Bài viết PGS Vương Đình Quyền (Nguyên Chủ nhiệm Bộ môn Lưu trữ - Lịch sử, Chủ tịch Hội đồng Khoa học và Đào tạo Khoa 1996-2000) nhân dịp kỉ niệm 15 năm ngày thành lập Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng (1996-2011).
Vào cuối thập niên 60 của thế kỉ XX, một ngành học mới - Ngành Lưu trữ học đã được mở ở Khoa Lịch sử - Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội. Mục tiêu đào tạo mà Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp đề ra cho ngành học này là “đào tạo những cán bộ có kiến thức cơ bản ở bậc đại học về khoa học lịch sử, được trang bị kiến thức và nghiệp vụ nhất định về lưu trữ học để sau khi tốt nghiệp có thể làm công tác nghiên cứu và chỉ đạo nghiệp vụ tại Cục Lưu trữ Trung ương, làm cán bộ quản lí tại các Bộ, giảng dạy tại các trường trung cấp lưu trữ. Trong lúc thực hiện nhiệm vụ của công tác lưu trữ, họ có thể làm cộng tác viên khoa học cho các nhà nghiên cứu lịch sử”.
Với mục tiêu đào tạo nói trên, ngành học này được xem là một chuyên ngành của lịch sử giống như các chuyên ngành Lịch sử Việt Nam cổ trung đại, Lịch sử Việt Nam cận hiện đại, Dân tộc học, Khảo cổ học,... được mở ở Khoa cuối những năm 1950.
Bộ môn Lưu trữ học được thành lập năm 1967 để thực hiện nhiệm vụ đào tạo chuyên ngành này, lúc đó chỉ gồm 5 cán bộ. Đó là các sinh viên khoá 8 và khoá 9 của Khoa Lịch sử, bao gồm: Nguyễn Văn Thâm, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Minh Phương, Phan Đình Nham, Vương Đình Quyền. Sau khi hoàn thành chương trình lịch sử năm thứ 3, những sinh viên này được Khoa chọn sử sang Cục Lưu trữ - Phủ Thủ tướng (lúc đó đang sơ tán tại An toàn khu (ATK) thuộc huyện Sơn Dương, tỉnh Tuyên Quang) để học tập, nghiên cứu về chuyên môn, nghiệp vụ và làm luận án tốt nghiệp về lưu trữ. Lúc đầu, Tổ bộ môn chúng tôi do thầy Kiều Xuân Bá trực tiếp phụ trách. Đến năm 1970, tôi được Khoa cử làm chủ nhiệm.
Trong những năm tháng đầu xây dựng ngành học với đội ngũ cán bộ còn rất non trẻ về tuổi nghề, kiến thức lí luận và sự hiểu biết thực tiễn về chuyên môn lưu trữ còn nhiều hạn chế, Bộ môn chúng tôi gặp không ít khó khăn, lúng túng trong việc xây dựng chương trình, biên soạn bài giảng các môn học, tổ chức giảng dạy và quản lí các lớp học chuyên ngành. Tuy nhiên, bằng ý chí và quyết tâm học hỏi để nâng cao trình độ, sớm đảm đương tốt nhiệm vụ đào tạo của các thành viên trong Bộ môn, cộng thêm sự quan tâm, giúp đỡ về nhiều mặt của lãnh đạo Khoa, sự hỗ trợ đầy trách nhiệm của Cục Lưu trữ - Phủ Thủ tướng, tiêu biểu là Phó Cục trưởng Vũ Dương Hoan, Trưởng Phòng Chế độ nghiệp vụ Nguyễn Xuân Nung, các khó khăn nói trên đã từng bước được khắc phục. Công tác đào tạo dần đi vào nền nếp, chất lượng đào tạo cũng không ngừng được cải thiện. Đến đầu những năm 1990, nhiều giáo trình cơ bản thuộc chương trình chuyên ngành đã được biên soạn, trong đó một số đã được xuất bản và lưu hành rộng rãi trong ngành lưu trữ. Ngoài ra, hàng chục chuyên luận khoa học của các cán bộ Bộ môn đã được công bố trên tạp chí của ngành và các ngành khác. Cũng trong khoảng thời gian này, 3 cán bộ của Bộ môn được Nhà nước phong tặng học hàm Phó Giáo sư, 1 cán bộ bảo vệ thành công luận án Phó Tiến sĩ (nay đổi thành luận án tiến sĩ). Đây là minh chứng rõ nét về sự trưởng thành của đội ngũ cán bộ Bộ môn Lưu trữ học. Tính đến hết năm học 1995-1996, gần 500 sinh viên thuộc các hệ đào tạo chính quy, tại chức, mở rộng đã nhận bằng tốt nghiệp cử nhân lưu trữ học do Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội và sau đó là Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội cấp. Nguồn nhân lực lưu trữ có trình độ đại học này là nhân tố quan trọng góp phần tạo nên sự chuyển biến về chất trong công tác văn thư - lưu trữ ở nước ta giai đoạn đầu thời kì đổi mới.
Những năm 1990 cũng là giai đoạn sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá đất nước được đẩy mạnh. Đặc biệt, Đảng và Nhà nước chủ trương tiến hành cải cách nền hành chính quốc gia, nhằm xây dựng đất nước giàu mạnh. Do vậy, nhu cầu về nguồn nhân lực lưu trữ, hành chính văn phòng có trình độ cao - đại học và sau đại học của xã hội rất lớn. Không chỉ các cơ quan Đảng, Nhà nước, các doanh nghiệp quốc doanh, mà các thành phần kinh tế khác cũng có nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực này. Đến thời điểm này, nếu so với nhu cầu về nguồn nhân lực của xã hội thì việc đào tạo cán bộ lưu trữ ở Khoa Lịch sử đã bộc lộ nhiều bất cập, thể hiện ở những điểm sau:
1. Hạn chế về chất lượng đào tạo
Hơn một phần tư thế kỉ qua, lưu trữ chỉ được xem như một chuyên ngành lịch sử giống như các bộ môn khác nên thời lượng giành cho học tập kiến thức chuyên ngành chỉ giới hạn trong khoảng từ 1 năm (2 học kì) đến 1.5 năm (3 học kì) theo công thức 3+1 (3 năm học kiến thức chung của ngành lịch sử, 1 năm học kiến thức chuyên ngành) hoặc 2.5 + 1.5 (2 năm rưỡi học kiến thức chung của ngành lịch sử, 1 năm rưỡi giành cho kiến thức chuyên ngành lưu trữ). Với thời lượng hạn hẹp như trên thì thời gian giành để học tập lí thuyết về lưu trữ chỉ giới hạn trong khoảng 400 đến 500 tiết và thời gian thực tập thực tế cũng chỉ giới hạn trong 8 đến 12 tuần. Do vậy, thời lượng đó không đủ để thiết kế một chương trình đào tạo theo diện rộng gồm những môn học cần thiết để trang bị cho sinh viên kiến thức về lưu trữ, quản trị văn phòng, quản lí nhà nước, công nghệ thông tin,... nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu đa dạng của xã hội về nguồn nhân lực trong lĩnh vực này.
2. Số lượng sinh viên bị khống chế:
Theo chỉ tiêu phân bổ của Trường, mỗi khoá học ở Khoa Lịch sử thường chỉ tuyển sinh không quá 100 sinh viên. Sau khi học xong chương trình chung về lịch sử, số sinh viên sẽ dược phân ban để học theo chuyên ngành. Vì chỉ là 1 trong 7 bộ môn đào tạo chuyên ngành nên số lượng sinh viên theo học chuyên ngành lưu trữ mỗi khoá chỉ giới hạn từ 15 đến 20 người. Có nghĩa là: mỗi năm Khoa Lịch sử hay rộng hơn là Trường Đại học Tổng hợp trước đây, sau đó là trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội chỉ cung cấp cho xã hội không quá 20 nhân lực làm công tác lưu trữ ở trình độ đại học. Con số này quá ít ỏi so với nhu cầu xã hội vào thời điểm đó.
Các hạn chế nêu trên là rào cản chính đối với việc nâng cao chất lượng và mở rộng quy mô đào tạo nhằm thoả mãn nhu cầu xã hội về nguồn nhân lực về văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng ở thời kì đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Làm thế nào để dỡ bỏ được rào cản nói trên là câu hỏi lớn, đồng thời là nỗi bức xúc đối với mỗi cán bộ của Bộ môn Lưu trữ học chúng tôi lúc đó. Chúng tôi ý thức được rằng việc trở thành cơ sở duy nhất được giao nhiệm vụ đào tạo cán bộ lưu trữ ở bậc đại học cho cả nước là một vinh dự và cũng là trách nhiệm lớn trước Đảng, Nhà nước và xã hội. Qua bàn thảo, giải pháp được mọi người tán đồng là tách Bộ môn khỏi Khoa Lịch sử để thành lập một đơn vị đào tạo cấp Khoa. Vào thời điểm này, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cũng đang thực hiện chủ trương mở rộng quy mô đa dạng hoá ngành nghề đào tạo. Liên quan đến ngành lịch sử có 2 khoa mới là Khoa Đông Phương học và Khoa Quốc tế học được thành lập với nòng cốt là các cán bộ Bộ môn Lịch sử Việt Nam cổ trung đại và Bộ môn Lịch sử thế giới. Chúng tôi trình bày ý tưởng thành lập Khoa mới với lãnh đạo Khoa Lịch sử, được chấp thuận và đưa vào kế hoạch xây dựng và phát triển các ngành học của Khoa. Khi báo cáo vấn đề này lên Trường, mới đầu, lãnh đạo Trường không khỏi phân vân vì cho rằng điều kiện chưa chín muồi. Với tư cách là Phó Chủ nhiệm Khoa phụ trách công tác tổ chức - cán bộ và cán bộ giảng dạy Bộ môn Lưu trữ học (lúc này Phó giáo sư Nguyễn Văn Hàm làm Chủ nhiệm Bộ môn) (từ 1992 - 1996), chúng tôi cũng đã trực tiếp đề đạt với Hiệu trưởng và lãnh đạo Đảng của trường về vấn đề này. Và, trong một lần lãnh đạo Đảng uỷ và Phòng Tổ chức - Cán bộ Trường xuống làm việc với Khoa về công tác tổ chức, chúng tôi đã có cơ hội để phát biểu đầy đủ và cụ thể hơn về đòi hỏi bức thiết mang tính khách quan của việc tách Bộ môn Lưu trữ học khỏi Khoa Lịch sử để thành lập một đơn vị đào tạo riêng. Bằng những cứ liệu thực tế, chúng tôi chứng minh rằng việc thành lập một đơn vị đào tạo độc lập về lưu trữ cũng bức thiết chẳng kém việc mở Khoa Đông phương học và Khoa Quốc tế học. Ngay trong buổi chiều sau cuộc họp đó, đồng chí Trưởng phòng Tổ chức - Cán bộ Trường gọi điện thông báo: Hiệu trưởng yêu cầu chúng tôi làm đề án trình lên Trường về việc thành lập Khoa mới.
Khi xây dựng đề án mới, vấn đề chính được đưa ra thảo luận trong Bộ môn là tên Khoa và mục tiêu đào tạo của Khoa mới. Về tên Khoa, Bộ môn nhất trí đặt là “Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng”. Tuy có chút phân vân nên chăng đặt “Quản trị văn phòng” lên trước “Lưu trữ học” (Khoa Quản trị văn phòng và Lưu trữ học), vì nhu cầu về nguồn nhân lực quản trị văn phòng của xã hội lớn hơn so với nhu cầu về nguồn nhân lực lưu trữ, nhưng qua phân tích, thấy rằng để “Lưu trữ học” trước thoả đáng hơn vì nó thể hiện sự nối tiếp truyền thống và thế mạnh của Bộ môn trong gần 3 thập kỉ đào tạo cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, khi trình Đề án lên Trường thì tên Khoa được lãnh đạo sửa lại là “Khoa Văn thư và Lưu trữ học”, với lí do để dễ nhận được sự chấp thuận của Đại học Quốc gia Hà Nội. Bởi vào thời điểm đầu và giữa những năm 1990, khái niệm “Quản trị văn phòng” chưa được dùng phổ biến ở miền Bắc.
Đề án của chúng tôi đã được đưa ra bảo vệ ở Hội đồng Khoa học Trường trước khi trình Đại học Quốc gia Hà Nội phê duyệt. Trong cuộc họp bảo vệ hôm đó, nhiều nhà khoa học thành viên Hội đồng đã phát biểu bày tỏ sự tán đồng về chủ trương thành lập Khoa Văn thư và Lưu trữ học của Trường. Một trăm phần trăm thành viên Hội đồng đã bỏ phiếu tán thành. Và, ngày 20 - 6 - 1996, Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã kí Quyết định thành lập Khoa Văn thư và Lưu trữ học trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn trên cơ sở tách Bộ môn Lưu trữ học khỏi Khoa Lịch sử.
Sự ra đời của Khoa Văn thư và Lưu trữ học đã đánh dấu một bước ngoặt lịch sử, mở ra một chương mới trong sự nghiệp đào tạo cán bộ lưu trữ và quản trị văn phòng bậc đại học và sau đại học ở Việt Nam.Từ chỗ chỉ là một chuyên ngành đào tạo trong Khoa Lịch sử, nay Khoa đã trở thành một đơn vị đào tạo riêng mà con đường phía trước đang thênh thang rộng mở. Đây quả là một sự kiện lớn làm phấn chấn, động viên, khích lệ lòng hăng hái, nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm trong giảng dạy và học tập của đội ngũ giảng viên và sinh viên hệ chính quy, tại chức Khoa Văn thư và Lưu trữ học lúc bấy giờ.
Tháng 12 năm 1997, để đáp ứng yêu cầu xã hội về lĩnh vực Quản trị văn phòng, Khoa Văn thư và Lưu trữ học nhận được Quyết định của Trường điều chỉnh tên Khoa thành Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Mục tiêu đào tạo của Khoa được xác định theo hướng mở rộng hơn: Đào tạo cử nhân có trình độ khoa học cơ bản, nắm vững lí luận và thực tiễn về công tác lưu trữ và hành chính văn phòng; có khả năng làm công tác nghiên cứu và thực hành nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, thư kí tổng hợp, quản trị văn phòng ở các cơ quan quản lí lưu trữ Đảng và Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, các văn phòng Bộ, các cơ quan Đảng và Chính phủ, tỉnh , huyện, các doanh nghiệp nhà nước và tư nhân. Việc đổi tên là dấu mốc quan trọng, tạo những cơ hội và điều kiện phát triển mới cho khoa trong những năm tiếp theo.
Thấm thoắt, đến nay Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã tròn 15 tuổi. Đối với một đơn vị đào tạo và nghiên cứu khoa học thì tuổi 15 có thể nói là còn rất trẻ. Thế nhưng, nhìn lại chặng đường đã qua, Khoa đã gặt hái nhiều thành công: Chương trình đào tạo cử nhân đã từng bước được bổ sung và hoàn thiện; quy mô đào tạo được mở rộng với hình thức đào tạo đa dạng: chính quy, tại chức, liên thông (từ cao đẳng lên đại học), bồi dưỡng ngắn hạn; các hệ đào tạo sau đại học đã được mở, tính đến nay đã có gần 100 học viên nhận bằng thạc sĩ Tư liệu và Lưu trữ học, trên 50 học viên đang theo học các lớp cao học, 9 nghiên cứu sinh đang làm luận án tiến sĩ dưới dự hướng dẫn của các giảng viên trong Khoa.
Trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã thu hút được sự tham gia của đông đảo các nhà khoa học lưu trữ và các lĩnh vực khoa học khác trong và ngoài trường. Khoa cũng đã triển khai và hoàn thành nhiều đề tài nghiên cứu có giá trị để phục vụ trực tiếp cho công tác đào tạo. Nhiều giáo trình, bài giảng đã được các giảng viên trong khoa nghiên cứu và biên soạn, đã và đang được sử dụng trong hầu hết các cơ sở đào tạo về lĩnh vực lưu trữ học và quản trị văn phòng trong cả nước.
Kỉ niệm 15 năm thành lập, để trở thành một trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học mạnh về lưu trữ học và quản trị văn phòng của cả nước, nhiều nhiệm vụ quan trọng đang đặt ra cho Khoa như: xây dựng đội ngũ cán bộ vững mạnh; hoàn thiện chương trình đào tạo, biên soạn giáo trình các môn học thuộc các hệ đào tạo; cải tiến phương pháp giảng dạy và nâng cao chất lượng đào tạo; đẩy mạnh nghiên cứu khoa học; tăng cường cơ sở vật chất phục vụ đào tạo và nghiên cứu…
Từ quyết định sáng suốt cách đây 15 năm về trước, các thế hệ cán bộ, sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh của Khoa đã nỗ lực không ngừng, tạo dựng được uy tín và thương hiệu, xứng đáng là cơ sở tiên phong và đi đầu trong hệ thổng các cơ sở đào tạo về lĩnh vực Lưu trữ học và Quản trị văn phòng ở Việt Nam./.
