Ngành Quản trị văn phòng - Chương trình đào tạo và cơ hội việc làm sau tốt nghiệp

Trên thực tế, đây không phải là ngành học mới hoàn toàn, vì ngành này đã được đào tạo ở Trường ĐHKHXH&NV từ năm 1997. Trong gần 20 năm qua, Quản trị văn phòng được đào tạo chung với Lưu trữ học (ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng). Hiện nay, do nhu cầu nhân lực về lĩnh vực này trên thị trường lao động ngày càng tăng cao, nên Quản trị văn phòng đã được tách thành ngành độc lập và bắt đầu tuyển sinh riêng từ năm học 2014 -2015.

Có thể nói, nhu cầu nhân lực ngành quản trị văn phòng ở Việt Nam hiện nay rất lớn, cụ thể như sau:

- Trong tất cả các cơ quan nhà nước, từ trung ương đến địa phương đều có bộ phận Văn phòng. Hàng năm các cơ quan nhà nước đều có nhu cầu tuyển dụng bổ sung các chuyên viên, nhân viên hành chính, văn phòng. Chỉ tính riêng văn phòng cấp bộ và cấp tỉnh, huyện, hàng năm thường xuyên tuyển dụng hàng trăm cán bộ mới.

- Cùng với các cơ quan nhà nước, hiện nay ở Việt Nam có hàng ngàn tổ chức chính trị  và tổ chức chính trị - xã hội. Đặc biệt hiện nay số lượng các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức nước ngoài hoạt động ở Việt Nam đang ngày càng tăng. Tất cả các tổ chức này đều cần có đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng để duy trì và triển khai hoạt động và làm cầu nối cho các quan hệ giao tiếp với nhà nước và các tổ chức khác.

- Hiện nay, mặc dù gặp nhiều khó khăn, nhưng tính đến cuối năm 2015, Việt Nam vẫn có khoảng gần 500.000 doanh nghiệp đang hoạt động, nhiều doanh nghiệp đang tiếp tục thành lập mới. Tất cả các doanh nghiệp đều có khu vực / hoặc bộ phận văn phòng và đều có nhu cầu tuyển dụng nhân viên, hoặc người quản lý văn phòng có trình độ chuyên môn tốt.

Như vậy, nếu cung cấp đầy đủ nhân lực về quản trị văn phòng cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp, thì số sinh viên đào tạo hàng năm phải lên tới hàng ngàn người. Trong khi đó, mặc dù được triển khai đào tạo từ cuối những năm 90 của thế kỉ trước, nhưng đến nay số lượng sinh viên ra trường chưa đáp ứng đủ nhu cầu của xã hội. Như vậy có thể nói, nhu cầu và cơ hội việc làm của ngành học này đã và sẽ tiếp tục tăng cao trong thời gian tới.

Sở dĩ nhu cầu nhân lực về lĩnh vực QTVP tăng cao bởi vì Văn phòng là khu vực và bộ phận hiện hữu trong tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng là nơi bộ máy lãnh đạo bàn thảo và ban hành các quyết định quản lí, là trụ sở liên lạc và giao dịch chính thức của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với các cơ quan, đối tác bên ngoài. Văn phòng là nơi thu thập và xử lí thông tin, là nơi tổ chức và theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quyết định quản lí đã được ban hành. Có thể nói, Văn phòng là bộ phận tham mưu đắc lực cho các cấp lãnh đạo và quản lí trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.

Chính vì thế, để đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển, các cơ quan, doanh nghiệp đều cần tuyển dụng những người được đào tạo về QTVP để có thể giúp lãnh đạo trong việc thu thập, xử lý thông tin; tham mưu và đề xuất các phương án giải quyết vấn đề; giúp lãnh đạo quản trị hệ thống thông tin hiệu quả và ứng dụng công nghệ thông tin; xây dựng hệ thống quy chuẩn cho hoạt động văn phòng; soạn thảo và chuyển giao văn bản; lưu trữ hồ sơ; tổ chức các sự kiện, hội họp và truyền thông, quảng bá, giới thiệu hình ảnh cơ quan; đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc; liên lạc, giao dịch và có quan hệ tốt với công dân, tổ chức, đối tác, khách hàng;

Để có thể đảm nhận được những nhiệm vụ trên, chương trình đào tạo của ngành học sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản sau đây:

- Thứ nhất là các môn học có tính lí luận nhằm trang bị cho người học những hiểu biết cơ bản về Khoa học quản trị; về Văn phòng và Quản trị văn phòng; về tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp; về năng lực, phẩm chất của nhà quản trị và quản trị văn phòng; về ứng dụng công nghệ mới trong quản trị văn phòng…

- Thứ hai là các môn học chuyên sâu về Quản trị văn phòng, nhằm giúp người học nắm vững và có khả năng thực hiện đúng các quy trình, nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng như: Quản trị hệ thống thông tin; Quản trị nhân sự văn phòng; Quản lý cơ sở vật chất; Nghiệp vụ thư kí, lễ tân văn phòng;  Nghiệp vụ tham mưu, tổng hợp; Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; Nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng; Nghiệp vụ truyền thông và quan hệ công chúng…

- Thứ ba là các môn học về kĩ năng hành chính và kĩ năng mềm. Đây là những kỹ năng rất cần thiết cho những ngừoi làm việc trong các văn phòng hiện đại và chuyên nghiệp như: Kĩ năng soạn thảo và ban hành văn bản; Kĩ năng quản lí, khai thác hồ sơ; Kĩ năng giao tiếp; Kĩ năng tổ chức hội họp và sự kiện; Kĩ năng tham mưu; Kĩ năng thuyết trình; Kĩ năng thu thập và xử lí thông tin, Kĩ năng quản lí thời gian, Kĩ năng kiểm soát và giải quyết xung đột…Những kĩ năng này đảm bảo cho người học không chỉ có tư duy, chuyên môn, nghiệp vụ mà còn có khả năng thích ứng với công việc, hoàn cảnh và các mối quan hệ luôn luôn biến động trong các văn phòng hiện đại.

Cùng với việc học các môn lý thuyết, sinh viên ngành Quản trị văn phòng sẽ được trường và khoa tổ chức đi thực tập thực tế tại Văn phòng các cơ quan nhà nước, văn phòng các tổ chức và văn phòng doanh nghiệp ngay từ năm thứ nhất và trong suốt thời gian học. Hiện nay trường và khoa có quan hệ chặt chẽ với Văn phòng các cơ quan trung ương; Văn phòng Ủy ban nhân dân các địa phương; Văn phòng thành ủy, tỉnh ủy, huyện ủy; Văn phòng các Tập đoàn, Tổng công ty và hàng trăm doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây là địa chỉ thực tập thực tế thường xuyên của sinh viên, nhờ vậy các kiến thức lý luận được gắn với thực tế, giúp sinh viên có kinh nghiệm làm việc ngay khi còn đang học. Ngoài thời gian học ở trường, một số sinh viên còn có cơ hội được nhận làm việc (bán thời gian) tại các cơ quan, tổ chức nói trên. 

Sau khi tốt nghiệp, sinh viên ngành Quản trị văn phòng có đủ điều kiện để đảm nhận những vị trí việc làm dưới đây:

- Chuyên viên, nhân viên văn phòng làm việc tại các bộ phận hành chính - tổng hợp; hành chính - tổ chức; hành chính - nhân sự ... trong Văn phòng các cơ quan nhà nước, Văn phòng các tổ chức xã hội từ trung ương đến địa phương và Văn phòng doanh nghiệp

- Nhân viên hành chính, lễ tân, văn thư, lưu trữ, thư ký văn văn phòng hoặc trợ lý hành chính tại Văn phòng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức; các chương trình, dự án;

- Có khả năng đảm nhiệm vị trí lãnh đạo hoặc phụ trách bộ phận hành chính, văn phòng tại các doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước và các tổ chức khác;

- Giảng viên, nghiên cứu viên tại các cơ sở đào tạo và nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng bậc trung cấp, cao đẳng và một số trường đại học;

Địa chỉ làm việc của sinh viên ngành Quản trị văn phòng rất rộng, gồm: Văn phòng các cơ quan nhà nước như Văn phòng Bộ; Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; Văn phòng các Sở, ban, ngành; Văn phòng của các cơ quan Đảng, Đoàn, Hội và Hiệp hội; Văn phòng các tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; Văn phòng các Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty và các loại hình doanh nghiệp khác

Sau khi tốt nghiệp hệ cử nhân, các sinh viên có cơ hội học lên bậc cao học, trở thành thạc sĩ ngành Quản trị văn phòng và nếu có điều kiện có thể học tiến sĩ các ngành về quản lý, quản trị.

Trong gần 20 năm qua, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường ĐHKHXH&NV (thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội) luôn là đơn vị tiên phong và giữ vị trí đứng đầu trong những cơ sở đào tạo bậc đại học về Quản trị văn phòng ở Việt Nam. Cho đến thời điểm hiện tại, 100% giảng viên của Khoa có trình độ sau đại học, trong đó hơn 60% có học vị TS và học hàm GS, PGS. Khoa có quan hệ hợp tác rộng mở với các trường đại học của Pháp, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singappore… Chất lượng đào tạo của Khoa được khẳng định qua kết quả khảo sát tỉ lệ sinh viên tốt nghiệp có việc làm cao (95% sau 3 tháng tốt nghiệp). Khoa đã tham gia kiểm định chất lượng đào tạo và được công nhận đạt chuẩn quốc gia.

Hy vọng các thông tin trên sẽ giúp các em có cơ sở để lựa chọn và quyết định. Chúc các em đạt được ước mơ!