短期秘书培训计划

1. 培训目标
该培训旨在使学员掌握在机构、组织和企业办公室担任秘书和行政助理所需的知识和方法，从而胜任相关工作；加深学员对秘书（尤其是行政秘书）的职责、角色、职位、基本技能和专业实践的理解；并培养学员掌握以下基本秘书技能：收集、处理和整合信息；提供恰当有效的建议；根据要求起草和管理文件；在组织内部进行沟通、互动和管理人际关系；组织、管理时间并高效地完成分配的任务……
2. 培训目标受众
- 办公室主任和副主任；行政部门/处处长和副处长；办公室职员；办公室秘书；国家机关、企业或政治社会组织、社会专业组织的领导和管理职位的助理或私人秘书。
- 目前在中央和地方各级国家机关、企业和组织中从事行政和办公工作的官员、公务员和公共雇员；
- 来自职业学校、学院和大学的学生（特别是需要在公司或政府机构工作的应届毕业生）；
- 需要秘书技能培训的组织和个人。
3. 培训时长
1个月（工作日或周六周日）
4. 总课程负荷
总共需要获得 5 个学分（75 小时），其中包括：
必修课程：4 学分
- 选修课程：1 学分
- 实践培训：1 学分
完成本课程后，学员将掌握以下知识：
- 在知识方面：学习者将掌握秘书（特别是行政秘书）的职责、角色、职位、基本技能和专业实践等基本知识，例如：信息收集和处理、文件起草和管理、接待；以及一些基本技能，例如：咨询技能、行政沟通技能、时间管理技能等。
- 就技能而言：学习者将能够胜任机构、组织和企业办公室的秘书或行政助理的职责。
- 关于态度：学习者理解秘书和行政秘书在机构或组织中的地位和作用。
5. 所颁发文凭的类型
完成培训课程并达到所有课程要求的学员将获得证书。
证书名称：“秘书技能”
- 由越南河内国家大学社会科学与人文学院颁发的证书。
6. 培训计划内容

注：每个模块均附有详细的课程大纲。
7. 教学设备
- 利用现代化的教室和设备，有效满足课程的学习和教学需求。
- 学生练习所需器材：文件夹、模拟文件、模拟印章、A4 纸、笔、回形针等。
8. 教师要求
讲师均为行政管理-办公室管理和文档管理-档案管理领域的专家，拥有硕士或以上学位。
9. 实施
培训课程以线上或线下形式进行，授课地点包括大学或其他指定地点，所有课程均符合越南教育培训部、越南国家大学（河内）的培训认证规定以及越南社会科学与人文大学的培训条例。获得证书的条件如下：
- 学员缺席课程时长不得超过课程时长的 2/3（包括实践培训部分）；
- 学生必须完成两场笔试或两篇期末论文，包括“行政和办公室工作概述”课程的考试或论文以及“一般秘书技能”课程的考试或论文。
- 课程结束时的笔试或期末论文成绩必须达到 5 分或以上。

1. 模块 1：行政和办公工作概述
本课程旨在使学习者掌握行政和办公室工作的基本知识，包括此类工作的内容和性质，以及对行政和办公室人员的要求。
内容1：行政和办公工作概述
- 管理的概念
办公室的概念
- 机构和企业内的办公室
内容 2：行政和办公工作
- 概念
行政和办公工作的性质
第三部分：办公室行政人员要求
- 质量
- 容量
- 技能
2. 模块 2：秘书技能入门
本课程提供有关秘书职业的基本知识，包括在机构、组织或企业中工作的秘书的职位、角色、职能、职责以及必要的能力和素质。
内容一：秘书的职责和义务
- “秘书”的概念
秘书的职责
秘书的职位和职责
内容二：秘书的基本职责和技能
- 基本操作
- 技能（专业技能和辅助技能）
内容三：秘书的能力和素质
秘书的能力
秘书应具备的素质
3. 模块3：信息收集与处理技术
本课程为学习者提供信息收集和处理的基础知识，包括概念、原则、要求和流程。学习者还将练习信息收集、处理和传递过程中的一些步骤。
内容1：信息收集和处理概述
- 概念
信息收集和处理原则
- 信息收集和处理请求
内容二：信息收集和处理程序
- 确定信息需求
- 确定信息来源和信息收集方法。
- 应用信息处理方法
提供信息
- 存储信息
内容3：信息收集与处理实践
收集信息
信息处理
4. 模块 4：文件起草和管理技能
本课程为学习者提供有关文件制度、行政文件起草要求、起草流程和方法以及行政文件管理原则、流程和方法的基本知识。
内容 1：文档系统概述
- 法律文件系统
行政文档系统
专业技术文档系统
内容二：文件起草的要求和方法
- 请求起草文件
- 文件起草过程
- 某些行政文件的起草方法
第三部分：文档管理的要求和方法
- 文档管理要求
- 外发文档管理流程
- 收件管理流程
- 职位描述创建流程
内容 4：练习
- 起草行政文件
- 创建职位简介
5. 模块 5：归档操作
档案操作课程旨在使学习者对档案工作（特别是档案操作）的作用有基本的了解，帮助学习者正确地执行档案操作，指导其他工作人员执行档案操作，同时帮助学习者在档案工作中培养管理和控制思维。
内容一：文件收集和归档程序
- 档案文件集的定义
收集和存档文件的重要性
- 文件收集和归档的基本任务。
- 机构内文件归档的收集程序和方法。
内容 2：档案文件分类程序
- 档案文件分类的定义
- 文件分类的目的、原则和要求。
- 机构档案中文件分类程序
内容3：确定档案文件价值的程序
- 确定档案文件价值的定义
- 确定文件价值的原则
确定文件价值的方法
- 确定机构档案文件价值的具体标准。
- 用于指导确定文件价值的工具
内容 4：档案文件保存程序
- 档案文件保存的定义
档案文件保存的目的和原则
- 找出档案文件损坏的原因。
- 组织档案文件的保存工作
内容 5：与整理、利用和使用档案文件相关的操作。
- 指利用和使用档案文件的组织。
- 组织利用和开发档案文件的目的和意义。
- 利用和使用档案文件的组织形式
- 负责宣传档案文件的价值
6. 模块 6：办公室接待
本课程提供有关机构和组织礼仪及礼仪工作的基本理论和实践知识，使学习者能够就礼仪事宜向办公室领导和机构及组织的领导提供建议；并直接执行分配的礼仪任务，为维护、建立和发展机构、组织和企业内部的关系做出贡献。
内容一：机构和组织接待工作概述
概念和术语
- 接待职责内容
接待人员的职责
接待服务的重要性
内容 2：组织和实施接待服务的职责
机构领导的职责
办公室及办公室领导的职责
- 部门主管的职责
接待部门及接待人员的职责
- 管理人员和员工的职责
内容3：办公室接待员职责
- 塑造组织形象
- 迎接和接待客人时的礼仪和规范。
- 组织活动和会议的礼仪和规章制度。
与客人互动时的礼仪、举止和风格。
- 内部规章制度和礼仪
7. 模块 7：有效的咨询技巧
本课程为学习者提供有关有效咨询服务的基本知识，包括咨询服务的概念、作用、内容、原则和程序。
内容一：咨询工作概述
- 概念
咨询工作的作用
- 咨询内容
- 工作人员工作的原则和要求
内容二：咨询流程和方法
- 咨询流程
有效的咨询方法
内容 3：练习
案例研究
选择一个实际问题进行咨询。
8. 模块 8：实践培训
本课程要求学员获得实践经验，并将所学技能应用于他们目前工作的机构、组织和企业的实际工作情境中。通过实践练习，学员将准确评估自身的优势和劣势，从而成为专业的秘书。
课程成果：实践成果为一篇期末论文。该论文将进行评估，并作为授予学员证书的依据。
9. 模块 9：行政沟通技巧
本课程旨在为学员提供行政沟通的基础知识。学员通过学习，将掌握相关知识，从而认识自身的沟通能力，并发展和提升沟通技巧，以便在日常生活中，尤其是在工作场所和行政沟通环境中，都能有效地运用这些技巧。
内容一：关于沟通的一般性问题
- 概念
- 功能
沟通过程
- 行政沟通方式
沟通失败的原因
内容二：沟通技巧
倾听能力
口语能力
阅读能力
写作技巧
情绪控制能力
内容三：行政沟通技巧
行政沟通原则
- 与上级沟通
- 与下属沟通
- 与同事沟通
10. 第十模块：活动组织技巧
本课程旨在为学员提供活动组织技能的基础知识。通过学习理论知识和实践练习，学员将能够为机构、组织和企业执行常见类型活动的基本任务。
内容一：活动组织概述
- 活动和活动组织的概念
- 对组织中的事件类型进行分类
- 活动组织者在组织中的作用
- 活动组织者的要求
- 办公室在活动组织方面的职责
内容2：组织中的活动组织流程
- 确定活动的目标和主题。
- 规划和实施活动的准备工作。
- 事件执行
- 处理活动后任务
内容3：组织中一些常见活动的方法
- 组织研讨会和会议
- 组织机构成立周年庆典和颁奖典礼。
- 组织开幕式和就职典礼。
11. 第11模块：演讲技巧
本课程提供演讲技巧的基础知识：演讲的概念、演讲的阶段以及有效的演讲方法。在此基础上，学员将能够把课程理论应用于工作中的演讲活动，并准确评估自身演讲的效果。
内容一：演示文稿的概念和作用
- 演示的概念
- 演讲技巧的概念
- 演讲技巧的作用
内容 2：演示活动的要求
- 内容要求
方法论要求
- 效率要求
内容三：有效的演讲技巧
准备演讲。
做个演讲
- 评估结果
12. 第十二模块：团队合作技能
本课程为学员提供团队合作技能的基础知识。在此基础上，学员将能够培养团队沟通、团队领导和冲突解决等团队合作技能。本课程还有助于学员建立自信，并增强对自身在团队工作中角色的认知。
内容一：团队合作技能的概念和作用
团队的概念和团队合作技能
工作组的特点
群体形成和发展的各个阶段
团队合作技能的作用
内容 2：小组活动成员的要求
- 团队负责人要求
- 团队成员要求
内容3：团队合作技能
团队合作设计技能
- 团队合作中的沟通技巧
- 团队会议组织/主持能力
- 具备评估和监控团队合作过程的能力。
- 解决和管理团队内部冲突。
13. 第13模块：冲突管理技巧
本课程提供冲突管理方面的基础知识和技能，使学习者能够了解冲突的本质，区分有益的冲突和有害的冲突，并学习如何根据自身角色和职责，预防和解决组织和工作场所内的冲突。
内容一：冲突概述
冲突的概念
冲突的起因
冲突的特征
- 关于冲突的观点
内容二：组织内部冲突类型的分类
- 基于组织内部关系的分类
按尺度分类
- 按属性分类
内容3：冲突管理和解决方法
防止有害冲突
- 为了自身利益而挑起冲突。
冲突管理原则
冲突管理方法
冲突管理流程
14. 模块 14：时间管理技巧
本课程提供时间管理技能的基础知识。在此基础上，学习者将能够运用相关理论，在组织、企业以及个人生活和工作中有效地利用时间。
内容一：时间管理概述
时间管理的概念
- 时间管理的内容
时间管理的重要性
内容二：高效的时间管理技巧
了解自己
了解工作内容
- 整齐的
工作效率更高
更有效的沟通
时间管理
内容3：在办公室行政管理中应用时间管理技巧
- 执行办公室行政职能的时间管理
- 根据办公室职位进行时间管理
15. 模块15：人际关系发展技巧
本课程提供软技能，使学习者能够发展和提升自我，从而提高办公室管理和运营的专业性，并有效地为机构、组织和企业的整体运营质量做出贡献。
内容一：人际关系发展技能概述
- 工作场所关系
人际关系发展技能的作用
- 建立工作关系的原则
内容二：职场人际关系发展技巧
- 人际关系建立技巧
- 人际关系维护技巧
- 人际关系发展技能
16. 模块16：工作组织技能
本课程旨在培养学员积极主动、独立完成实际任务所需的技能。作为一门补充课程，工作组织能力对于秘书来说至关重要，它能帮助她们科学高效地管理时间并运用计划。
内容一：工作组织，工作组织在组织中的作用
工作组织的概念
工作组织的特点
工作组织的作用
- 工作组织的要求
内容二：部门工作组织
- 明确职能和职责
人员配备计划
- 明确职位描述。
- 向下属分配任务
第三部分：组织个人工作
- 确定任务优先级
整理文件
整理工作场所
信息管理
工作计划
17. 模块 17：谈判技巧
本课程为学员提供有关工作场所谈判的基本知识，包括谈判的原则和要求，以及谈判过程和方法。
内容一：谈判技巧概述
- 概念
- 角色
谈判的原则和要求
内容二：谈判过程
- 准备阶段
实施阶段
最后阶段
内容 3：练习
- 与合作伙伴进行谈判
- 与同事协商

18. 模块 18：构建组织文化
本课程旨在帮助学员理解组织内部形成的文化规范及其对职业活动的影响。尤其值得一提的是，本课程将提升学员对秘书在通过贯彻职场文化规范来塑造、维护和保护组织形象中所扮演角色的认识和理解。
内容1：组织文化的一般理论
- 文化和组织文化的概念
组织文化的特征
影响组织文化的因素
- 评估组织文化的标准
组织文化的作用
内容二：组织文化方面的法律法规
- 建立组织文化法律法规的必要性。
制定组织文化法律法规的过程
- 目前关于组织文化的法律法规有多种形式。
内容3：组织文化建设的方向和措施
机构、组织和企业领导者的职责
办公室主管的职责
官员、公务员和成员的职责