Hội thảo “Thiết lập và ứng dụng KPIs, OKRs hiệu quả trong tổ chức”

Phó Hiệu trưởng Hoàng Anh Tuấn phát biểu khai mạc Hội thảo

Phát biểu khai mạc Hội thảo, PGS.TS Hoàng Anh Tuấn (Phó Hiệu trưởng Trường ĐHKHXH&NV) nhấn mạnh: “KPIs và OKRs là công cụ giúp tổ chức có thể huy động tối đa nguồn lực, gìn giữ và xây dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức chưa thực sự thành công trong việc sử dụng phương pháp này. Đặc biệt, OKRs còn chưa phổ biến rộng rãi. Vậy các doanh nghiệp/tổ chức đang gặp phải khó khăn, thử thách gì ? Cần làm gì để vượt qua những khó khăn đó và sử dụng hiệu quả KPIs và OKRs ? Đó là một nội dung trọng tâm của Hội thảo lần này”.

PGS.TS Hoàng Văn Luân - Trưởng phòng Quản lý Nghiên cứu Khoa học phát biểu tại Hội thảo

TS. Nguyễn Thị Kim Chi (Phó trưởng khoa Khoa học Quản lý, Trường ĐHKHXH&NV) đem đến Hội thảo tham luận “OKR và lợi ích của OKR cho doanh nghiệp Việt Nam”. Tham luận đề cập đến khái niệm về KPIs và OKRs và phân tích những hiệu quả tích cực khi áp dụng các phương pháp quản lý này trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Theo đó, KPIs là viết tắt của Key Performance, được hiểu là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, bao gồm các chỉ số hiệu suất cơ bản, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng. Tham luận cũng đưa ra cấu trúc của OKRs (Objectives and Key Results) bao gồm mục tiêu lớn và các kết quả then chốt, trong đó việc thực hiện các kết quả then chốt sẽ tiến đến hoàn thành mục tiêu lớn. Tuy nhiên, trong thực tế nhiều doanh nghiệp Việt Nam còn chưa thực sự thành công trong việc áp dụng 2 công cụ quản lý này.

PGS.TS Đào Thanh Trường - Trưởng khoa Khoa học Quản lý phát biểu tại Hội thảo

TS. Nguyễn Thị Nam Phương (Phó Tổng GĐ Công ty CP Tư vấn quản lý OCD) thì đề cập đến những sai lầm cần tránh và đề xuất giải pháp khắc phục trong thiết kế và triển khai KPI, OKR. Tại các doanh nghiệp Việt Nam, KPI và OKR chưa được nhìn nhận như một hệ thống chiến lược mà chủ yếu sử dụng trong quản trị nhân sự để đánh giá kết quả làm việc cá nhân, thiếu kết nối với chiến lược của doanh nghiệp, thiếu kết nối giữa các bộ phận chức năng. 5 sai lầm chính mà nhà quản lý trên chỉ ra đó là: Phương pháp thiết kế chưa phù hợp, Phương pháp triển khai chưa phù hợp, Thiếu ứng dụng theo dõi, phân tích và báo cáo, Sử dụng KPI chưa phù hợp với chức năng của hệ thống này, Chưa coi KPI như một quá trình thay đổi liên tục.

TS. Nguyễn Thị Nam Phương - Phó Tổng GĐ Công ty CP Tư vấn quản lý OCD

Theo TS. Nguyễn Thị Nam Phương, để khắc phục hạn chế trên cần lựa chọn được phương pháp và lộ trình thích hợp: nếu OKRs phù hợp với doanh nghiệp đang ở giai đoạn khởi nghiệp và có tốc độ tăng trưởng mạnh còn doanh nghiệp có tính ổn định tương đối thì KPIs là lựa chọn phù hợp. Thêm nữa, cần nhân sự có đủ năng lực để triển khai và lựa chọn công nghệ phù hợp để theo dõi, thống kê, đánh giá kết quả.

TS. Nguyễn Thị Kim Chi - Phó trưởng khoa Khoa học Quản lý trình bày báo cáo “OKR và lợi ích của OKR cho doanh nghiệp Việt Nam”

ThS. Phan Văn Sơn (Giám đốc Dịch vụ tư vấn – Học viện H&D Academy) tiếp cận KPIs, OKRs ở khía cạnh “Nghiên cứu xu hướng thay đổi của quản trị hiệu suất qua 2 trường hợp: Tập đoàn Microsoft và Google”. Từ quá trình xây dựng, phát triển của 2 tập đoàn khổng lồ, tác giả đưa ra nhận định về xu hướng dịch chuyển trong quản trị hiệu suất như sau:

Thứ nhất, dịch chuyển về mặt cơ cấu: Phá bỏ đánh giá dựa trên cơ cấu cứng về mặt hành chính từ trên xuống dưới (trưởng phòng đánh giá phó phòng, phó phòng đánh giá chuyên viên…). Mỗi vị trí sẽ được đánh giá bởi các đối tượng có quan hệ ảnh hưởng đến chất lượng công việc của vị trí đó (các nhân viên trong phòng đánh giá trưởng phòng của mình, các trưởng phòng có quan hệ hợp tác đánh giá lẫn nhau…).

ThS. Phan Văn Sơn - Giám đốc Dịch vụ tư vấn – Học viện H&D Academy 

Thứ hai, dịch chuyển về căn cứ đánh giá: Đánh giá cần dựa trên dữ liệu, dựa trên các bản ghi thay vì đánh giá cảm tính.

Thứ ba, dịch chuyển về thang đánh giá: Thang đánh giá có thể không cần gắn với các mức điểm cụ thể, mà nên chỉ rõ mức độ cần cải thiện để người được đánh giá tập trung thay đổi, mức độ vượt trội để người được đánh giá trao đổi, tìm kiếm các hành vi tạo nên sự vượt trội đó để phát huy, nhân rộng.

Nhìn vào những lợi ích mà KPIs, OKRs mang lại, rút kinh nghiệm từ những sai lầm mà doanh nghiệp thường mắc phải, căn cứ vào xu hướng phát triển của quản trị hiệu suất rút ra được từ hoạt động của Microsoft và Google - đây chính là dữ liệu nền quan trọng để thiết lập và ứng dụng một cách hiệu quả KPIs và OKRs trong tổ chức.

TS. Mạc Quốc Anh - Tổng Thư ký Hiệp hội doanh nghiệp nhỏ và vừa Hà Nội

Là Phó Chủ tịch, Tổng Thư ký Hiệp hội doanh nghiệp nhỏ và vừa Hà Nội, TS. Mạc Quốc Anh đưa ra tham luận về mối quan hệ giữa “KPI và OKR với doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam”. Hiện nay, các doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm 97% tổng số doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Số doanh nghiệp nhỏ và vừa giải thể trong năm 2018 chiếm 36% trên tổng số. TS. Mạc Quốc Anh phân tích: về ý thức, các doanh nghiệp cần phải ý thức được KPIs, OKRs là những công cụ quản lý vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa đối với sự phát triển của doanh nghiệp, nhất là trong thời đại hội nhập hiện nay. Chúng giúp loại bỏ được mối quan hệ thân quen, truyền thống cha truyền con nối trong các doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và vừa; đồng thời giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp, đảm bảo quá trình phát triển bền vững, đúng mục tiêu chiến lược. Người lãnh đạo doanh nghiệp, lãnh đạo bộ phận phải có hiểu biết đúng, đủ về những công cụ quản lý này, hiểu được tư tưởng của cấp trên. Nhân viên phải hiểu được các công cụ quản lý này không chỉ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, mà còn mang đến lợi ích cho chính bản thân người lao động.

Bà Trần Thu Hồng - CEO, Tư vấn trưởng của Công ty Đầu tư và phát triển công nghệ HSM

Từ góc nhìn là người thực thi KPIs trong doanh nghiệp, bà Trần Thu Hồng (CEO – Tư vấn trưởng của Công ty Đầu tư và phát triển công nghệ HSM) trình bày tham luận “Ứng dụng KPI trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp” đối với các doanh nghiệp lớn, song có mức độ trưởng thành của doanh nghiệp vẫn chưa đầy đủ.

Một lần nữa, bà Trần Thu Hồng khẳng định “KPI phải gắn với mục tiêu chiến lược của tổ chức”, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống KPI riêng cho mình. Thứ hai, KPI cần được xác định dựa trên các mục tiêu kinh doanh chính yếu hoặc cốt lõi của doanh nghiệp, không nhầm lẫn KPI với các chỉ số đo lường trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Thứ ba, cần thiết lập một KPI “SMART” và “SMARTER”: Viết ra một mục tiêu rõ ràng cho KPI; Chia sẻ thông tin KPI đầy đủ, rõ ràng, kịp thời tới các bên liên quan trong tổ chức, đảm bảo KPI được thực thi; Đưa vào hành động cụ thể; Đảm bảo hệ thống KPI thích hợp với các nhu cầu thay đổi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Khép lại các tham luận tham gia hội thảo, ThS. Bùi Trang Hương (giảng viên Khoa Khoa học Quản lý, Trường ĐHKHXH&NV) giới thiệu tới mọi người về “Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) và ứng dụng KPI cho giảng viên đại học” với những bộ tiêu chí chi tiết khi đánh giá hoạt động giảng dạy và nghiên cứu của giảng viên.