Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng mười lăm năm: nhìn lại và hướng tới

Cách đây 40 năm, mặc dù điều kiện đất nước lúc đó còn rất nhiều khó khăn, nhưng Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp đã kí văn bản cho phép thành lập Bộ môn Lưu trữ học đặt tại Khoa Lịch sử - Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội (Nay là trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn). Đây là một quyết định có ý nghĩa hết sức quan trọng, vì từ đó một ngành học tuy còn mới mẻ ở Việt Nam nhưng hết sức cần thiết cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước đã được hình thành và phát triển. Quyết định này thể hiện nhận thức sâu sắc và tầm nhìn chiến lược của Đảng và Nhà nước ta đối với công tác lưu trữ và việc đầo tạo đội ngũ cán bộ có trình độ cao cho ngành lưu trữ học. Từ trong điều kiện đất nước còn chiến tranh, các cán bộ đầu tiên phải nghiên cứu và làm việc ở nơi sơ tán, nhưng trong suốt thời gian gần 30 năm ở Khoa Lịch sử, bằng tâm huyết, tình cảm và trách nhiệm đối với nghề, các thế hệ thầy trò Bộ môn Lưu trữ học đã khắc phục mọi khó khăn, chủ động tìm tòi các giải pháp để từng bước ổn định và phát triển, góp phần quan trọng trong việc nghiên cứu các vấn đề lí luận và thực tiễn của lưu trữ học và đào tạo, cung cấp hàng trăm cán bộ lưu trữ cho các cơ quan từ trung ương đến địa phương. Năm 1996, để đáp ứng yêu cầu của đất nước trong thời kì đổi mới và hội nhập, theo đề nghị của Lãnh đạo Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã ban hành quyết định cho phép Bộ môn Lưu trữ học phát triển thành một khoa độc lập - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Quyết định này đã đánh dấu bước phát triển mới hết sức quan trọng của Khoa. Mười lăm năm qua, với tư cách là một đơn vị độc lập, Ban lãnh đạo và tập thể cán bộ, giảng viên cùng các thế hệ sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã không ngừng cố gắng, kế thừa và phát huy những thành tựu và kết quả của Bộ môn Lưu trữ học trước đây, tích cực mở rộng phạm vi và quy mô đào tạo sang lĩnh vực hành chính, quản trị văn phòng - một lĩnh vực đang có nhu cầu cao về nguồn nhân lực, đồng thời có vị trí hết sức quan trọng trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Được thành lập từ năm 1996 (trên cơ sở phát triển Bộ môn Lưu trữ học thuộc Khoa Lịch sử), đến nay, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) đã trải qua 15 năm xây dựng và phát triển. Mười lăm năm nhìn lại, các thế hệ cán bộ, sinh viên, học viên của khoa vẫn thường chia sẻ với nhau một niềm tự hào chính đáng: Bộ môn trước đây và Khoa hiện nay luôn là đơn vị tiên phong và đi đầu ở Việt Nam trong việc nghiên cứu và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao về hai lĩnh vực: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Nếu cách đây gần 45 năm (1967), Bộ môn Lưu trữ học thuộc Khoa Lịch sử (Trường Đại học Tổng hợp) là đơn vị đầu tiên được giao nhiệm vụ đào tạo sinh viên bậc đại học về Lưu trữ học ở Việt Nam, thì 15 năm trước (1996), Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cũng lại là đơn vị tiên phong đề xuất việc mở ngành đào tạo bậc cử nhân về Quản trị văn phòng¹. Khi đó, đất nước đã qua 10 năm đổi mới, nhưng số lượng các doanh nghiệp, các toà nhà cao ốc, các văn phòng hiện đại chưa phát triển mạnh như hiện nay nên vấn đề Quản trị văn phòng chuyên nghiệp cũng chưa được các cơ quan, doanh nghiệp quan tâm, chú trọng. Vậy mà chỉ sau 15 năm, theo thống kê chưa đầy đủ, đến nay đã có tới hơn 10 trường đại học và hơn 20 trường cao đẳng trong cả nước mở ngành đào tạo về Quản trị văn phòng². Điều đó cho thấy tầm nhìn xa của lãnh đạo nhà trường và những người có công “xây nền, đắp móng” đầu tiên cho ngành học ngày ở Việt Nam. Từ đó đến nay, Khoa không chỉ là đơn vị tiên phong mà còn khẳng định và luôn giữ vững được vị thế là cơ sở đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao (bậc đại học và sau đại học) đứng đầu cả nước trong lĩnh vực Lưu trữ học và Quản trị văn phòng³. Nhận thức rõ vị thế và sứ mệnh của một đơn vị đi đầu, nên trong suốt 15 năm qua, cán bộ, sinh viên toàn khoa đã liên tục cố gắng và nỗ lực không ngừng, tạo nên những đổi thay và những thành tựu rất đáng tự hào: - Từ 5 cán bộ đầu tiên khi thành lập khoa, đến nay, số lượng cán bộ cơ hữu và kiêm nhiệm của khoa đã tăng lên gấp 6 lần⁴, trong đó 90% cán bộ có trình độ thạc sĩ và tiến sĩ, 40% cán bộ có học hàm giáo sư và phó giáo sư. - Khi còn là Bộ môn ở Khoa Lịch sử, mỗi năm chuyên ngành Lưu trữ chỉ đào tạo từ 10-20 sinh viên chính quy. Sau khi trở thành khoa độc lập, quy mô đào tạo của khoa đã tăng lên gấp 10 lần. Hàng năm khoa thường xuyên tuyển sinh và đào tạo gần 100 sinh viên chính quy, từ 150 -200 sinh viên tại chức, khoảng 25 - 30 học viên cao học và 4 - 5 nghiên cứu sinh. - Nếu trước khi phát triển thành khoa độc lập, Bộ môn chỉ tập trung đào tạo hệ đại học chính quy thì 15 năm qua, Khoa đã mở rộng thêm nhiều hệ đào tạo khác như tại chức, liên thông và ngắn hạn. - Đặc biệt là, Bộ môn Lưu trữ - Lịch sử trước đây chỉ đào tạo sinh viên bậc đại học thì sau 15 năm, một trong những thành tựu nổi bật nhất của khoa là đã xây dựng và đang triển khai đào tạo hoàn chỉnh 3 bậc đào tạo gồm cử nhân, thạc sĩ và tiến sĩ cho ngành Lưu trữ học và đang xúc tiến các thủ tục để đào tạo bậc thạc sĩ về Quản trị văn phòng vào đầu năm tới. Cho đến nay, Khoa vẫn đang là đơn vị duy nhất ở Việt Nam được giao nhiệm vụ đào tạo cán bộ có trình độ sau đại học về Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. - Với sứ mệnh và vị thế trên đây, trong những năm qua, cán bộ của Bộ môn Lưu trữ - Lịch sử trước đây và Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hiện nay luôn đi đầu trong việc nghiên cứu, tập hợp và sáng tạo các tri thức về hai lĩnh vực nói trên thông qua việc đề xuất, tham gia và chủ trì hàng chục đề tài khoa học ở cấp nhà nước, cấp bộ, ngành, cấp Đại học Quốc gia…về các lĩnh vực: hành chính, quản trị văn phòng, văn bản học và lưu trữ học. Kết quả nghiên cứu đã được sử dụng để biên soạn các giáo trình, bài giảng và ứng dụng vào việc tham mưu, tư vấn cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Hệ thống giáo trình và bài giảng cũng như các sách chuyên khảo do cán bộ của Bộ môn và Khoa biên soạn đã và đang được sử dụng là tài liệu tham khảo chính trong các trường đại học và cao đẳng có đào tạo về lưu trữ học và quản trị văn phòng. Không những thế, nhờ có những nghiên cứu chuyên sâu, nên đội ngũ cán bộ khoa học của khoa cũng thường xuyên được các cơ quan quản lí mời tham gia các diễn đàn, hội thảo khoa học và góp ý cho các vấn đề quan trọng để phục vụ cho việc hoạch định chính sách và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các vấn đề liên quan đến quản trị văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ… - Với định hướng đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, nên hàng năm Khoa chỉ đề nghị trường cho phép tuyển sinh từ 70 -100 sinh viên /1 năm. So với các cơ sở đào tạo khác hiện nay, số lượng sinh viên như vậy là không lớn. Nhưng với phương châm đào tạo để người học không chỉ thạo nghề mà phải yêu nghề, muốn yêu nghề thì phải hiểu nghề, vì yêu nghề, hiểu nghề nên sẽ có trách nhiệm với nghề, nên sau khi ra trường, đội ngũ sinh viên, học viên được đào tạo tại khoa đã và đang phát huy những hiểu biết và tâm huyết của mình, góp phần tích cực vào việc tổ chức, quản lí, triển khai và thúc đẩy sự phát triển của lĩnh vực hành chính, văn phòng và công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Rất nhiều cựu sinh viên, học viên cao học của khoa hiện đang đảm trách những vị trí quan trọng trong Văn phòng và các cơ quan lưu trữ của Đảng và Nhà nước, các tổ chức xã hội và doanh nghiệp ở trung ương và địa phương hoặc đang là giảng viên có uy tín tại nhiều trường cao đẳng và đại học… Khoa rất tự hào về họ và chính họ cũng luôn nhớ và tự hào vì đã được đào tạo tại khoa. Đó là phần thưởng và động lực to lớn nhất cho những nỗ lực của đội ngũ cán bộ, giảng viên. - Lưu trữ học và Quản trị văn phòng là những ngành học có tính ứng dụng cao; nên tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và doanh nghiệp đều cần bổ sung thường xuyên nguồn nhân lực về hai lĩnh vực này. Chính vì vậy, trong những năm gần đây, sau khi tốt nghiệp, gần như 100% sinh viên đã tìm được việc làm tại các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và doanh nghiệp, trong đó tỉ lệ làm việc tại các doanh nghiệp khoảng 60 -70%. Đó là một thế mạnh của khoa trong việc đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu xã hội. - Không chỉ bó hẹp trong phạm vi quốc gia, 15 năm qua, Khoa đã góp phần đào tạo hàng chục cử nhân, thạc sĩ cho nước bạn Lào, đồng thời mở rộng quan hệ và hợp tác trong nghiên cứu và đào tạo với các nước trong khu vực và trên thế giới như Singapore, Nhật bản, Hàn quốc, Nga, Đức, Pháp…Hiện nay, Khoa có 2 cán bộ trẻ hiện đang là nghiên cứu sinh tại Pháp và Đức. Thông qua việc tiếp cận với tri thức và kinh nghiệm của các nước trên thế giới, trong tương lai, họ sẽ cùng với các cán bộ đang được đào tạo trong nước tiếp tục duy trì và phát triển khoa lên tầm cao mới. Với những thành tích và đóng góp như trên, tập thể khoa và hai giảng viên đã được Nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng ba, nhiều cán bộ của khoa được nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ và Bằng khen của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội. Mười lăm năm nhìn lại và suy ngẫm, bên cạnh những kết quả và thành tựu, cán bộ và sinh viên trong khoa nhận thấy vẫn còn những điều chưa được như mong đợi. Đội ngũ cán bộ của khoa còn mỏng, trong đó có tới 60% cán bộ cơ hữu là những người dưới 35 tuổi, chuyên môn vững nhưng trải nghiệm lại chưa nhiều, thời gian phải dành cho nhiều việc, trong đó có việc nâng cao trình độ chuyên môn ở cấp học cao hơn (tiến sĩ). Chính vì vậy, việc tập trung lực lượng để hoàn thành những công trình nghiên cứu ở quy mô lớn chưa thể triển khai. Tuy đã có nhiều biện pháp để đổi mới và nâng cao chất lượng nhưng sản phẩm đào tạo của khoa vẫn còn nhiều hạn chế. Các cơ sở tuyển dụng luôn mong muốn sinh viên của khoa phải được cung cấp nhiều hơn kiến thức thực tế và cập nhật nhanh những tri thức mới; nâng cao trình độ ngoại ngữ và tính linh hoạt, năng động trong công việc; đặc biệt là khả năng tổ chức, quản lí, điều hành trong môi trường luôn biến động… Mười lăm năm, nhìn lại để cùng hướng tới. Với nền tảng đã có và trên cơ sở những định hướng của Trường và Đại học Quốc gia Hà Nội, cán bộ và sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cùng đồng tâm, phấn đấu để hướng tới các mục tiêu sau: - Thứ nhất, tiếp tục khẳng định và giữ vững vị trí tiên phong và đi đầu trong hệ thống các cơ sở đào tạo bậc đại học và sau đại học ở Việt Nam về lĩnh vực Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Trong xu thế phát triển chung, hiện nay và sắp tới ở nước ta đã và sẽ có nhiều cơ sở đào tạo khác tiếp tục được hình thành và phát triển. Vì thế, Khoa không phải là đơn vị duy nhất đào tạo các lĩnh vực nói trên ở Việt Nam. Đó thực sự là một dấu hiệu đáng mừng, cho thấy sự phát triển, đồng thời cũng tạo ra nhiều cơ hội và thách thức mới cho khoa và các đơn vị đào tạo khác. Tuy nhiên, với sứ mệnh và vị thế hiện có, Khoa vẫn phải tiếp tục tiên phong và đi đầu trong nghiên cứu và đào tạo để cùng hỗ trợ và hợp tác với các đơn vị đào tạo khác, đồng thời nâng tầm phát triển của khoa ngang với trình độ một số nước trong khu vực. Đó là định hướng đòi hỏi cán bộ, sinh viên của khoa phải nỗ lực và quyết tâm cao. - Thứ hai, đối với lĩnh vực Lưu trữ học: Khoa chủ trương tiếp tục duy trì hướng nghiên cứu và đào tạo cơ bản như hiện nay, đồng thời mở rộng nghiên cứu và đào tạo nguồn nhân lực cho các lĩnh vực lưu trữ chuyên ngành như: tài chính, ngân hàng, đất đai, xây dựng, y tế, giáo dục…Đây là những lĩnh vực đang hình thành một khối lượng lớn các hồ sơ, tài liệu chuyên môn cần được tổ chức, bảo quản và khai thác thường xuyên, nhưng lại đang rất thiếu các nghiên cứu về lí thuyết, văn bản hướng dẫn và nhân lực có trình độ chuyên môn về lưu trữ. Ngoài ra, hiện nay các tài liệu điện tử và việc quản lí tài liệu trong môi trường điện tử cũng là vấn đề lớn đặt ra những hướng nghiên cứu mới của Khoa trong thời gian tới. - Thứ ba, đối với lĩnh vực Hành chính- Quản trị văn phòng: đây là lĩnh vực được Khoa xác định là hướng ưu tiên và có kế hoạch phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới. Sở dĩ Khoa định hướng như vậy là vì: + Trước đây, việc nhận thức và quan tâm đến vấn đề Hành chính- Quản trị văn phòng chưa được các cấp lãnh đạo và xã hội quan tâm đúng mức. Nhưng hiện nay, sự phát triển mạnh mẽ của tình hình kinh tế, xã hội ở Việt Nam đã làm thay đổi nhận thức về vấn đề này. Hàng ngàn cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và hàng trăm ngàn doanh nghiệp đang có nhu cầu đào tạo và tuyển dụng các nhân viên chuyên nghiệp vào làm việc ở khu vực/ bộ phận hành chính, văn phòng. + Trong khi đó, mặc dù các cơ sở đào tạo về Quản trị văn phòng ở Việt Nam đã và đang tăng lên, nhưng số lượng đào tạo hàng năm chưa đủ cung cấp cho nhu cầu xã hội. Vì thế, hiện nay rất nhiều trường trung cấp, cao đẳng trong cả nước đã mở ngành Quản trị văn phòng, đang cần bổ sung số lượng lớn đội ngũ giảng viên được đào tạo ở bậc cao và tạo áp lực đào tạo liên thông lên bậc đại học. + Trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đội ngũ lãnh đạo và đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo các văn phòng, phòng hành chính (hành chính - tổ chức, hành chính - nhân sự…), các nhân viên văn phòng tuy có trình độ học vấn cao, có kinh nghiệm thực tế, nhưng hầu như chưa được trang bị các kiến thức cơ bản và chuyên sâu về quản trị văn phòng. Những đối tượng này đang có nhu cầu được đào tạo ngắn hạn và đào tạo nâng cao ở bậc sau đại học về lí thuyết và phương pháp quản trị văn phòng của các nước tiên tiến và các kĩ năng, nghiệp vụ hành chính - văn phòng chuyên nghiệp. + Trong khi đó, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật và tư duy quản lí hiện đại đã tác động và tạo ra hệ thống lí thuyết cũng như khả năng ứng dụng rộng rãi các phương pháp quản trị văn phòng hiện đại và chuyên nghiệp vào thực tế hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Thực tế đó đòi hỏi đội ngũ cán bộ, giảng viên của Khoa không thể không đi sâu nghiên cứu và chuyển tải những kết quả nghiên cứu đó vào việc đào tạo nguồn nhân lực ở bậc cao, cung cấp và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao hơn của các cơ quan, doanh nghiệp trong thời kì đổi mới và hội nhập. Mười lăm năm, nhìn lại và đi tới, tập thể cán bộ, giảng viên và sinh viên của Khoa luôn nghi nhớ và tri ân công lao của những người xây nền, đắp móng, trong đó có sự đóng góp đặc biệt của Phó giáo sư Vương Đình Quyền và công sức của những người kế tiếp là Phó giáo sư Nguyễn Văn Hàm (Chủ nhiệm Khoa nhiệm kì 1996 -2005) và Phó giáo sư, tiến sĩ Đào Xuân Chúc (Chủ nhiệm Khoa nhiệm kì 2005 -2009). Sự phát triển của Khoa hôm nay và sắp tới luôn có và không thể thiếu sự quan tâm thiết thực của Lãnh đạo và các phòng ban chức năng của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; sự ủng hộ và giúp đỡ của Văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương; sự hợp tác của các cơ sở đào tạo khác trong cả nước và trí tuệ, sự tận tâm của các giảng viên kiêm nhiệm. Với những thành tựu rất đáng tự hào và khát vọng vươn tới, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà nội sẽ tiếp tục phát triển và đóng góp nhiều hơn nữa cho sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực bậc cao trong lĩnh vực Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Với khả năng nghiên cứu chuyên sâu, với sự tận tâm và nhiệt huyết, với phương pháp giảng dạy khoa học và hiện đại, đội ngũ cán bộ, giảng viên của Khoa luôn hướng đến phương châm: “đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ cao để hiểu nghề, yêu nghề, thạo nghề và có trách nhiệm với nghề”, nhằm góp phần thực hiện thành công chủ trương cải cách hành chính, đổi mới, hội nhập và phát triển./. ____________ ¹ Đến năm 2000, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh bắt đầu thành lập Bộ môn Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đặt tại Khoa Lịch sử để đào tạo nhân lực về hai lĩnh vực này cho khu vực phía nam. ² Theo thống kê trong Kỉ yếu Toạ đàm khoa học “ Hợp tác nghiên cứu và đào tạo về Quản trị văn phòng trong các trường đại học và cao đẳng ở Việt Nam” được tổ chức tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội, tháng 5 năm 2011 ³ Theo đánh giá của các đại biểu tham dự Toạ đàm khoa học tháng 5 năm 2011và các cơ sở tuyển dụng và sử dụng nhân lực do Khoa đào tạo (Báo cáo khảo sát phục vụ kiểm định, đánh giá chất lượng năm 2011 của khoa) ⁴ Hiện nay Khoa có 30 cán bộ (trong đó có 16 cán bộ cơ hữu và 14 cán bộ kiêm nhiệm).