Nhu cầu lớn về nhân viên văn phòng trình độ cao

Ông Trần Sơn Tùng - Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại CTM

- Là lãnh đạo một doanh nghiệp, ông đánh giá thế nào về vai trò của bộ phận VP ?

Văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong các cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp nói riêng. VP có chức năng tổng hợp, gồm công tác tham mưu, hậu cần và giúp việc. Nhiệm vụ chính của VP là tổng hợp và xử lý thông tin cũng như đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản trị doanh nghiệp. Hoạt động của VP quyết định việc hoạt động của cơ quan đó có trôi chảy hay không. Do là bộ phận giúp việc trực tiếp cho hệ thống điều hành của cơ quan nên chất lượng hoạt động của VP quyết định hiệu quả công tác quản lý, định hướng lề lối làm việc của cả cơ quan. Chính vì vậy, nâng cao chất lượng hoạt động của bộ phận VP là nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào.

- Ông đánh giá cao nhất chức năng gì của bộ phận VP trong công ty mình ?

Công ty mà tôi đang điều hành là Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại CTM, xuất thân từ Công ty XNK xây dựng của Bộ Xây dựng. Công ty trước đây là doanh nghiệp nhà nước, nhưng đã được cổ phần hóa từ năm 2004, đến nay đã có quá trình 10 năm hoạt động trên thị trường. Từ khi không còn hoạt động theo sự bao cấp và kế hoạch của Nhà nước, chúng tôi đã phải làm quen với việc phải hoạt động theo nguyên tắc cạnh tranh thị trường, với rất nhiều sức ép, phải chủ động trong các khâu, đặc biệt là tự tìm kiếm khách hàng. Điều này càng phức tạp nhất là khi doanh nghiệp của chúng tôi hoạt động đa ngành nghề, từ kinh doanh thương mại, XNK cho đến những ngành nghề đặc thù như xuất khẩu LĐ chẳng hạn… Mà tất cả quy trình tiếp cận thông tin, xử lý thông tin, tìm kiếm khách hàng… đều thông qua đầu mối chính thức và đầu tiên là bộ phận VP. Bởi vậy, tôi đánh giá cao chức năng và năng lực xử lý thông tin, tổng hợp thông tin của bộ phận VP. Xử lý thông tin càng nhanh, chính xác và nhạy cảm thì công ty càng có cơ hội và lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh. Tất nhiên, bây giờ các phương tiện thông tin liên lạc hiện đại, mạng internet… rất phổ biến và đắc dụng nhưng những kỹ năng, nghiệp vụ của nhân viên VP, cán bộ phụ trách VP rất quan trọng, thậm chí quyết định sự sống còn trong việc xử lý thông tin kịp thời. Có những vấn đề, vụ việc phát sinh liên tục hàng ngày đòi hỏi phải xử lý rất nhanh chóng. Ví dụ, như trong lĩnh vực xuất khẩu lao động chẳng hạn, người lao động đi làm việc ở những thị trường xa xôi, kể cả trên tàu biển…, mà có những vấn đề xử lý không kịp thời cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quyền lợi của người lao động cũng như uy tín của doanh nghiệp chúng tôi.

- Vậy ông có thể nói rõ yêu cầu của mình đối với một nhân viên VP hiện đại ?

Ở Việt Nam, một thời gian dài chúng ta cũng chưa quan tâm đến việc đào tạo nhân viên VP hay giúp việc cho VP, một nhiệm vụ cụ thể của VP nói chung … mà chúng ta nặng về việc hoạt động theo chế độ bao cấp về kế hoạch, cho nên các công việc xử lý thông tin chưa được coi trọng, vai trò của VP lúc đó chủ yếu lo về vấn đề hậu cần, quản lý về nhân sự. Trên thực tế, trong XH hiện đại đang phát triển, vai trò của VP đang chuyển biến rất nhiều. Từ kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp như chúng tôi thì VP ngoài nhiệm vụ giúp cho lãnh đạo Cty quản lý về nhân sự, chăm lo công tác hậu cần…, các nhân viên VP phải có kỹ năng xử lý thông tin nhanh chóng, từ xử lý các văn bản pháp quy cho đến các tình huống trong kinh doanh vốn ngày càng phức tạp.

Hiện tại, do các phương tiện thông tin phát triển và khối lượng thông tin ngày một lớn thì trình độ, kỹ năng của một nhân viên VP cũng khác ngày xưa rất nhiều. Ngày xưa một nhân viên văn thư chỉ cần đóng dấu hoặc đánh máy các văn bản nhưng bây giờ họ phải có những kỹ năng mềm khác để xử lý các thông tin một cách nhanh nhạy nhất. Họ chính là người xử lý các thông tin bước đầu, phân loại và chuyển thông tin này đi một cách kịp thời. Trước thì chúng ta chỉ chuyển văn bản giấy thôi những bây giờ đã có thư điện tử và các phương tiện kỹ thuật và công nghệ khác, nên nếu một nhân viên VP không có một trình độ cần thiết về kiến thức xã hội, chuyên môn, ngoại ngữ trong điều kiện hội nhập với quốc tế hiện nay thì việc xử lý thông tin sẽ có nhiều vấn đề bất cập. Rõ ràng là nhân viên VP hiện nay phải rất đa năng, “tinh” việc, luôn có ý thức nâng cao năng lực của bản thân.

Trong VP có rất nhiều vị trí công việc nên mỗi vị trí, người lãnh đạo lại có những mong muốn khác nhau. Đối với một người văn thư thì cần chu đáo, cẩn thận; đối với một cán bộ làm công tác quản trị thì lại cần sự năng động, hoạt bát, khả năng bao quát… Tựu chung lại, tôi mong nhân viên của mình làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt tình và yêu thích công việc. Trình độ chuyên môn, kỹ năng và phẩm chất tạo nên năng lực của người lao động. Không có kỹ năng thì không thể tồn tại được trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Còn phẩm chất sẽ là yếu tố giúp họ toả sáng và thành công.

Một giờ học của sinh viên ngành Quản trị Văn phòng - Trường ĐH KHXH&NV

- Ông có thể đưa ra dự báo về nhu cầu nguồn nhân lực QTVP hiện nay ?

Nhu cầu nhân lực ngành này lúc nào cũng cần và ngày càng có xu hướng tăng. Các doanh nghiệp hiện nay có xu hướng cần những nhân viên VP bậc cao, tức là phải ở một trình độ có thể tự chủ động xử lý, tham vấn các thông tin cho doanh nghiệp, tương đương như vị trí một người trợ lý, giúp việc hoàn chỉnh cho lãnh đạo. Sau khi đã được đào tạo bài bản ở các trường chuyên ngành như Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường ĐHKHXH&NV, sinh viên phải đạt được những yêu cầu về ngoại ngữ, có khả năng giao tiếp tốt, có khả năng xử lý các vấn đề phát sinh, xử lý thông tin nhanh chóng, có phong cách làm việc chuyên nghiệp… Nếu một nhân viên VP có được các năng lực trên thì doanh nghiệp nào cũng cần và họ sẵn sàng trả một mức lương cao.

Trong những công ty cổ phần như chúng tôi thì có những áp lực rất rõ ràng về hiệu quả cũng như những minh bạch trong điều hành nên vai trò của nhân viên VP hay thư ký có trình độ cao đều rất cần. Chúng tôi hàng năm đều tuyển dụng cho các bộ phận thành viên, các bộ phận mới thành lập và việc tuyển nhân viên VP rất được coi trọng. Tất nhiên, trong quá trình làm việc cũng có sự lựa chọn và đào thải. Có những người đáp ứng được yêu cầu công việc và cũng có những người không đáp ứng được thì sẽ phải ra đi.

- Được biết, ông là cựu sinh viên của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường ĐHKHXH&NV, đã từng trải qua nhiều vị trí công tác của bộ phận VP trước khi trở thành lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp. Ông có thể chia sẻ cho các bạn sinh viên về những kinh nghiệm phấn đấu của mình ?

Cách đây 20 năm, tôi tốt nghiệp ngành Lưu trữ học của Khoa Lịch sử, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội (hiện nay là ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc ĐH Quốc gia Hà Nội). Việc xác định nghề nghiệp lúc đó khá mơ hồ, lại không có nhiều điều kiện thuận lợi về hội nhập quốc tế, công nghệ, thiết bị hiện đại như bây giờ. Các bạn sinh viên hiện nay có những sự chuẩn bị tốt hơn chúng tôi ngày xưa. Khi các bạn lựa chọn ngành học thì cũng đã xác định được công việc cụ thể sau này. Trong quá trình 4 năm học ĐH, các bạn lại có rất nhiều cơ hội để học tập và tích luỹ thêm những kinh nghiệm thực tế. Điều này rất quan trọng.

Sau khi tốt nghiệp, tôi đã đi làm ở doanh nghiệp, đầu tiên làm nhân viên VP rồi làm thư ký và chuyển sang làm nghiệp vụ. Sau đó tôi được bổ nhiệm làm cán bộ trưởng quản lý cấp phòng rồi lên Phó Tổng GĐ và bây giờ là TGĐ Cty. Tôi nghĩ là việc đào tạo về chuyên ngành mà mình đã học qua, cũng như thời gian “cọ sát” từ khi làm nhân viên VP và thư ký đã giúp ích rất nhiều cho sự phát triển sau này của chính bản thân mình. Trong thời gian học ĐH, chúng tôi được trang bị những phương pháp chung và nhất là phương pháp xử lý thông tin một cách logic và các kỹ năng hành chính mà các chuyên ngành khác ít có điều kiện được học như: kỹ năng soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ.. . Khi làm những vị trí công việc cụ thể ở VP – bộ phận đầu mối tập hợp, xử lý, báo cáo thông tin – tôi biết được cách xử lý công việc ở từng quy trình của nó, từ đó có cái nhìn tổng hợp, bao quát được mọi hoạt động của doanh nghiệp. Với lợi thế này, cùng với việc đầu tư suy nghĩ và trau dồi kỹ năng cần thiết, dần dần tôi đã tích lũy được nhiều kiến thức và kỹ năng điều hành cũng như quản trị doanh nghiệp. Nhờ đó, tôi có thể thăng tiến lên những vị trí cấp cao hơn và ngày càng phát huy được năng lực của mình.

Do đó, lời khuyên của tôi cho các bạn SV là trong thời gian học tập nên cố gắng dành thời gian rèn luyện các kỹ năng từ vi tính đến ngoại ngữ, các kỹ năng về giao tiếp cho đến lễ nghi… Hãy tích cực đi làm thêm để có những kiến thức thực tế. Tôi nghĩ chuyện làm thêm không quan trọng lương người ta trả mình bao nhiêu, mà phải coi đó là cái thời gian học việc, đi học như thế là không mất tiền. Thời gian học tập trong trường rất hạn chế và điều kiện mô phỏng thực hành ở trong trường là rất hạn hẹp, không thể cập nhật được như điều kiện thực tế ở các doanh nghiệp cũng như các cơ quan hành chính nhà nước. Đó là “học đi đôi với hành”, nó có sự hỗ trợ rất nhiều cho việc sau này ra trường. Nếu chỉ chăm chỉ học để trả bài trên lớp thì tôi nghĩ là sau khi ra trường các bạn sẽ khó hòa nhập được với thực tế công việc, cũng nghĩa là phải mất nhiều thời gian hơn để thành công.

- Xin cảm ơn ông vì những thông tin và lời khuyên bổ ích trên.