고도로 숙련된 사무직 직원에 대한 수요가 높습니다.

트란 손 퉁 씨 - CTM 투자무역 주식회사 대표이사

- 기업 경영자로서 사무 행정 부서의 역할을 어떻게 평가하십니까?

사무 부서는 정부 기관뿐 아니라 기업에서도 매우 중요한 역할을 합니다. 자문, 물류, 지원 등 포괄적인 기능을 수행하며, 주요 임무는 정보를 종합하고 처리하는 것은 물론, 경영진과 사업 관리를 지원하는 데 필요한 물리적, 기술적 조건을 확보하는 것입니다. 사무 부서의 성과는 조직의 원활한 운영을 좌우합니다. 조직의 운영 시스템을 직접적으로 지원하기 때문에 사무 부서 운영의 질은 전체 조직의 경영 효율성과 업무 방향에 결정적인 영향을 미칩니다. 따라서 사무 부서 운영의 질을 향상시키는 것은 모든 기업에게 필수적인 과제입니다.

- 귀사 사무부서의 기능 중 어떤 부분을 가장 중요하게 생각하십니까?

제가 운영하는 회사는 CTM 투자무역 주식회사로, 이전에는 건설부 산하 건설수출입공사였습니다. 이 회사는 국영기업이었으나 2004년에 민영화되어 10년 동안 시장에서 사업을 운영해 왔습니다. 더 이상 국가 보조금이나 계획 지원 없이 운영되면서 시장 경쟁 원칙에 맞춰 사업을 운영해야 했고, 상당한 압박 속에서 특히 고객 확보에 있어 적극적인 경영이 요구되었습니다. 무역, 수출입부터 인력 수출과 같은 전문 분야에 이르기까지 다양한 사업을 영위하고 있기 때문에 이러한 경영은 더욱 복잡합니다. 정보 접근, 정보 처리, 고객 발굴의 모든 과정은 주로 공식적이고 최초 접점인 사무국을 통해 이루어집니다. 따라서 저는 정보 처리 및 종합에 있어 사무국의 기능과 역량을 매우 중요하게 생각합니다. 정보가 더 빠르고 정확하며 민감하게 처리될수록 회사는 경쟁사보다 더 큰 기회와 이점을 확보할 수 있습니다. 물론 현대적인 통신 수단과 인터넷은 이제 널리 보급되어 유용하게 활용되고 있지만, 사무 직원과 사무 책임자의 역량과 전문성은 정보의 신속한 처리 능력에 있어 매우 중요하며, 심지어 생존을 좌우할 정도입니다. 매일같이 신속한 조치가 필요한 문제와 사건들이 끊임없이 발생합니다. 예를 들어, 노동 수출 분야에서는 노동자들이 배를 타고 먼 시장으로 파견되어 일하는데, 이러한 상황에서 문제가 신속하게 처리되지 않으면 노동자들의 권리뿐 아니라 우리 회사의 명성에도 심각한 영향을 미칠 수 있습니다.

그렇다면 현대 사무직 근로자에게 요구되는 조건을 구체적으로 말씀해 주시겠습니까?

베트남에서는 오랫동안 사무직 직원이나 지원 직원의 교육, 즉 사무실의 일반적인 업무에 대한 전문성 개발에 큰 관심을 기울이지 않았습니다. 대신 중앙 계획에 따른 보조금 지원 시스템에 크게 의존했기 때문에 정보 처리 업무는 중요하게 여겨지지 않았습니다. 당시 사무실의 역할은 주로 물류 및 인사 관리에 국한되었습니다. 그러나 현대 사회에서 사무실의 역할은 크게 변화하고 있습니다. 우리와 같은 기업의 실무 경험에 비추어 볼 때, 사무실 직원은 기업 경영진의 인사 관리 및 물류 지원 외에도 법률 문서 처리부터 점점 더 복잡해지는 비즈니스 상황에 대한 대응까지 신속하게 정보를 처리할 수 있는 능력을 갖춰야 합니다.

오늘날 정보 기술의 발달과 정보량의 급증으로 인해 사무직 근로자의 역량과 자격은 과거와는 크게 달라졌습니다. 과거에는 단순히 서류에 도장을 찍거나 타이핑하는 일만 하면 됐지만, 이제는 정보를 효율적이고 효과적으로 처리하기 위해 다양한 소프트 스킬을 갖춰야 합니다. 이들은 정보를 최초로 분류하고 신속하게 전달하는 역할을 담당합니다. 과거에는 종이 문서만 사용했지만, 이제는 이메일과 같은 다양한 기술적 수단을 활용할 수 있습니다. 따라서 국제화 시대인 오늘날, 사무직 근로자가 필요한 사회적 지식, 전문 지식, 외국어 능력을 갖추지 못하면 정보 처리 과정에서 많은 어려움을 겪게 될 것입니다. 오늘날의 사무직 근로자는 다재다능하고 뛰어난 기술을 보유하며 끊임없이 자신의 역량을 향상시켜야 합니다.

사무실에는 다양한 직책이 있으며, 각 직책마다 리더가 기대하는 바가 다릅니다. 사무직 직원은 꼼꼼하고 신중해야 하고, 행정 담당자는 역동적이고 적극적이며 폭넓은 시야를 가져야 합니다. 간단히 말해, 저는 직원들이 높은 책임감과 열정, 그리고 업무에 대한 애정을 가지고 일하기를 기대합니다. 전문적인 자격, 기술, 그리고 자질은 직원의 역량을 구성합니다. 기술 없이는 전문적인 업무 환경에서 살아남을 수 없습니다. 하지만 자질은 직원이 빛을 발하고 성공할 수 있도록 도와줍니다.

사회과학 및 인문대학교 사무관리 전공 학생들을 위한 수업 영상입니다.

- 현재 사무행정 인력 수요에 대한 전망을 말씀해 주시겠습니까?

이 분야의 인력 수요는 항상 높으며 상승 추세에 있습니다. 오늘날 기업들은 경영진을 완벽하게 보좌할 수 있는, 회사 정보를 독립적으로 처리하고 자문할 수 있는 고도의 역량을 갖춘 사무직원을 필요로 합니다. 사회과학인문대학교 기록학·사무학과와 같은 전문 교육기관에서 정규 교육을 받은 학생들은 외국어 능력, 뛰어난 의사소통 능력, 문제 해결 능력, 신속한 정보 처리 능력, 그리고 전문적인 업무 태도를 갖추어야 합니다. 이러한 역량을 갖춘 사무직원은 어떤 기업에서든 필요로 하며 높은 연봉을 지불할 의향이 있을 것입니다.

저희와 같은 주식회사에서는 운영의 효율성과 투명성에 대한 압력이 크기 때문에, 고도로 숙련된 사무직 직원이나 비서의 역할이 필수적입니다. 저희는 소속 부서와 신설 부서에 대해 매년 채용을 진행하며, 사무직 직원 채용을 매우 중요하게 생각합니다. 물론 채용 과정에는 선발과 해고가 수반됩니다. 자격 요건을 충족하는 사람이 있는 반면, 그렇지 않은 사람은 퇴사하게 됩니다.

- 귀하께서 사회과학인문대학교 기록학 및 사무관리학과 졸업생이시며, 회사에서 다양한 직책을 거쳐 최고 경영자가 되신 것으로 알고 있습니다. 학생들에게 귀하의 경험과 경력 발전 과정을 공유해 주시겠습니까?

20년 전, 저는 하노이 대학교 역사학부 기록학 프로그램(현재는 하노이 국립대학교 사회과학인문대학 기록학 및 사무관리 프로그램)을 졸업했습니다. 당시에는 진로가 상당히 불분명했고, 국제적인 교류, 기술, 현대적인 장비 면에서 지금처럼 유리한 환경이 아니었습니다. 오늘날의 학생들은 우리 때보다 훨씬 더 잘 준비되어 있습니다. 전공을 선택할 때 이미 구체적인 진로를 염두에 두고 있으며, 4년간의 대학 생활 동안 배우고 실무 경험을 쌓을 수 있는 많은 기회를 갖습니다. 이는 매우 중요합니다.

졸업 후 저는 회사에 입사하여 처음에는 사무직, 그 다음에는 비서, 그리고 나중에는 운영 부서에서 근무했습니다. 이후 부서장, 부사장, 그리고 현재는 대표이사로 승진했습니다. 제 전공 교육과 사무직 및 비서로 일하며 쌓은 실무 경험이 저의 발전에 크게 기여했다고 생각합니다. 대학에서는 문서 작성, 문서 관리, 기록 유지 등 다른 전공에서는 배우기 어려운 논리적 정보 처리 방법 및 행정 기술 등 일반적인 업무 방식을 익힐 수 있었습니다. 정보 수집, 처리, 보고의 중심인 사무실에서 구체적인 업무를 수행하면서 각 단계별 업무 처리 방식을 익히고 회사 운영 전반에 대한 포괄적인 시각을 갖게 되었습니다. 이러한 강점을 바탕으로 끊임없이 고민하고 필요한 기술을 연마하여 기업 운영 및 관리 분야에서 풍부한 지식과 기술을 축적할 수 있었습니다. 그 결과, 더 높은 직책으로 승진하고 역량을 더욱 발전시킬 수 있었습니다.

그러므로 저는 학생 여러분께 학업 기간 동안 컴퓨터 활용 능력부터 외국어, 의사소통 능력, 예절에 이르기까지 다양한 역량을 키우는 데 시간을 투자하라고 조언하고 싶습니다. 실무 경험을 쌓기 위해 적극적으로 아르바이트를 구하세요. 급여보다 배움의 경험이 더 중요하다고 생각합니다. 아르바이트는 무료로 배울 수 있는 기회이고, 경험을 쌓는 것이 핵심입니다. 학교 시간은 한정되어 있고, 실무 교육 기회는 기업이나 공공기관의 실제 업무 환경과 비교할 수 없을 정도로 제한적입니다. '실습을 통한 학습'이 미래의 진로에 큰 도움이 될 것입니다. 시험 합격만을 위해 공부한다면 졸업 후 사회에 적응하는 데 어려움을 겪고 성공하기까지 훨씬 더 오랜 시간이 걸릴 것입니다.

유용한 정보와 조언에 감사드립니다.