TTLV: Xây dựng mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân

THÔNG TIN VỀ LUẬN VĂN THẠC SĨ

1. Họ và tên học viên: Đinh Thị Hải Yến

2. Giới tính: Nữ

3. Ngày sinh: 15/02/1988

4. Nơi sinh: Nam Định

5. Quyết định công nhận học viên số: 216/QĐ-XHNV-SĐH, Ngày 20 tháng 02 năm 2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

6. Các thay đổi trong quá trình đào tạo: Không

7. Tên đề tài luận văn: Xây dựng mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân

8. Chuyên ngành: Lưu trữ; Mã số: 60 32 24.

9. Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS.TS Dương Văn Khảm

10. Tóm tắt các kết quả của luận văn:

Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp tư nhân có giá trị hết sức to lớn đối với quốc gia và với chính doanh nghiệp đó: trong nghiên cứu lịch sử phát triển kinh tế, trong đúc kết kinh nghiệm quản lý, đưa ra các chiến lược kinh doanh; phản ánh đường lối kinh tế của Nhà nước qua mỗi giai đoạn; chứng minh cho hoạt động của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp gặp các vấn đề liên quan đến pháp luật; cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình làm việc của cán bộ nhân viên cũng như cho quá trình lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp... Do đó, để nguồn tài liệu này phục vụ có hiệu quả cho hoạt động của doanh nghiệp và không đánh mất nguồn di sản quý báu cho doanh nghiệp, chúng ta cần nghiên cứu để xây dựng mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp để thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Để xây dựng được mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ cho các doanh nghiệp tư nhân, chúng tôi đã tiến hành khảo sát thực tế tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại một số doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố Hà Nội. Bên cạnh đó, vận dụng những lý luận về công tác lưu trữ nói chung, những văn bản quy định của Nhà nước về lưu trữ tài liệu như: Luật Lưu trữ 2011, Luật doanh nghiệp 2005, Luật Dân sự 2005, Luật Kế toán... chúng tôi đã hoàn thiện và đưa ra được mô hình mang tính tương đối có thể áp dụng được đối với một số doanh nghiệp tư nhân hiện nay. Mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ áp dụng đối với các doanh nghiệp tư nhân bao gồm: Quy trình quản lý nghiệp vụ lưu trữ, mô hình bộ máy làm công tác lưu trữ, hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ, đảm bảo cơ sở vật chất, chế độ kiểm tra đánh giá về lưu trữ. Tuy nhiên để mô hình này hoàn thiện và có tính khả thi thì cả về phía doanh nghiệp, phía các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ lẫn các cơ sở đào tạo cần phải có sự phối hợp, liên kết và giúp đỡ nhau. Do đó, chúng tôi đưa ra một số khuyến nghị như sau:

- Thứ nhất, trong thời gian tới, cần có sự tổ chức khảo sát thực tiễn và nghiên cứu tổng thể về công tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung và lưu trữ các doanh nghiệp tư nhân nói riêng trong phạm vi cả nước, trước nhất là những doanh nghiệp quy mô hoạt động lớn có đóng góp tích cực cho nền kinh tế nước nhà, để chúng ta có cái nhìn toàn diện về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ tại các doanh nghiệp tư nhân trong phạm vi quốc gia.

    - Thứ hai, các nhà nghiên cứu từ kết quả khảo sát thực tiễn sẽ tham mưu cho các nhà quản lý lưu trữ, cơ quan quản lý hoạt động của doanh nghiệp sẽ giúp họ có những nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác lưu trữ cũng như giá trị loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp mới có những chỉ đạo, những văn bản quản lý, những quy chế, quy định bắt buộc mới được ban hành: chỉ tiêu cán bộ, tiêu chuẩn lựa chọn cán bộ, kinh phí đầu tư xây kho tang, giá tủ bảo quản… Đây sẽ là cơ sở để xây dựng và triển khai các mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp đồng thời tạo tiền đề thúc đẩy công tác lưu trữ của các doanh nghiệp tư nhân được phát triển mạnh mẽ, sâu rộng, đi vào nề nếp.

- Thứ ba, bản thân lãnh đạo các doanh nghiệp cũng cần có nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vai trò quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động của doanh nghiệp mình. Các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp cũng phải thay đổi nhận thức hoặc nhận thức rõ ràng việc lưu giữ thông tin trong tài liệu lưu trữ không chỉ phục vụ cho riêng công tác chuyên môn của mình mà còn là đang gìn giữ những di sản văn hóa hay giá trị văn hóa (giá trị văn hóa ở đây chính là giá trị thông tin) cho các doanh nghiệp Việt mỗi giai đoạn phát triển của thị trường và phục vụ cho những lợi ích lâu dài của chính doanh nghiệp cũng như của xã hội. Vì thế, việc lập, lưu trữ hồ sơ tài liệu cũng là một cách  đế đánh giá toàn bộ đóng góp của một nhân viên với sự phát triển của doanh nghiệp cũng như với ngành hoạt động mà doanh nghiệp đó tham gia vào. Đồng thời, nó còn thể hiện nhận thức của người cán bộ, nhân viên đó qua việc gìn giữ hồ sơ công việc, tài liệu cá nhân, gìn giữ thông tin, gìn giữ những giá trị văn hóa…

11. Khả năng ứng dụng trong thực tiễn: Báo cáo nghiên cứu khoa học của đề tài là sản phẩm có thể được áp dụng để tổ chức quản lý có hiệu quả công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân. Đề tài này có thể củng cố thêm cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp tư nhân, là học liệu hoặc cung cấp thông tin, ý tưởng nghiên cứu cho sinh viên, học viên hoặc các nhà nghiên cứu khi nghiên cứu sâu hơn về lưu trữ doanh nghiệp

Kết quả của đề tài sẽ là mô hình khái quát, có tính khả thi để có thể tổ chức, quản lý tốt hơn công tác lưu trữ của các doanh nghiệp tư nhân hiện nay. Nó sẽ tạo ra cơ sở để quản lý các doanh nghiệp tư nhân của Nhà nước

12. Những hướng nghiên cứu tiếp theo: Nghiên cứu về vấn đề tiêu chuẩn hóa công tác lưu trữ trong các tập đoàn kinh tế; Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại các công ty Cổ phần...

13. Các công trình đã công bố có liên quan đến luận văn:

- Nguyễn Thị Kim Bình “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91” Luận văn thạc sỹ;

- Vũ Bá Dụ “Tìm hiểu công tác xây dựng và quản lý văn bản ở một số Tổng công ty 91” ;

- Nguyễn Trọng Biên “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của DN trong thời kỳ đổi mới”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2000;

- Nguyễn Thị Huệ “Vài nét về việc áp dụng chế độ lưu trữ tài liệu kế toán mới vào các DN nhà nước hiện nay”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5/2001;

- PGS.TS Vũ Thị Phụng "Quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tái cấu trúc", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014;

- PGS. Vương Đình Quyền "Nhìn lại quy định và hướng dẫn của Nhà nước đối với lưu trữ doanh nghiệp và những vấn đề đặt ra", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014;

- GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm "Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường: Yêu cầu và những vấn đề đặt ra hiện nay", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014;

- PGS. Nguyễn Văn Hàm "Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp - giá trị và vấn đề quản lý", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014

INFORMATION ON THESIS

1. Full name of student: Dinh Thi Hai Yen

2. Gender: Female

3. Date of Birth: February 15th, 1988

4. Place of birth: Nam Dinh

5. The decision on recognition of students: No.216/QĐ-XHNV-SĐH,  February 20 st 2013 made by the Rector of University of Social Sciences and Humanities – Vietnam National University.

6. Changes in the training process: No

7. Name thesis: Building the organizational model for managing archiving activities in private enterprises.

8. Specialization: Archives; Code: 60 32 24.

9. Scientific Supervisors: Assoc. Prof., Ph.D. Duong Van Kham

10. Summary of results of the thesis:

Archive documents formed in operating processes of private enterprises are extremely valuable to the nation and to themselves, specifically in studying the history of economic development; conducting management experience; offering business strategies; reflecting the economic policies of State through each stage; proving to business activities if they meet issues related to the legislation; providing information for working processes of employees, leading and operating processes of business leaders and the like. Therefore, for these documents sources serving effectively to business activities and to not lose the precious heritage source of the enterprise, we need to study in order to build the organizational model for managing archive activities in business to make common points on archives major and archives documents.

In order to build up an organisational model for managing archives activities for private businesses, we conducted a survey on implementing archives tasks in reality in some private companies in Hanoi area. Beside that, applying rationales of archives tasks in common, texts regulated by State on archiving documents such as: Archives law 2011, Corporations law 2005, Civil law 2005, Accounting law, just to name a few, we completed and offered a relative model which could apply to some of current enterprises. The organisational model of archives activities management applying to private companies including: the process of archives taskes, the regulated text system on archives activities, to ensure fundamental materials, the assessment evaluation regime on archives. However, to be a perfect and possible model, all of businesses, State offices related to archives and training centres need to combine, associate and help each other. Hence, give some recommendations as following:

• Firstly, there should hold the examinations in reality and the research on business archives activities generally as well as private firms privately on the national scale, especially big corporations contributing positively to the national economic, so that we can have a glance on archives activities, archives documents in private businesses on the national scale.
• Secondly, from the survey in reality researchers will give archives managers good advice, business activities management offices will raise companies’ right awareness on the importance of archives activities as well as the value of documentation types in the business operation process. And then, businesses give new orders, regulation documents such as: recruiting standards, warehouse expenses, reserves stores and the like. That is the foundation to build and implement organizational models, archives activities management in business, create a firmly base to encourage archives work in private companies to develop strongly, deeply. 
• Thirdly, leaders in companies also need to raise their own awareness entirely on the crucial role of archives work in their business operations. Also, employees, staff in companies should change their awareness or understand thoroughly about archiving information in archives documents in order to not only serve their work but also preserve cultural heritages or cultural merits (in other words, information value) of Vietnamese companies in each developing stage of the market. Furthermore, these values are long term benefits of their own firms and the society. Therefore, the creating, archiving documentations are the way to evalulate the whole contribution of an employee to the development of the company and to the business field. Besides, it shows the employee’s awareness by keeping working documents, personal information and cultural values.

11. The ability of applying in reality: The report of scientific research of the thesis is a product applied to organizing and managing effectively archives work in private enterprises. This thesis can enhance theoretical basis on archives documentations forming in private business operations and to be a reference or to provide information, researching ideas for students and other researchers when study insightfully on business archives.

The result of the thesis should be an overall model, possible in order to help private businesses organise, manage better archives activities at present.

12. The next research direction: study on standardizing archives activities in economic corporations; solutions to improve the effect of archives activities in Joint Stock Companies, just to name a few.

 13. Published works related to the thesis:

- Nguyen Thi Kim Binh, “Organizing and managing Archives activities of No. 91 Corporations”, Master thesis;

- Vu Ba Du, “Studying the preparation and management of documents in a number of No. 91 Corporations”;

- Nguyen Trong Bien, “Thinking of Archives activities of enterprises in the reform period”, Vietnam Records and Archives Management journal, Vol. 3/2000;

- Nguyen Thi Hue, “A brief introduction of the application of accounting document archiving policy in State-owned enterprises nowadays”, Vietnam Records and Archives Management journal, Vol. 5/2001;

- Assoc., Prof., Dr., Vu ThiPhung, “Management of enterprises’ archives activities in the time of restructuring”, Dau an thoigian journal, Vol. 1/2014;

- Assoc., Prof., VuongDinhQuyen, “Revisiting regulations and instructions of the State related to enterprises’ archives activities and issues to be dealt with”, Dau an thoigian journal, Vol. 1/2014;

- Prof., Dr.Sc., Nguyen Van Tham, “Management of archived documents of enterprises in market economy: requirements and issues nowadays”, Dau an thoigian journal, Vol. 1/2014;

- Assoc., Prof., Nguyen Van Ham “Archived documents of enterprises - values and management issues”Dauanthoigian journal, Vol. 1/2014.