TTLV: Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an

THÔNG TIN VỀ LUẬN VĂN THẠC SĨ

1. Họ và tên học viên:  Nguyễn Thị Thành 2. Giới tính: Nữ

3. Ngày sinh: 24/4/1988

4. Nơi sinh: Thạch Lỗi – Cẩm Giàng – Hải Dương

5. Quyết định công nhận học viên số: 1883/QĐ-XHNV-SĐH Ngày 21 tháng 10 năm 2010 của Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

6. Các thay đổi trong quá trình đào tạo: không có

7. Tên đề tài luận văn: Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an

8. Chuyên ngành: Lưu trữ; Mã số: 603224

9. Cán bộ hướng dẫn khoa học: Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại  học Quốc gia Hà nội.

10. Tóm tắt các kết quả của luận văn: Đề tài nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số một cách tối ưu trên cơ sở khoa học, thực tiễn và những thành tựu, kinh nghiệm của các các  cơ quan, tổ chức đã đi trước, áp dụng một cách hợp lý, sáng tạo vào điều kiện và hoàn cảnh của Văn phòng Bộ Công an. Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần đẩy nhanh và nâng cao hiệu quả “hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ” trong Văn phòng Bộ Công an, hỗ trợ hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Văn phòng Bộ, của lãnh đạo Vụ, Cục, Phòng, Ban trong việc đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của Bộ máy hành chính.

Chương 1: Trong chương này, trước hết tác giả nghiên cứu về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý Văn bản, tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an, nghiên cứu về thành phần, nội dung và phân tích giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. Cuối cùng tác giả đi sâu nghiên cứu về thực trạng quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an để thấy được những mặt tồn tại, hạn chế của công tác này.

Chương 2: Chương này tác giả đi sâu nghiên cứu một số khái niệm và thuật ngữ cơ bản về số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ. Từ đó, tác giả phân tích ưu điểm, nhược điểm của công nghệ số hóa, quy trình công nghệ số hóa, tiêu chuẩn đối với tài liệu điện tử, nhu cầu của xã hội và của cơ quan nhà nước đối với việc số hóa văn bản, tài liệu. Tiếp đó tác giả xây dựng kế hoạch và tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu số hóa tại Văn phòng Bộ Công an; quy trình số hóa tài liệu và kiến trúc hệ thống của kho hồ sơ số; các hệ thống phần cứng, hệ thống phần mềm, hệ thống mạng của một kho hồ sơ số sẽ được xây dựng trong tương lai.

Chương 3. Chương này trình bày giải pháp quản lý, sử dụng đối với tài liệu sau số hóa (tài liệu gốc) như : thu thập ; chỉnh lý ; bảo quản, thống kê ; khai thác tài liệu sau số hóa. Đồng thời trong chương này, tác giả cũng trình bày giải pháp quản lý, sử dụng đối với cơ sở dữ liệu như : Giải pháp đối với việc lưu trữ dữ liệu; đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao công nghệ; bảo mật, đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin ; khắc phục thảm họa mất dữ liệu; chính sách khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu; Bảo trì cơ sở dữ liệu.

11. Khả năng ứng dụng trong  thực tiễn:

Luận văn sẽ là cơ sở khoa học về nghiên cứu kỹ thuật số hóa, cũng như các biện pháp quản lý, sử dụng CSDL sau khi số hóa vào trong hoàn cảnh và điều kiện thực tế của Văn phòng Bộ Công an.

Là căn cứ để xây dựng những văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ tiêu chuẩn số hóa, quy trình số hóa, cách thức ứng dụng kỹ thuật số hóa vào công tác lưu trữ ….trong phạm vi toàn Ngành cũng như cả nước.

Là nguồn thông tin hữu ích để xây dựng chiến lược, kế hoạch để chuẩn bị những yếu tố cần thiết nhằm đẩy mạnh, phục vụ các dự án số hóa tài liệu lưu trữ trong tương lai một cách bền vững, hiệu quả trong phạm vi cả nước.

12. Những hướng nghiên cứu tiếp theo: Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số trên các tỉnh, thành phố hướng tới việc trao đổi văn bản, tài liệu số trong toàn Ngành.

13. Các công trình đã công bố có liên quan đến luận văn: không có.

INFORMATION ON MASTER’S THESIS

1. Full name: Nguyễn Thị Thành  2. Sex: Female

3. Date of birth: April 24^th 1988 4. Place of  birth: Hai Duong Province

5. Admission decision number Decision N^o1883/2010/QD-XHNV- SDH dated October 21^st 2010 issued by the University of Social Sciences and Humanities, Hanoi 

6. Changes in academic process: None

7. Official thesis title: Study to build digital archives in the Office of Ministry of Public Security  

8. Major: Archives; Code: 60 32 24

9. Supervisors: Dr. Nguyen Lien Huong, University of Social Sciences and Humanities, Vietnam National University, Hanoi

10. Summary of the findings of the thesis: The thesis is studied to optimally build digital archives based on the scientific and practical things as well as achievements and experiences of previous agencies and organizations, properly and creatively apply to the conditions and circumstances of the Office of Ministry of Public Security. The findings of the thesis contributes to accelerate and improve efficiency of “modernization of archive affairs” in the Office of Ministry of Public Security, support leadership and executive of leaders of the ministerial office, leaders of the Department, Bureau, Division, Sector in order to ensure information supply for operation of the administrative apparatus.

Chapter 1: In this chapter, firstly, the author studied formation and development of the archival document management division in the Office of Ministry of Public Security, studied components and contents, and analyze value of the documents archived in the Office of Ministry of Public Security. Finally, the author deeply studied the status of managing documents and archival documents at the office of Ministry of Public Security in order to see shortcomings and limitations of this work.

Charter 2:

In this charter, the author will deeply study some basic definitions and terms on document and archives. Since then, the author analyzes the advantages and disadvantages of digitalized technology, its process, standards of electronic documents, demand of society and the state for materials and documents digitalization. Next, the author outlines the plan and standards to opt the digitalized documents in the Office of Ministry of Public Security; process to digitalize documents and systematic structure of digitalized archives, hardware and software systems, and network system of digitalized archives built in the future.

Charter 3:

This chapter presents management solutions, used with the document after digitalization (original document) such as collection; revision; preservation and statistics; exploitation of materials after digitization. Also in this chapter, the author also presents management solutions, used for databases such as solutions for data storage; manpower training and technology transfer; security, security for information systems; recovery for data loss; policy of exploiting, using and maintaining the database.

11. Practical applicability, if any:

Thesis is scientific basis about researching digital techniques, as well as methods in managing, using database after digitalizing in situation and reality condition of office of Ministry of Public Security

Being basis to build law normative act and guide profession of digitalizing standard, digitalizing process, way of applying digitalizing techniques in storing ... in the field as well as in the country.

Being useful information source to build strategy, plan to prepare necessary factors to speed up, serve projects of digitalizing data saved in future effectively in the country.

12. Further research directions, if any: Study to build digital archives in provinces, cities toward exchanges of writings, record in the field.

13. Thesis-related publications: None........................................