外交部外交事务司档案文件数字化项目

硕士项目信息

1. 学生全名：PHAM THI THANH HANG

2. 性别：女

3. 出生日期：1988年8月26日

4. 出生地：广宁

5. 2023 年 12 月 29 日，越南河内国家大学社会科学与人文学院院长签发的第 5626/QD-XHNV 号决定，承认该学生。

6. 培训过程的变化：决定延长培训时间。

2025年12月23日，越南河内国家大学社会科学与人文学院院长签发第9028/QD-XHNV号决定。

7. 项目名称：外交部外交事务司档案文件数字化项目

8. 专业：档案学（应用科学大学） 项目代码：8320303

9. 讲师：副教授。 Dao Duc Thuan 教授

10. 论文结果总结

第一章 档案文件数字化的理论基础及一些指导原则和政策。

在第一章中，作者阐述了档案数字化相关的重要理论基础，明确了文件、档案文件、数字化以及档案数字化等概念，并区分了档案领域的数字化和数字化转型。本章进一步指出，数字化是档案行业数字化转型过程中不可或缺的基础步骤，有助于保护原始文件，提高信息管理和利用效率，并节省空间和存储成本。

此外，本章分析了数字化实施的原则、技术流程和组织责任，同时概述了党和国家的政策和指导方针，从而表明了建设现代化、透明的行政管理的连贯方向，符合发展数字政府和数字社会的目标。

第二章 外交部档案文件数字化条件调查与评估。

在第二章中，作者调查并评估了外交部档案数字化工作的现状。外交部档案馆自1964年建立至今，全面反映了驻外使团的活动以及国家外交工作的一部分，同时也具有重要的法律、行政和历史价值。然而，大量的档案资料以及主要依赖人工保存的方式暴露出诸多局限性，例如自然劣化、检索困难、缺乏统一的电子管理流程以及没有共享数据库等。SWOT分析着重指出了数字化转型政策和技术基础设施带来的优势和机遇，同时也揭示了专业人员短缺、设备不统一以及外交信息高度安全等劣势。

基于这些评估，本章肯定文件数字化是一项迫切需要，有助于文件保存，提高服务效率，并在国家数字化转型的背景下为现代治理奠定基础。

第三章 外交事务部档案文件数字化方案建议。

第三章提出外交事务部档案文件数字化项目，作为文件管理和归档现代化、满足外交部门数字化转型需求的战略方向。该项目不仅旨在创建文件的数字副本，更要构建统一的电子归档系统，规范文件的创建、管理、利用和使用等整个流程。本章清晰阐述了数字化的范围和主题，从文件接收和扫描到数据录入、质量控制和安全保障等各个阶段的技术流程，并制定了2026年至2030年期间的实施路线图及具体资源分配方案。

同时，本章针对内部法律框架、设备、软件、人员培训以及各部门间的协调等问题提出了全面的解决方案。作者借此强调，文件数字化不仅具有技术意义，更是一项至关重要的变革，它能够提升管理效率、保障信息安全、促进行政改革，并为外交领域构建现代化的电子工作环境奠定基础。

11. 实际应用

外交部档案文件数字化项目凭借其坚实的理论基础和与国家数字化转型政策的契合度，展现出高度可行性。第一章阐明了数字化的概念、作用和流程，并强调其是保护文件、提高管理效率和促进信息检索的关键步骤。第二章揭示了目前大量珍贵文件仍以人工方式保存的现状，这导致文件易损且难以检索；同时指出了人力资源、设备和技术基础设施方面的局限性。然而，数字化政策的优势、管理机构的重视以及现代化的迫切需求，为项目的实施创造了有利条件。在此基础上，第三章提出了一个目标明确、技术步骤具体、实施路线图清晰的项目方案（涵盖2026年至2030年），并提出了涵盖法律、技术和人力资源的综合解决方案。

总体而言，该项目具有很强的实用性，满足了外交部门行政改革、信息安全和档案现代化的要求。

12. 未来研究方向

– 研究在数字化环境下加强外交部档案安全措施。

- 研究国际经验，提出先进的技术标准和流程，帮助未来的数字化系统实现同步性、可持续性和可扩展性。

项目信息

1. 学生全名：PHAM THI THANH HANG

2. 性别：女

3. 出生日期：1988年8月26日

4.出生地：广宁省

5. 学生资格认定决定编号：5626/QD-XHNV，日期：2023年12月29日，由越南河内国家大学社会科学与人文学院院长签发。

6. 培训流程变更：延长学习期限。编号：9028/QD-XHNV，日期：2025年12月23日，由越南河内国家大学社会科学与人文学院院长签署。

7. 论文题目：外交部外交使团服务司档案文件数字化项目

8. 专业：档案学（应用方向） 课程代码：8320303

9. 导师：副教授、博士。陶德顺

10. 论文研究结果总结

第一章 档案文件数字化的理论基础、关键指导原则和政策

在第一章中，作者阐述了档案文件数字化相关的基本理论基础，明确了文件、档案文件、数字化以及档案材料数字化等概念，并区分了档案领域的数字化和数字化转型。本章指出，数字化是档案领域数字化转型过程中不可或缺的基础步骤，有助于保护原始资料，提高管理和信息检索效率，并减少存储空间和成本。

此外，本章分析了数字化实施的基本原则、技术程序和组织责任，并概述了党和国家的指导方针和政策。这体现了党和国家在构建现代化、透明的行政体系方面一贯的方针，符合发展数字政府和数字社会的目标。

第二章 外交使团服务部档案文件数字化实施条件调查与评估

在第二章中，作者调查并评估了外交部档案文件数字化实施的现状。该部自1964年起建立的档案库全面反映了驻外使团的活动和国家对外事务的各个方面，具有重要的法律、行政和历史价值。然而，大量的文件以及主要依靠人工保存的方式暴露出诸多局限性，例如自然损耗、检索困难、缺乏统一的电子管理流程以及缺少共享数据库等。
SWOT分析指出了数字化转型政策和技术基础设施带来的优势和机遇，同时也强调了诸如专业人员不足、设备不一致以及外交信息安全要求高等劣势。基于这些评估，本章认为数字化是一项迫切需求，它将有助于保存文件、提高服务效率，并在国家数字化转型的背景下为现代治理奠定基础。

第三章 外交使团服务部档案文件数字化项目提案

第三章提出外交使团事务部档案文件数字化项目，作为档案管理现代化、满足外交领域数字化转型需求的战略方向。该项目不仅旨在创建文件的数字副本，还致力于开发统一的电子档案系统，规范文件的创建、管理、检索和使用流程。

本章详细阐述了数字化的范围和主题，以及各个阶段的技术流程——从文件接收、扫描、数据录入、质量控制到信息安全。此外，本章还概述了2026年至2030年的实施路线图，并提供了详细的资源分配方案。同时，本章还针对内部法律框架、设备、软件、人力资源培训和部门间协调等方面提出了全面的解决方案。作者借此强调，数字化不仅仅是一项技术活动，更是一项至关重要的变革，它能够提高管理效率、保障信息安全、促进行政改革，并为外交领域构建现代化的电子工作环境奠定基础。

11. 实际应用

外交部档案数字化项目因其坚实的理论基础和与国家数字化转型方针的契合而备受重视。第一章阐明了数字化的关键概念、作用和流程，强调其是保护文件、改进管理和信息检索的基础步骤。第二章指出，尽管档案数量庞大且价值连城，但人工存储方式导致文件质量下降和访问困难，同时也揭示了组织和技术方面的局限性。然而，数字化政策、机构支持以及现代化的紧迫性为项目的实施创造了有利条件。

基于此，第三章提出了一个目标明确、技术流程详尽、并制定了2026-2030年实施路线图的项目，同时辅以协调一致的法律、技术和人力资源解决方案。总体而言，该项目展现出很强的实用性，满足了外交领域行政改革、信息安全以及档案工作现代化等方面的要求。

12. 进一步的研究方向

- 研究提高外交部档案在数字环境下安全性的措施。

- 研究国际经验，提出先进的技术标准和流程，帮助未来的数字系统实现同步、可持续和易于扩展。