Chúng tôi đã học PR như thế

Học bằng thực nghiệp: câu chuyện từ một môn học

Gần đây nhất, lớp môn học Tổ chức sự kiện của chúng tôi đã ghi dấu kết thúc bằng những sự kiện thật do chính chúng tôi tổ chức. Một đề bài mở cho tất cả trí tưởng tượng và sự sáng tạo được phát huy hết sức “Hãy tổ chức một sự kiện thật phục vụ một nhu cầu nào đó” được đưa ra từ thầy giáo, Thạc sĩ Trịnh Lê Anh – một MC nổi tiếng của VTV. Ai nấy cũng đều háo hức, lập nhóm, lên ý tưởng và nhanh chóng triển khai.

Mỗi nhóm một vẻ với những chủ đề thật khác nhau. Từ chương trình ca nhạc giải trí cho đến chương trình đối thoại học thuật. Các nhóm đã lần lượt trải qua hết những công đoạn của việc tổ chức sự kiện như: lên ý tưởng, lập kế hoạch, phân công công việc rồi triển khai. Công đoạn nào cũng có những chuyện dở khóc dở cười.

Có thể nói, lúc lên ý tưởng là “loạn” nhất. Nhóm trưởng chỉ có một nhưng có đến 29 nhóm viên với cả chục ý tưởng ào đến, việc thống nhất thành một mối thật sự rất khó.  Chúng tôi đã vote chọn ý tưởng như thi hoa hậu. Mỗi vòng lọc được 1 tí, đến top 3 mọi chuyện bắt đầu sáng sủa hơn và cuối cùng cũng có một “em ý tưởng được đăng quang” với đầy đủ tài (thông điệp) và sắc (concept).

Sau khi “bông hậu” lên ngôi, ban tổ chức bắt đầu những hoạt động cụ thể cho em ấy. Đầu tiên phải chọn địa điểm diễn. Có nhóm rất cực trong việc khảo sát địa điểm. Nơi rộng thì âm thanh kém, hơi chật thì tiếng lên “ngon”, nơi vừa rộng vừa âm thanh tốt thì người ta đòi tiền cao. Cuối cùng, bông hậu đã được ra mắt ở nơi vừa tầm, với âm thanh ánh sáng tạm ổn trong một không gian ấm cúng đủ cho một lượng quan khách nhất định.

Tiếp theo, câu chuyện hậu cần chuẩn bị, đàm phán có rất nhiều điều kì thú. Diễn giả là những người hết sức bận rộn nên việc liên hệ và đàm phán không phải lúc nào cũng thuận buồm xuôi gió. Có diễn giả thì đúng ngày sự kiện mới ở nước ngoài về, người khác thì trước sự kiện 3 ngày phải phẫu thuật hay diễn giả không chấp nhận giá vé bán ra của chương trình. Bao nhiêu tài sức được đem ra để thuyết phục, cuối cùng họ cũng chấp nhận và xuất hiện rất đúng giờ như chúng tôi đã hẹn.

Những công việc chuẩn bị khác cũng khiến Facebook, Gmail, điện thoại của chúng tôi luôn rộn ràng. “Mày ơi, in cái này ở đâu cho rẻ mà đẹp?”, “Vé phân phối thế nào”,”Mấy giờ rồi mà chưa đăng bài hả?” “Tổng hợp ngay lượng khách cho tao”…những câu nói như vậy chạy nhộn nhịp trên màn hình máy tính và điện thoại tạo nên một không khí khẩn trương, một khí thế làm việc không ngừng nghỉ khiến chúng tôi rất phấn khích. Thêm vào đó, đợt này các bạn còn được trổ tài viết lách. Những bài quảng bá sự kiện rất được đầu tư. Sau một hồi lí luận về âm nhạc, kể câu chuyện “Tôi đã đến với Guitar như thế nào”, hay “Con đường đến với nghề sự kiện” đến đoạn cuối mọi người mới nhận ra “À, bọn này đang bán hàng”. Những bài viết lấy được cảm tình của người đọc để sau một nút like là một tấm vé được bán đi.

Sau bao công sức chuẩn bị, ngày diễn ra sự kiện cũng đến. Lộn xộn là điều không thể tránh khỏi. Sự kiện của nhóm nào mà có trẻ con, các bé chạy lăng quăng khắp nơi, hiếu kì và tò mò khiến cho ban tổ chức chóng hết cả mặt để thu xếp. Và còn gì nữa, thiếu nước, thiếu ghế, trời mưa, mic hết pin, wifi quá tải, lố thời gian là chuyện thường tình, và ti tỉ thứ phát sinh khác mà chúng tôi không ngờ đến.

Và cuối cùng, thông qua sự kiện này, chúng tôi đã phát huy hết sức mạnh quan hệ trong việc xin tài trợ. Nhà tài trợ mang đến những suất học bổng trị giá cả triệu, rồi tài trợ tiền mặt cũng như bảo trợ chuyên môn hay giúp chúng tôi có những tấm hình đẹp, có địa điểm được trang hoàng.

Đây thật sự là một trải nghiệm quý giá. Chúng tôi học được rất nhiều bài học. Kĩ năng sắp xếp và quản lý công việc, lập kế hoạch, quản lý nhóm, kĩ năng viết, kĩ năng đàm phán và thuyết phục tất cả những thứ ấy ít nhiều đều được trau dồi. Bài tập này còn trở nên ý nghĩa hơn vì mọi sự sai sót được ghi nhận như một bài học và mọi tổn thất (nếu có) sẽ không phải đền bù. Thầy cô sẽ chỉ bảo để bạn tốt lên, để những lỗi sai trở thành bài học, điều này thật khó có ở bên ngoài. Một bài học giá trị mà khóa học bên ngoài chưa chắc đã mang lại được những kết quả như vậy.

Trải nghiệm để chuyên nghiệp từ khi còn trên ghế giảng đường

Thời gian vừa qua chúng tôi đã học như vậy đó, học đi đôi với hành, học từ giảng đường đến thực tế. Không chỉ môn tổ chức sự kiện mà các môn học khác cũng vậy. Bài tập là những ngày cùng nhau rong ruổi trên khắp các cung đường với máy quay trên tay, cùng nhau đi gặp gỡ phỏng vấn có khi là một bậc cao nhân cỡ như tổng thư kí tòa soạn báo, có lúc chỉ là một mảnh đời bất hạnh bên chân cầu làm nên một phóng sự đầy cảm xúc. Với hệ thống trang thiết bị hiện đại, studio của trường là nơi yêu thích của biết bao sinh viên. Ở đó, những ý tưởng mới được ra đời. Nó là phòng thí nghiệm cho các sản phẩm truyền thông.

Trong những ngày tháng học tập ấy, thầy cô giáo luôn bên chúng tôi. Ngoài việc truyền đạt những kiến thức chuyên môn, gợi mở những tri thức mới thầy cô luôn cố gắng kết nối với những đối tác bên ngoài để hỗ trợ chúng tôi trong những cuộc hành trình. Những chuyến thăm quan tòa soạn, lấy tư liệu thực tế, chạy chiến dịch truyền thông, tham gia hỗ trợ sự kiện, dự những buổi nói chuyện chuyên đề tất cả đều mang đến những trải nghiệm và kinh nghiệm quý báu. Nó đã biến những thứ lý thuyết khô khan kia trở nên dễ “nhằn” hơn, tươi mới hơn. Những bài tập chúng tôi đang làm, tuy đơn giản thôi nhưng hữu ích thật, nó là ví dụ cụ thể cho lý thuyết chúng tôi được học.

Chắc kiến thức nền – lên tay kinh nghiệm đó là những gì thầy cô luôn cố gắng, lúc bổ sung cái này, nay chỉnh sửa cái kia mục đích để chúng tôi cập nhật nhanh hơn với xu hướng mới, tiếp cận gần hơn với thực tế. Giảng dạy kiến thức, làm bài tập thực hành thường xuyên, cùng nhau ra bên ngoài học hỏi đó là những gì thầy trò chúng tôi vẫn luôn cố gắng hàng ngày. Thầy cô có một mong muốn cũng giản dị thôi, sinh viên ra trường được làm và sống với công việc yêu thích của mình.

Ngoài những giờ học như vậy, chúng tôi còn có rất nhiều các hoạt động ngoại khóa khác. Những hoạt động lớn có thể kể đến như Báo chí hát, giải bóng đá Cúp Tứ Hùng, ngày hội “ăn chơi” Liên Chuồng cùng nhiều các hoạt động bên lề.

Những thành quả ban đầu

Được học tập trong một môi trường năng động vừa học vừa làm kèm theo đó là biết bao hoạt động văn thể mỹ, chúng tôi đã bước đầu có được những thành công nho nhỏ của mình. Chúng tôi cảm thấy tự tin khi giới thiệu bản thân với mọi người, đặc biệt là với nhà tuyển dụng. Trong số chúng tôi, không ít bạn đã và đang thực tập ở những nơi đáng mơ ước như Star Galaxy – đơn vị đồng tổ chức Ionah Show, Học viện CEO, Công ty World Vision, Vietpictures, Thanhs Brand, Sunshine Holding, Hoa Học Trò,… Ở những nơi đó, chúng tôi được tin tưởng và giao những công việc tương đối quan trọng như viết kịch bản truyền hình, tham gia lên ý tưởng cho chương trình mới, viết và lên tin bài…  Cảm giác giữa đi học và đi thực tập cũng có nhiều bỡ ngỡ, lạ lẫm, cũng một chút lo sợ nhưng với ngọn lửa đam mê, với tri thức và kinh nghiệm mà các thầy cô truyền cho, chúng tôi luôn sẵn sàng cho những cuộc đua mới với nhiều thử thách hơn và cuối cùng “Chào mừng bạn đến với ngôi nhà của chúng tôi”.