文件管理与归档短期培训项目

1. 培训目标
- 为学习者提供基础知识，并使其了解最新信息，以便他们能够掌握和提高组织、管理和执行文档管理及归档任务的能力，从而为机构内部这项工作的有序开展做出贡献。
- 该计划为专门从事文件管理和归档的管理人员和工作人员提供现代技能、工作方法和沟通技巧，以有效地履行其分配的职责，培养符合行政改革要求的专业高效的工作方式。
2. 培训目标受众
- 目前在中央和地方各级国家机关、企业和社会政治组织从事文件管理和归档工作的官员、公务员和雇员；
- 来自职业学校、学院和大学的学生（特别是需要在企业和政府机构办公室工作的应届毕业生）；
- 需要提高文档管理和归档知识的组织和个人。
3. 训练计划
工作日或周六、周日。
4. 总课程负荷
总共需要获得 5 个学分（75 小时），其中包括：
必修课程：3 学分
- 选修课程：1 学分
- 实践培训：1 学分
5. 所颁发文凭的类型
完成培训课程并达到所有课程要求的学员将获得证书。
证书名称：“文档管理与归档”
（“档案和记录管理”）
- 由越南河内国家大学社会科学与人文学院颁发的证书。
6. 培训计划内容

注：每个模块均附有详细的课程大纲。
7. 教学设备
- 利用现代化的教室和设备，有效满足课程的学习和教学需求。
- 学生练习所需器材：文件夹、模拟文件、模拟印章、A4 纸、笔、回形针等。
8. 教师要求
讲师均为行政管理-办公室管理和文档管理-档案管理领域的专家，拥有硕士或以上学位。
9. 实施
培训课程以线上或线下形式进行，授课地点包括大学或其他指定地点，所有课程均符合越南教育培训部、越南国家大学（河内）的培训认证规定以及越南社会科学与人文大学的培训条例。获得证书的条件如下：
- 学员缺勤不得超过课程时长的 20%（包括实践培训部分）；
- 学生必须完成一次笔试或一篇期末论文，其中包括文档管理和归档科目的考试或论文。
- 期末笔试或论文必须获得 5 分或以上。



 

1. 模块 1：文档管理和归档的组织与管理概述。
本课程提供有关文档管理和归档的通用知识，以及机构、组织或企业内部文档管理和归档的组织与管理。它帮助学员正确执行州级法规，开展文档管理和归档工作，培养批判性思维能力，并为机构领导提供建议，以改进机构、组织或企业内部的文档管理和归档法规体系。
内容 1：有关文件和档案管理的组织和管理的一般问题。
组织的概念
管理理念
- 文档管理和归档的概念。
- 组织和管理文件及档案工作的概念。
- 文件管理和归档工作的内容
- 组织和管理文件及档案工作的重要性。
内容 2：组织和管理文件及档案工作的措施。
- 整顿文件和档案部门。
- 招募和分配档案管理人员
- 分发和发布有关文件管理和归档的指令和指南。
- 为机构内的官员和工作人员组织文件管理和归档方面的培训课程。
- 投资于文件管理和归档的资金和设施。
- 文件管理和归档方面的奖励和惩戒措施。
2. 模块 2：文件起草和签发技能
本课程为学习者提供有关文档系统的基本知识、文档起草要求，以及行政文档起草过程和方法的指导和实践。
内容一：当前法律文件体系概述
- 法律文件系统
行政文档系统
专业技术文档系统
内容二：文件起草和签发的要求
- 关于权限和使用方面的要求
- 关于格式和演示技巧的要求
- 对内容和写作风格的要求
- 关于流程和程序的要求
内容三：行政文件的起草和签发过程
- 明确目的、范围、目标受众和实施计划。
- 确定文档类型
信息收集和处理
- 拟定提纲并撰写初稿。
- 文档草稿/副本/问题浏览器
内容 4：文本起草方法
- 决议草案的起草方法
- 起草官方文件的方法
报告撰写方法
- 会议记录方法
内容五：练习
- 起草行政文件
- 识别并纠正行政文件中常见的错误。
3. 模块 3：文档管理、印章管理和密钥存储设备
本课程提供基础知识，帮助学习者了解机构和组织中与文件管理和印章管理相关的理论、法律和实践问题。
内容 1：文档管理概述
- 文档管理的概念和目的
- 在专门的文档管理部门管理文档时，对文档系统进行分类。
内容 2：文档管理流程
- 收件管理
- 外发文件管理流程
- 机密文件管理程序
第三部分：封条和密钥存储设备的管理和使用
封印的概念
- 规范印章管理和使用的国家文件。
印章的含义
冲压原理
- 负责管理封条和密钥存储设备。
4. 模块 4：创建记录并提交至机构档案馆
本课程为学习者提供档案保存理论和方法的基础知识，包括：机构和组织创建和管理档案的必要性；档案保存的基本要求；机构和组织建立档案目录的过程和方法；以及机构和组织在管理活动中创建各种类型档案的过程和方法。
内容 1：当前记录保存实践的概念、目的和意义。
- 记录的概念、当前记录的概念、记录创建的概念。
- 当前文档类型
创建当前记录的目的和意义
内容 2. 文件的基本要求
- 记录必须反映创建该记录的机构或单位的职能和职责。
- 文件中的文件必须彼此关联，并准确反映事件/工作的顺序。
文件内容必须高度可靠。
- 记录必须完整、准确地编目。
内容 3. 当前文件编制方法
- 编制主要文件的方法
创建职位描述的方法
创建电子记录的方法
内容 4：组织和管理记录
- 明确文件准备工作的责任人。
- 管理机构/部门内的现有记录。
5. 模块 5：归档操作
档案操作课程旨在使学习者对档案工作（特别是档案操作）的作用有基本的了解，帮助学习者正确地执行档案操作，指导其他工作人员执行档案操作，同时帮助学习者在档案工作中培养管理和控制思维。
内容一：文件收集和归档程序
- 档案文件集的定义
收集和存档文件的重要性
- 文件收集和归档的基本任务。
- 机构内文件归档的收集程序和方法。
内容 2：档案文件分类程序
- 档案文件分类的定义
- 文件分类的目的、原则和要求。
- 机构档案中文件分类程序
内容3：确定档案文件价值的程序
- 确定档案文件价值的定义
- 确定文件价值的原则
确定文件价值的方法
- 确定机构档案文件价值的具体标准。
- 用于指导确定文件价值的工具
内容 4：档案文件保存程序
- 档案文件保存的定义
档案文件保存的目的和原则
- 找出档案文件损坏的原因。
- 组织档案文件的保存工作
内容 5：与整理、利用和使用档案文件相关的操作。
- 指利用和使用档案文件的组织。
- 组织利用和开发档案文件的目的和意义。
- 利用和使用档案文件的组织形式
- 负责宣传档案文件的价值
6. 模块 6：电子文档归档
本课程旨在为学习者提供电子文档管理（尤其是电子文档归档）的法律基础、理论和实践方面的基础知识。课程帮助学习者理解并执行电子文档归档的基本任务；组织和管理信息检索系统，从而最大限度地发挥电子档案的价值，满足各种需求。
内容 1：电子文档存储概述
基本概念
电子归档的形成过程和发展趋势。
电子文档归档管理系统
内容二：电子档案管理
- 电子文档和电子档案管理连续性模型。
电子存储的重要性
- 需要电子存储设备
电子文档归档管理系统简介
内容3：电子文档归档的基本操作
收集和补充电子文档
电子科学文件的组织
- 保存电子文档
- 组织电子档案文件的开发和使用。
7. 模块 7：行政沟通技巧
本课程旨在为学员提供行政沟通的基础知识。学员通过学习，将掌握相关知识，从而认识自身的沟通能力，并发展和提升沟通技巧，以便在日常生活中，尤其是在工作场所和行政沟通环境中，都能有效地运用这些技巧。
内容一：关于沟通的一般性问题
- 概念
- 功能
沟通过程
- 行政沟通方式
沟通失败的原因
内容二：沟通技巧
倾听能力
口语能力
阅读能力
写作技巧
情绪控制能力
内容三：行政沟通技巧
行政沟通原则
- 与上级沟通
- 与下属沟通
- 与同事沟通
8. 模块 8：活动组织技能
本课程旨在为学员提供活动组织技能的基础知识。通过学习理论知识和实践练习，学员将能够为机构、组织和企业执行常见类型活动的基本任务。
内容一：活动组织概述
- 活动和活动组织的概念
- 对组织中的事件类型进行分类
- 活动组织者在组织中的作用
- 活动组织者的要求
- 办公室在活动组织方面的职责
内容2：组织中的活动组织流程
- 确定活动的目标和主题。
- 规划和实施活动的准备工作。
- 事件执行
- 处理活动后任务
内容3：组织中一些常见活动的方法
- 组织研讨会和会议
- 组织机构成立周年庆典和颁奖典礼。
- 组织开幕式和就职典礼。
9. 模块 9：咨询技巧
本课程提供咨询工作的基本知识和技能，使学习者能够有效地承担和完成政府机构、企业或社会政治组织中办公室专业人员的任务。
内容 1：咨询技能概述
- 概念
- 在行政活动中运用咨询技巧的情况。
- 咨询技能在行政活动中的作用
咨询活动的要求和原则
内容二：有效的咨询技巧
有效的咨询流程
有效的咨询方法
10. 第十模块：演讲技巧
本课程提供演讲技巧的基础知识：演讲的概念、演讲的阶段以及有效的演讲方法。在此基础上，学员将能够把课程理论应用于工作中的演讲活动，并准确评估自身演讲的效果。
内容一：演示文稿的概念和作用
- 演示的概念
- 演讲技巧的概念
- 演讲技巧的作用
内容 2：演示活动的要求
- 内容要求
方法论要求
- 效率要求
内容三：有效的演讲技巧
准备演讲。
做个演讲
- 评估结果
11. 第11单元：团队合作技能
本课程为学员提供团队合作技能的基础知识。在此基础上，学员将能够培养团队沟通、团队领导和冲突解决等团队合作技能。本课程还有助于学员建立自信，并增强对自身在团队工作中角色的认知。
内容一：团队合作技能的概念和作用
团队的概念和团队合作技能
工作组的特点
群体形成和发展的各个阶段
团队合作技能的作用
内容 2：小组活动成员的要求
- 团队负责人要求
- 团队成员要求
内容3：团队合作技能
团队合作设计技能
- 团队合作中的沟通技巧
- 团队会议组织/主持能力
- 具备评估和监控团队合作过程的能力。
- 解决和管理团队内部冲突。
12. 第十二模块：冲突管理技巧
本课程提供冲突管理方面的基础知识和技能，使学习者能够了解冲突的本质，区分有益的冲突和有害的冲突，并学习如何根据自身角色和职责，预防和解决组织和工作场所内的冲突。
内容一：冲突概述
冲突的概念
冲突的起因
冲突的特征
- 关于冲突的观点
内容二：组织内部冲突类型的分类
- 基于组织内部关系的分类
按尺度分类
- 按属性分类
内容3：冲突管理和解决方法
防止有害冲突
- 为了自身利益而挑起冲突。
冲突管理原则
冲突管理方法
冲突管理流程
13. 第13单元：领导与管理技能
本课程旨在为学员提供领导力和管理方面的基础知识和技能，使其能够灵活地将各项领导技能应用于实际的行政、办公、文件管理和归档工作中。同时，学员也将更清晰地理解领导力和管理技能的重要性。
内容一：领导与管理概述
领导力的概念
管理理念
领导力和管理技能的概念
领导技能的分类
关于领导力的一些想法和理论
内容二：一些领导技能
引领变革
- 在组织内部发展知识
- 构建组织文化
公开演讲
人员的选拔、评估和利用
- 在领导力中运用权力
14. 模块 14：时间管理技巧
本课程提供时间管理技能的基础知识。在此基础上，学习者将能够运用相关理论，在组织、企业以及个人生活和工作中有效地利用时间。
内容一：时间管理概述
时间管理的概念
- 时间管理的内容
时间管理的重要性
内容二：高效的时间管理技巧
了解自己
了解工作内容
- 整齐的
工作效率更高
更有效的沟通
时间管理
内容3：在办公室行政管理中应用时间管理技巧
- 执行办公室行政职能的时间管理
- 根据办公室职位进行时间管理
15. 模块15：信息技术在文档管理和归档中的应用
本课程为学习者提供信息系统、信息网络及其在文档管理中的应用的基础知识；同时，也为他们提供基本技能，帮助他们在工作场所应用和评估信息技术在文档管理和归档方面的有效性。
内容一：计算机网络概述
- 概念
计算机网络的目的和应用
网络分类
分层网络架构
网络标准化
内容 2：文档管理信息系统的分析与设计。
行政办公室的文档管理信息系统
- 文档管理中的数据流模型
需要构建的数据模型和数据库
- 程序系统的基本功能
内容 3：档案信息系统的分析与设计。
存储管理信息系统
- 归档中的数据流模型
需要构建的数据模型和数据库
- 该程序的基本功能
16. 模块 16：ISO 9000 在文档和档案管理中的应用。
本课程为学习者提供基本知识，例如在文件和档案管理中应用 ISO 9000 标准的概念、作用和益处，质量管理体系的要求，在实践中应用该标准的过程，以及一些经验教训。
内容 1：ISO 9000 系列标准概述
相关术语
ISO 9000 标准简介
- ISO 9000 标准的应用原则
应用 ISO 9000 标准的好处
内容 2：ISO 9000 标准在文档管理和归档中的应用过程。
- 申请流程
- 负责实施
内容 3：ISO 9000 标准在文档管理和归档中的实际应用。
- 实践如何为文件管理和归档部门制定质量政策和目标。
- 练习按照 ISO 9000 标准构建多个业务流程。
17. 模块17：工作场所文化
本课程旨在帮助学员理解组织内部形成的文化规范及其对职业活动的影响。尤其值得一提的是，本课程将提升学员对办公室员工在通过践行职场文化规范来塑造、维护和保护组织形象中所扮演角色的认识和理解。
内容一：关于工作场所文化的一般理论
- 文化的概念，工作场所文化
工作场所文化的特征
影响工作场所文化的因素
- 评估工作场所文化的标准
工作场所文化的作用
内容二：工作场所文化方面的法律法规
- 制定工作场所文化法律法规的必要性。
- 制定有关工作场所文化的法律法规的过程。
- 当前一些关于工作场所文化的法律法规
内容 3：构建工作场所文化的方向和措施
机构和组织领导者的职责
办公室主管的职责
官员、公务员和成员的职责

18. 模块 18：办公室接待
本课程提供有关机构和组织礼仪及礼仪工作的基本理论和实践知识，使学习者能够就礼仪事宜向办公室领导和机构及组织的领导提供建议；并直接执行分配的礼仪任务，为维护、建立和发展机构、组织和企业内部的关系做出贡献。
内容一：机构和组织接待工作概述
概念和术语
- 接待职责内容
接待人员的职责
接待服务的重要性
内容 2：组织和实施接待服务的职责
机构领导的职责
办公室及办公室领导的职责
- 部门主管的职责
接待部门及接待人员的职责
- 管理人员和员工的职责
内容3：办公室接待员职责
- 塑造组织形象
欢迎和接待客人时的礼仪和规范。
- 组织活动和会议的礼仪和规章制度。
与客人互动时的礼仪、举止和风格。
- 内部规章制度和礼仪
19. 模块 19：秘书技能
本课程帮助学习者了解秘书和行政助理的基本角色、职位和职责，确保他们理解并知道如何使用一些基本的操作工具。
内容一：秘书的职责和义务
秘书的概念
- 秘书在机构、组织和企业中的职责和义务。
内容二：秘书的基本技能和职责
- 为领导者提供时间管理方面的支持。
- 接待和呼叫管理
- 签名
- 监测和汇总报告
- 起草和编辑文件
- 文档和文件管理
- 为会议服务
- 协助领导出差。
内容三：秘书的个人技能
信息技能
- 具备维护和发展人际关系的能力
个人危机管理技能