외교부 외교국 소장 문서 디지털화 프로젝트

석사 프로젝트에 대한 정보

1. 학생 이름: PHAM THI THANH HANG

2. 성별: 여성

3. 생년월일: 1988년 8월 26일

4. 출생지: 꽝닌

5. 학생을 인정하는 베트남 국립대학교 사회과학인문대학 총장의 2023년 12월 29일자 결정 제5626/QD-XHNV호.

6. 교육 과정 변경: 교육 기간 연장 결정.

2025년 12월 23일자 베트남 국립대학교 사회과학인문대학 총장 결정 제9028/QD-XHNV호.

7. 프로젝트 제목: 외교부 외교국 소장 기록 문서 디지털화 프로젝트

8. 전공: 기록학 (응용과학대학교) 프로젝트 코드: 8320303

9. 강사 : Assoc. Dao Duc Thuan 교수

10. 논문 결과 요약

제1장. 기록 문서 디지털화의 이론적 기반 및 몇 가지 지침과 정책.

제1장에서는 저자가 기록 문서 디지털화와 관련된 중요한 이론적 토대를 제시하고, 문서, 기록 문서, 디지털화, 기록 문서 디지털화와 같은 개념을 명확히 설명하며, 기록 분야에서 디지털화와 디지털 전환의 차이점을 구분했습니다. 나아가, 이 장에서는 디지털화가 산업의 디지털 전환 과정에서 필수적인 기초 단계이며, 원본 문서 보호, 정보 관리 및 활용 효율성 향상, 공간 및 저장 비용 절감에 기여한다고 주장합니다.

또한, 본 장에서는 디지털화 구현을 위한 원칙, 기술적 과정 및 조직적 책임을 분석하고, 당과 국가의 정책 및 지침을 개괄적으로 설명함으로써 디지털 정부 및 디지털 사회 발전이라는 목표에 부합하는 현대적이고 투명한 행정 구축을 향한 일관된 방향성을 보여줍니다.

제2장. 외교부 기록 문서 디지털화 현황 조사 및 평가.

2장에서 저자는 외교부의 기록 문서 디지털화 현황을 조사하고 평가했습니다. 1964년부터 현재까지 구축된 외교부의 기록물은 재외 공관의 활동과 국무부 외교 업무의 일부를 포괄적으로 반영하는 동시에 심오한 법률적, 행정적, 역사적 가치를 지니고 있습니다. 그러나 방대한 문서량과 대부분 수작업으로 이루어지는 보존 방식은 자연적 손상, 검색의 어려움, 통일된 전자 관리 체계의 부재, 공유 데이터베이스의 부재 등 여러 가지 한계를 드러냈습니다. SWOT 분석은 디지털 전환 정책과 기술 인프라에서 비롯되는 강점과 기회를 강조하는 동시에 전문 인력 부족, 장비의 일관성 부족, 외교 정보의 높은 보안 요구 사항과 같은 약점도 명확히 합니다.

이러한 평가를 바탕으로, 본 장에서는 문서 디지털화가 시급한 필요 사항이며, 문서 보존에 기여하고 서비스 효율성을 향상시키며 국가 디지털 전환의 맥락에서 현대적인 거버넌스를 위한 토대를 마련한다는 점을 재확인합니다.

제3장. 외교부 기록 문서 디지털화 계획안.

제3장에서는 외교부의 기록 문서 디지털화 프로젝트를 제안합니다. 이는 문서 관리 및 보관을 현대화하고 외교 분야의 디지털 전환 요구 사항을 충족하기 위한 전략적 방향입니다. 이 프로젝트는 단순히 문서의 디지털 사본을 만드는 것을 넘어, 문서 생성, 관리, 활용 및 사용의 전 과정을 표준화하는 통합 전자 보관 시스템을 구축하는 것을 목표로 합니다. 제3장에서는 디지털화의 범위와 대상, 문서 접수 및 스캔부터 데이터 입력, 품질 관리 및 보안에 이르기까지 각 단계별 기술적 절차를 명확히 제시하고, 2026년부터 2030년까지의 구체적인 자원 배분을 포함한 실행 로드맵을 설명합니다.

이 장에서는 동시에 내부 법적 체계, 장비, 소프트웨어, 인력 교육 및 부서 간 조정과 관련된 포괄적인 해결책을 제시합니다. 이를 통해 저자는 문서 디지털화가 기술적 중요성뿐만 아니라 관리 효율성을 향상시키고 정보 보안을 보장하며 행정 개혁을 촉진하고 외교 분야의 현대적인 전자 업무 환경을 위한 토대를 마련하는 중요한 변화임을 강조합니다.

11. 실제 적용 사례

외교부 기록 문서 디지털화 프로젝트는 탄탄한 이론적 기반과 국가 디지털 전환 정책과의 연계성을 바탕으로 높은 실현 가능성을 보여줍니다. 제1장에서는 디지털화의 개념, 역할, 과정을 명확히 하고, 문서 보호, 관리 효율성 향상, 정보 검색 용이성을 위한 필수적인 단계임을 강조합니다. 제2장에서는 현재 수작업으로 보관되고 있는 수많은 중요 문서들의 현실을 밝히고, 이러한 문서들이 쉽게 훼손되고 검색에 어려움을 겪는다는 점을 지적합니다. 또한 인적 자원, 장비, 기술 인프라의 한계점도 언급합니다. 그러나 디지털화 정책의 이점, 관련 기관의 관심, 그리고 시급한 현대화 필요성이 프로젝트 실행에 유리한 환경을 조성했습니다. 이를 바탕으로 제3장에서는 명확한 목표, 구체적인 기술 절차, 그리고 2026년부터 2030년까지의 적절한 실행 로드맵을 제시하고, 법률, 기술, 인적 자원에 대한 포괄적인 해결책을 제안합니다.

전반적으로 이 프로젝트는 매우 실용적이며, 외교 분야의 행정 개혁, 정보 보안 및 기록 보관 현대화 요건을 충족합니다.

12. 향후 연구 방향

– 디지털 환경에서 외교부 기록 보관소의 보안을 강화하기 위한 방안을 연구합니다.

- 국제적인 경험을 연구하여 미래 디지털화 시스템이 동기화, 지속 가능성 및 확장성을 달성할 수 있도록 지원하는 선진 기술 표준 및 프로세스를 제안합니다.

프로젝트 정보

1. 학생 이름: PHAM THI THANH HANG

2. 성별: 여성

3. 생년월일: 1988년 8월 26일

4. 출생지: 꽝닌성

5. 학생 인정 결정 번호: 2023년 12월 29일자 베트남 국립대학교 사회과학인문대학 총장 발행 결정문 5626/QD-XHNV (하노이)

6. 교육 과정 변경: 학습 기간 연장. 규정 번호: 9028/QD-XHNV 승인일: 2025년 12월 23일 베트남 국립대학교 사회과학인문대학 총장, 하노이

7. 학위논문 제목: 외교부 외교단 서비스 부서의 기록 문서 디지털화 프로젝트

8. 전공: 기록학 (응용 중심) 과목 코드: 8320303

9. 강사: Assoc.Prof.Dr. 다오 둑 투안

10. 논문 결과 요약

제1장. 기록 문서 디지털화의 이론적 기초 및 주요 지침과 정책

제1장에서는 저자가 기록 문서의 디지털화와 관련된 필수적인 이론적 토대를 제시하고, 문서, 기록 문서, 디지털화, 기록 자료의 디지털화와 같은 개념을 명확히 설명하며, 기록 분야에서의 디지털화와 디지털 전환의 차이점을 구분합니다. 이 장에서는 디지털화가 기록 분야의 디지털 전환 과정에서 필수적인 기초 단계이며, 원본 자료 보호, 관리 및 정보 검색 효율성 향상, 저장 공간 및 비용 절감에 기여한다고 주장합니다.

또한, 본 장에서는 디지털화 구현의 기본 원칙, 기술적 절차 및 조직적 책임을 분석하고 당과 국가의 지침 및 정책에 대한 개요를 제공합니다. 이는 디지털 정부 및 디지털 사회 발전이라는 목표에 부합하는 현대적이고 투명한 행정 시스템 구축을 향한 일관된 방향성을 보여줍니다.

제2장. 외교단 서비스부의 기록 문서 디지털화 구현을 위한 조건 조사 및 평가

2장에서 저자는 외교단 서비스부의 기록 문서 디지털화 구현 조건을 조사하고 평가합니다. 1964년 이후 축적된 외교단 서비스부의 기록물은 주재 외교 공관의 활동과 미국의 대외 관계의 여러 측면을 포괄적으로 반영하며, 중요한 법적, 행정적, 역사적 가치를 지니고 있습니다. 그러나 방대한 문서량과 주로 수작업으로 이루어지는 보관 방식은 자연적인 손상, 검색의 어려움, 통일된 전자 관리 프로세스의 부재, 공유 데이터베이스의 부족 등 여러 가지 한계를 드러냅니다.
SWOT 분석은 디지털 전환 정책 및 기술 인프라에서 비롯되는 강점과 기회를 파악하는 동시에 전문 인력 부족, 장비의 일관성 부족, 외교 정보에 대한 높은 보안 요구 사항과 같은 약점도 강조합니다. 이러한 평가를 바탕으로 본 장에서는 디지털화가 국가 디지털 전환의 맥락에서 문서 보존, 서비스 효율성 향상, 현대적 통치 기반 마련에 도움이 되는 시급한 과제라고 주장합니다.

제3장. 외교단 서비스부 소장 기록 문서 디지털화 프로젝트 제안

제3장에서는 외교부 기록물 관리 현대화 및 외교 분야 디지털 전환 요구 사항 충족을 위한 전략적 방향으로 외교단 서비스부의 기록물 디지털화 프로젝트를 제안합니다. 이 프로젝트는 단순히 문서의 디지털 사본을 제작하는 것을 넘어, 파일 생성, 관리, 검색 및 활용 프로세스를 표준화한 통합 전자 기록 시스템을 개발하는 것을 목표로 합니다.

본 장에서는 디지털화의 범위와 주제, 그리고 문서 접수, 스캔, 데이터 입력, 품질 관리, 정보 보안에 이르기까지 각 단계별 기술적 절차를 구체적으로 설명합니다. 또한 2026년부터 2030년까지의 이행 로드맵과 상세한 자원 배분 계획을 제시합니다. 더불어 내부 법적 체계, 장비, 소프트웨어, 인력 교육, 부서 간 협력에 대한 포괄적인 해결책을 제안합니다. 이를 통해 저자는 디지털화가 단순한 기술적 활동이 아니라 경영 효율성 향상, 정보 보안 확보, 행정 개혁 촉진, 그리고 외교 분야의 현대적인 전자 업무 환경 구축을 위한 토대를 마련하는 필수적인 변혁임을 강조합니다.

11. 실제 적용 가능성

외교단 서비스부의 기록 문서 디지털화 프로젝트는 탄탄한 이론적 기반과 국가 디지털 전환 지침과의 부합성 덕분에 높은 평가를 받고 있습니다. 제1장에서는 디지털화의 핵심 개념, 역할 및 프로세스를 명확히 하고, 문서 보호 및 관리, 정보 검색 개선을 위한 기초적인 단계임을 강조합니다. 제2장에서는 방대하고 가치 있는 기록물 컬렉션에도 불구하고, 수작업으로 보관되는 환경이 문서의 손상과 접근의 어려움을 야기하며, 조직적 및 기술적 한계 또한 드러냅니다. 그럼에도 불구하고, 디지털 정책, 제도적 지원, 그리고 현대화의 시급성이 프로젝트 구현에 유리한 환경을 조성하고 있습니다.

이를 바탕으로 제3장에서는 명확한 목표, 상세한 기술 워크플로우, 그리고 2026년부터 2030년까지의 실행 로드맵을 제시하고, 법률, 기술, 인적 자원 측면에서 일관성 있는 해결책을 제공하는 프로젝트를 제안합니다. 이 프로젝트는 전반적으로 행정 개혁, 정보 보안, 그리고 외교 분야 기록 보관 업무의 현대화라는 요구 사항을 충족하는 강력한 실용성을 보여줍니다.

12. 향후 연구 방향

- 디지털 환경에서 외교부 기록 보관소의 보안을 강화하기 위한 방안을 연구합니다.

- 국제적인 연구 경험을 바탕으로 미래 디지털 시스템이 동기화되고 지속 가능하며 확장이 용이하도록 지원하는 선진 기술 표준 및 프로세스를 제안합니다.