般理论
- 文化概念、组织文化
- 组织文化的特征
- 影响组织文化的因素
- 评估组织文化的标准
- 组织文化的作用
内容二：组织文化的法律规定
- 建立组织文化法律法规的必要性
- 建立组织文化的法律规范过程
- 当前一些关于组织文化的法律规定
内容三：组织文化建设的导向与措施
- 机关、组织、企业领导的职责
- 办公室经理的职责
- 官员、公务员和成员的职责