TTLV: Xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi

   THÔNG TIN VỀ LUẬN VĂN THẠC SĨ

1. Họ và tên học viên: Võ Thị Thanh Châu      

2. Giới tính: Nữ

3. Ngày sinh: 25/8/1969

4. Nơi sinh:  Hà Nội

5. Quyết định công nhận học viên: số 3215/2014/QĐ-XHNV- SĐH ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

6. Các thay đổi trong quá trình đào tạo: gia hạn 06 tháng (tháng 01/2017-tháng 6/2017)

7. Tên đề tài luận văn: Xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi.

8. Chuyên ngành: Lưu trữ                       Mã số: 60 32 03 01

9. Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng

10. Tóm tắt các kết quả của luận văn:

Luận văn gồm 3 chương với các nội dung cơ bản sau:

CHƯƠNG 1. HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ TRÁCH NHIỆM LẬP, NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Trong chương này, chúng tôi thống kê các cơ sở lý luận liên quan đến đề tài  chúng tôi nghiên cứu như là: các khái niệm, giải thích từ ngữ, yêu cầu của hồ sơ điện tử, trách nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện tử và đặc điểm của hồ sơ điện tử đã được xác định trong các văn bản Luật, nghị định, thông tư, hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Đối với các vấn đề chưa được xác định trong các văn bản Luật, nghị định, thông tư, hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền; chúng tôi sẽ căn cứ vào Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, các từ điển tra cứu chuyên ngành và kế thừa kết quả nghiên cứu của các đề án, luận văn liên quan đã dược thông qua bởi Hội đồng khoa học. Đây chính là những cơ sở lý luận giúp chúng tôi triển khai đề tài.

CHƯƠNG 2. XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP, NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH CỦA TỈNH QUẢNG NGÃI

Tại chương này, chúng tôi ghi lại kết quả khảo sát, nghiên cứu các quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của một số bộ, ngành Trung ương và sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi. Qua đó, chúng tôi khẳng định những thực trạng, ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân về vấn đề này. Trên cơ sở đó, luận văn nghiên cứu xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi. 

CHƯƠNG 3. TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY TRÌNH, PHƯƠNG PHÁP LẬP, NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH THUỘC TỈNH QUẢNG NGÃI

Tại chương này, chúng tôi tiến hành tổ chức thực hiện  quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi vào thực tiễn. Thứ nhất, về ban hành quy định, Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh Quảng Ngãi bổ sung các quy định còn thiếu liên quan đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Về ban hành văn bản hướng dẫn, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tham mưu Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi ban hành văn bản hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử. Thứ hai, về chỉnh sửa Phần mềm eOffice, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ nghiên cứu, yêu cầu Công ty An ninh mạng Bkav hoàn thiện quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trên Phần mềm eOffice bằng việc thiết kế bổ sung chức năng hoặc module “Nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan”. Thứ ba, về phương pháp thực hiện, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ triển khai đồng bộ 05 phương pháp tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi.

11. Khả năng ứng dụng trong thực tiễn:

- Chúng tôi tin tưởng rằng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử có khả năng áp dụng trong thực tiễn rất cao vì tại thời điểm hiện nay tất cả các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh Quảng Ngãi nói chung và các sở, ngành của tỉnh Quảng Ngãi nói riêng chưa lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; nếu có thì chất lượng hồ sơ điện tử được lập không đạt yêu cầu và số lượng rất ít. Đây cũng đang là tình trạng phổ biến ở các cấp, các ngành trong cả nước.

 - Vì vậy, quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử sẽ giúp Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ  tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi quy định, chỉ đạo, hướng dẫn các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi thực hiện việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử thống nhất, đúng quy định, đảm bảo yêu cầu về hồ sơ.

- Đặc biệt, quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử này cũng sẽ giúp các cấp, các ngành tham khảo để hoàn thiện quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại cơ quan, địa phương mình.

 12. Những hướng nghiên cứu tiếp theo:

Chúng tôi đề xuất nghiên cứu Đề tài chỉnh lý tài liệu điện tử.

13. Các công trình đã nghiên cứu liên quan đến luận văn: không

INFORMATION ABOUT THESIS

1. Name: Vo Thi Thanh Chau                     2. Gender: Female

3. Date of birth: 25/8/1969                         4. Place of birth:  Ha Noi

5. Admission Decision No. 3215/2014/QĐ-XHNV-SĐH dated December 31, 2014 issued by Rector of the University of Social Sciences and Humanities, Vietnam National University Hanoi.

6. Changes during training period: 6-month-extension (from January to June, 2017)

7. Topic of thesis: The establishment of procedure and methods of electronic records creation and submission to archive in departments and agencies, Quang Ngai province.

8. Specialization: Archive Study                Code: 60.32.03.01

9. Advisor: Associate Professor- Dr. Vu Thi Phung

10. The brief of thesis:

The thesis consists of three chapters with the following major contents:

CHAPTER 1

ELECTRONIC RECORDS AND RESPONSIBILITIES FOR CREATING AND SUBMITTING THEM TO ARCHIVE

In this chapter, We listed theoretical fundamentals involving to the topic, including: concepts; interpretation of words; requirements of electronic records; responsibilities for making electronic records and submitting them to archive; and the characteristics of electronic records which have been identified in legal documents, decrees, circulars, guidelines of the competent state agencies.

For issues that have not been identified in the legal documents, decrees, circulars, and guidance of competent state agencies, we based on the International Standard ISO 15489; the specialized dictionaries; the results of researches related schemes; and theses which have been approved by the Scientific Council. They are the theories, helping us develop the topic.

CHAPTER 2

THE ESTABLISHMENT OF PROCEDURES AND METHODS OF CREATING AND SUBMITTING ELECTRONIC RECORDS TO ARCHIVE IN DEPARTMENTS AND AGENCIES, QUANG NGAI PROVINCE.

In this chapter, we recorded the results of investigations, surveys and researches on the procedures and methods of electronic records establishment by some ministries, central agencies and departments in Quang Ngai province. Thereby, we found as many as situations, advantages, limitations, and causes of this issue. This is we have studied the procedure and methods of creating and submitting electronic records to archive in the departments and agencies of Quang Ngai province.

CHAPTER 3

THE APPLICATION OF PROCEDURE AND METHODS OF CREATING AND SUBMITTING ELECRONIC RECORDS TO ARCHIVE IN  DEPARTMENTS AND AGENCIES,  QUANG NGAI PROVINCE

In this chapter, we carry out the procedure and methods of creating and submitting electronic records to archive in departments and agencies in Quang Ngai province.

Firstly, the Department of Information and Communications in coordination with the Department of Home Affairs will advise the Provincial People's Committee of Quang Ngai to supplement the missing provisions related to the electronic records creation and submission to archive. Regarding the promulgation of guiding documents, the Provincial Department of Archive will advise the Department of Home Affairs of Quang Ngai province to issue documents guiding the electronic records  creation and submission to archive.

Secondly, in terms of editing eOffice Software, the Department of Information and Communications of Quang Ngai province in collaboration with the Department of Home Affairs will request Bkav Network Security Company to upgrade E-Office Software by adding the function or module of "submitting electronic files to the Office’s archive".

Thirdly, regarding implementation, the Department of Information and Communications of Quang Ngai province will coordinate with the Department of Home Affairs to synchronously implement 05 methods of developing the application of information technology in document management, electronic submission of departments and agencies in Quang Ngai province.

11. Application applicability:

We believe that the procedures and methods of electronic records creation and submission to archive are highly applicable in practice because almost state offices in Quang Ngai province have not yet created e-files and submitted them to archive.

If so, the quality of electronic files can’t meet the requirements, and they are so limited. This is also a common situation at all levels and units throughout the country.

Therefore, the procedures and methods of electronic records creation and submission to archive will help the Department of Information and Communication and the Department of Home Affairs advise the Provincial People's Committee of Quang Ngai to regularly direct and guide the implementation in departments and agencies in accordance with regulations and requirements.

Especially, the procedures and methods of electronic records creation and submission to archive will also help the authorities and departments to improve the procedures and methods at units and localities.

12. Next research:

We propose to research electronic documents management.

13. The researched works: No