行政技能、办公室和文件档案短期培训项目

1. 培训目标
为学习者提供知识和指导，帮助他们提高对一些基本必要技能的理解和掌握，例如：收集、处理和综合信息并提供给机构和领导；就正确的职责提出有效建议；根据要求起草文件；妥善管理文件、档案和材料；熟练使用办公设备；了解如何在机构内沟通、行事和协调人际关系；了解如何有效地组织、部署和执行分配的任务……此外，还需履行一些专业文秘和档案人员的基本工作内容。
2. 训练对象
- 目前在中央和地方各级国家机关、企业、政治社会组织从事行政、办公、文件、档案工作的官员、公务员和公共雇员；
- 中学、学院和大学的学生（特别是即将毕业、希望在企业办公室和政府机构工作的学生）；
- 需要提高行政、办公和文件、档案知识的组织和个人。
3. 训练时间
1 个月（工作日或周六周日）
4. 课程总知识
总学分为 5 学分（75 个课时），其中包括：
- 必修课程：3 学分
- 选修课程：1 学分
- 专业实践：1 学分
5. 所颁发文凭的类型
完成培训课程并满足所有培训课程要求的学生将获得证书。
- 证书名称：“办公室行政、档案和记录管理技能”
- 由越南河内国家大学社会科学与人文学院颁发的证书。
6. 培训计划内容

注：课程附有详细教学大纲。
7. 教学设备
- 使用现代化的教室系统和设备，以满足课程的学习和教学需求。
- 学生练习用具：文件夹、模拟文件、模拟印章、A4纸、笔、订书机……
8. 教师要求
讲师均为行政管理-办公和文档-档案管理领域的专家，拥有硕士或以上学位。
9. 执行机构
培训课程以线上或线下形式在学校或指定地点举办，并严格遵守教育培训部、河内国家大学以及社会科学与人文大学的培训认证规定。具体而言，获得证书的条件如下：
- 学生不得缺席超过课程时长的 2/3（包括实践培训）；
- 学生必须完成 2 门笔试或 2 篇期末论文，其中包括行政办公技能和熟练程度考试或论文以及文件档案熟练程度考试或论文；
- 课程结束时的笔试或论文成绩为 5 分或以上。

 

1. 模块 1：行政和办公工作概述
本课程旨在使学习者掌握行政办公工作的基本知识，包括行政办公工作的内容和性质，以及从事行政办公工作的人员要求。
内容1：行政和办公工作概述
行政概念
- 办公室概念
- 机构和企业内的办公室
内容 2：行政和办公工作
- 概念
行政和办公工作的性质
内容3：办公室行政人员的要求
- 质量
- 容量
- 技能
2. 模块 2：文件和档案工作的组织和管理概述
本课程提供有关文件和档案工作的一般知识，以及机构、组织或企业的文件和档案工作的组织和管理；帮助学习者在管理和执行文件和档案工作的过程中正确执行国家法规，培养批判性思维，并建议机构领导完善机构、组织和企业的文件和档案管理制度。
内容1：文件和档案工作的组织和管理方面的一般问题
组织概念
管理理念
文书工作和档案工作的概念
- 文件和档案工作的组织和管理概念
- 文件和档案工作的内容
- 组织文件和档案管理工作的意义
内容 2：组织和管理文档及档案工作的措施
- 组织文件和档案部门
- 档案管理员的选拔和安排
- 分发和发布有关文件和档案工作的指令和说明
- 为机构内的官员和雇员制定文件和档案工作方面的指导方针
- 为文件和档案工作投资资金和设施
文件和档案工作中的奖励和纪律
3. 模块3：文件的起草和发布
本课程为学习者提供文件系统的基本知识、文件起草要求，以及行政文件起草过程和方法的指导和实践。
内容1：当前文档系统的概述
- 法律文件系统
行政文档系统
专业技术文档系统
内容二：文件起草要求
- 对权限和使用的要求
- 对格式和演示技巧的要求
- 对内容和风格的要求
- 对流程和程序的要求
内容3：行政文件起草流程
- 确定解决方案和实施方案的目的、范围、对象。
- 确定文档类型名称
收集和处理信息
- 拟定大纲并撰写初稿
- 草拟浏览/复制/签发文件
内容 4：文本编辑方法
决议的起草方法
- 官方文件的起草方法
报告撰写方法
- 会议记录方法
内容五：练习
- 起草行政文件
- 识别并纠正行政文件中常见的错误
4. 模块 4：文档管理、印章管理和密钥存储设备
本课程为学习者提供基本知识，使其了解机构和组织中文件管理和印章管理的理论、法律和实践问题。
内容 1：文档管理概述
- 文档管理的概念和目的
- 在专门的文档部门进行管理时，对文档系统进行分类
内容 2：文档管理操作
- 收件管理
- 外发文件管理
- 机密文件管理
内容3：封条和密钥存储设备的管理和使用
印章的概念
- 规范印章管理和使用的国家文件
印章的含义
冲压原理
- 负责管理封条和密钥存储设备
5. 模块 5：创建档案并提交档案
本课程为学习者提供创建记录的理论和方法的基础知识，例如：机构和组织创建和管理记录的必要性；创建记录的基本要求；机构和组织建立记录清单的程序和方法；机构和组织管理活动中创建各种类型记录的程序和方法。
内容1：当前记录保存工作的概念、目的和意义
- 个人资料概念、当前个人资料概念、个人资料创建概念
- 当前记录类型
- 当前记录的目的和意义
内容 2. 个人资料的基本要求
- 该简介必须反映创建该简介的机构或部门的职能和任务。
- 文件中的文件必须彼此关联，并正确反映事件的顺序/工作解决的顺序。
文件内容必须高度可靠。
- 记录必须完整、准确地编目。
内容 3. 目前的备案方式
文件编制的主要方法
- 创建职位描述的方法
电子归档方式
内容 4：组织和管理记录
确定文件编制的责任人
- 管理各机构和部门的现有记录
6. 模块 6：归档操作
档案操作课程旨在使学习者对档案工作（特别是档案操作）的作用有基本的了解，帮助学习者掌握正确执行档案操作的技能，指导其他工作人员执行档案操作，同时，该课程还帮助学习者培养管理和控制档案工作的思维方式。
内容1：文件收集和存储程序
- 档案收藏的定义
- 收集文件进行归档的重要性
- 收集文件进行归档的基本任务
- 将文件收集到机构档案库的程序和方法
内容 2：档案文件分类操作
- 档案文件分类的定义
文件分类工作的目的、原则和要求
- 机构档案文件分类程序
内容3：确定档案文件价值的程序
- 确定档案文件价值的定义
- 确定文件价值的原则
- 确定文件价值的方法
- 确定机构档案文件价值时所采用的具体标准
用于指导确定文件价值的工具
内容 4：档案文件保存操作
- 档案保存的定义
保存档案文件的目的和原则
- 找出档案损坏的原因
- 组织档案文件的保存工作
内容五：组织利用和使用档案文件的专业活动
- 定义用于开发和使用档案文件的组织
组织利用和使用档案文件的目的和意义
- 档案文件的利用和开发组织形式
- 负责宣传档案文件的价值
7. 模块 7：电子文档存储
本课程为学习者提供与电子文档管理（特别是电子文档归档）的法律基础、理论和实践相关的基本知识，帮助学习者理解和执行电子文档归档的基本操作；组织和管理信息检索系统，以提升电子档案的价值，满足不同的需求。
内容 1：电子文档存储概述
基本概念
电子归档的形成过程及发展趋势
电子档案管理系统
内容 2：电子档案管理
电子文档管理和电子档案的连续性模型
电子存储的重要性
- 需要电子存储设备
- 介绍电子档案管理系统
内容3：电子文档归档的基本操作
收集和补充电子文档
电子文件的科学组织
电子文档的保存
组织电子档案的开发和利用
8. 模块 8：行政沟通技巧
本课程为学员提供行政沟通的基础知识。这些知识旨在帮助学员认识自身的沟通能力，同时培养和完善沟通技巧，使其能够有效地应用于日常生活和办公环境，尤其是在行政沟通方面。
内容1：一般沟通问题
- 概念
- 功能
沟通过程
行政沟通方式
沟通失败的原因
内容二：沟通技巧
倾听能力
口语能力
阅读能力
写作技巧
- 情绪掌控能力
内容三：行政沟通技巧
行政沟通原则
- 与上级沟通
- 与下属沟通
与同事沟通
9. 模块 9：活动组织技能
本课程为学员提供活动组织技能的基础知识。基于所掌握的理论知识和实践经验，学员能够在机构、组织和企业举办常见类型活动的过程中完成一些基本工作。
内容一：活动组织概述
- 活动概念、活动组织
- 对机构中的事件表格进行分类
- 活动组织在机构中的作用
活动组织者的要求
- 活动组织中的办公室职责
内容二：机构内的活动组织流程
- 确定活动的目标和主题
- 计划并实施活动筹备工作
- 事件实现
- 活动结束后解决后续工作
内容3：机构中一些常见活动的组织方法
- 组织研讨会和会议
- 组织机构成立周年纪念活动和授衔仪式
- 组织开幕式和就职典礼
10. 模块 10：咨询技巧
该课程提供员工工作的基本知识和技能，以帮助学习者承担并成功完成国家机构、企业或社会政治组织中的办公室专员工作。
内容一：咨询技能概述
- 概念
- 在行政活动中运用员工技能的情况
- 员工技能在行政活动中的作用
- 工作人员活动的要求和原则
内容二：有效的咨询技巧
- 有效的咨询流程
有效的咨询方法
11. 第11模块：演讲技巧
本课程提供演讲技巧方面的基础知识，包括演讲概念、演讲阶段和有效的演讲方法。在此基础上，学员能够将理论知识应用于实际的演讲活动中，并准确评估自身演讲的效果。
内容一：演示的概念和作用
- 演示概念
- 演讲技巧的概念
- 演讲技巧的作用
内容 2：演示活动的要求
- 内容要求
方法要求
- 效率要求
内容三：有效的演讲技巧
准备演示文稿
做演示
- 评估结果
12. 模块 12：团队合作技能
本课程为学员提供团队合作技能的基础知识。在此基础上，学员能够培养团队沟通、团队领导、处理团队冲突等技能。本课程还有助于学员建立自信，并增强对自身在团队工作中角色的认知。
内容一：团队合作技能的概念和作用
- 团队概念和团队合作能力
工作组的特点
群体形成和发展的各个阶段
团队合作技能的作用
内容 2：小组活动成员的要求
团队负责人要求
- 对团队成员的要求
内容 3：团队合作技能内容
团队设计技能
- 团队合作中的沟通技巧
- 具备组织/主持小组会议的能力
- 评估和控制团队合作过程的技能
- 解决和管理团队内部冲突
13. 第13模块：冲突管理技巧
本课程提供冲突管理方面的基础知识和技能，使学习者能够了解冲突的本质，能够区分有益的冲突和有害的冲突；知道如何根据自身角色和职责预防和解决机构和办公室中的冲突。
内容一：冲突概述
冲突的概念
冲突的起因
冲突的特征
- 对冲突的看法
内容二：对组织中的冲突类型进行分类
- 按机构内部关系进行分类
按尺寸分类
- 按属性分类
内容3：冲突管理和解决方法
防止有害冲突
促进有益冲突
冲突管理原则
冲突管理方法
冲突管理流程
14. 模块 14：领导技能
本课程为学习者提供领导和管理方面的基础知识和技能，帮助学习者灵活运用各项领导技能于实际的行政、办公室、文书和档案工作中；同时，学习者也将更清楚地认识到领导和管理所需技能的重要性。
内容一：领导与管理概述
领导力的概念
管理理念
领导力和管理技能的概念
领导技能的分类
关于领导力的一些思考和理论
内容二：一些领导技能
引领变革
组织内部的知识发展
- 构建组织文化
公开演讲
人员的选拔、评估和使用
- 领导力中的权力运用
15. 模块15：时间管理技能
本课程提供时间管理技能的基础知识。在此基础上，学员能够将相关理论应用于工作中，并在机构、组织、企业和个人工作及生活中有效地利用时间。
内容一：时间管理概述
时间管理的概念
- 时间管理的内容
时间管理的意义
内容二：有效的时间管理技巧
了解自己
了解工作内容
- 整洁的
工作效率更高
提高沟通效率
- 时间控制
内容3：在办公室行政管理中应用时间管理技巧
- 执行办公室行政职能的时间管理
- 根据办公室职位进行时间管理
16. 模块16：ISO 9000在办公室管理中的应用
本课程为学习者提供基本知识，例如在办公室管理中应用 ISO 9000 标准的概念、作用和益处，质量管理体系的要求，在实践中应用该标准的程序，以及一些经验教训。
内容 1：ISO 9000 标准集概述
相关术语
- 介绍 ISO 9000 标准集
- ISO 9000 标准的应用原则
应用 ISO 9000 标准的益处
内容2：ISO 9000标准在办公工作中的应用过程
- 申请流程
- 负责实施
内容3：在办公工作中实践应用ISO 9000标准
- 为办公室部门制定建设政策和质量目标
- 练习按照 ISO 9000 标准构建一些业务流程
17. 模块 17：办公室文化
本课程旨在帮助学员清晰理解组织中形成的文化规范及其对职业活动的影响。尤其重要的是，本课程旨在提升学员的意识，使其认识到通过在工作场所贯彻文化规范，能够促进办公室员工在构建、维护和保护组织形象方面所发挥的作用。
内容一：办公室文化的一般理论
- 文化概念，办公文化
办公室文化的特点
影响办公室文化的因素
- 评估办公室文化的标准
办公室文化的作用
内容二：办公文化方面的法律法规
- 需要制定有关办公文化的法律法规
- 构建办公文化法律法规的过程
- 当前办公文化的一些法律法规
内容 3：办公室文化建设的指导和措施
机构和组织领导者的职责
办公室领导的职责
官员、公务员和成员的职责
18. 模块 18：办公室接待
本课程提供有关机构和组织接待及接待工作的基本理论和实践知识，帮助学员为办公室领导和机构、组织的领导提供接待工作方面的建议；同时，他们能够直接执行分配的接待任务，为维护、建立和发展机构、组织和企业之间的关系做出贡献。
内容一：机构和组织接待工作概述
概念和术语
- 接待工作内容
接待员的职责
接待工作的重要性
内容2：负责组织和执行接待工作
机构领导的责任
办公室及办公室领导的职责
- 部门领导的职责
接待部门及接待人员的职责
- 管理人员和员工的职责
内容3：办公室接待员职责
- 塑造机构形象
- 迎接和接待客人时的接待礼仪
- 活动和会议组织中的接待礼仪
- 沟通礼仪、待客之道和风格
- 内部接待协议
19. 模块19：秘书工作
本课程帮助学习者了解秘书和行政助理的角色、职位和基本任务，确保学习者清楚地理解和知道如何使用一些基本操作工具。
内容一：秘书的职责和职位
秘书的概念
- 机关、组织和企业秘书的职责和职位
内容二：秘书的基本技能和职责
- 支持领导者进行时间管理
- 接待和呼叫管理
签名
- 敦促并总结报告
- 起草和编辑文件
文件和记录管理
会议服务
- 为出差的领导提供支持
内容三：秘书的个人技能
信息技能
- 维护和发展人际关系的技能
个人危机管理技能